Архивная конференция под патронажем Международного совета архивов пройдёт 24-26 мая 2023 года в Раденци, Словения

Данная информация была выложена на сайте архива провинции Марибор (Pokrajinski arhiv Maribor, Словения) в январе 2023 года.

Международная конференция «Технические и профессиональные проблемы традиционного и электронного архивирования» (Technical and field related problems of traditional and electronic archiving, название на словенском: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja) пройдёт в городе Раденци (Radenci, Словения) с 24 по 26 мая 2023 года под почётным патронажем Международного совета архивов (МСА).

Данная международная конференция, проводимая с 2020 года, собирает специалистов в области архивной науки и управления документами, а также активно работающих в этих областях людей, которые желают быть в курсе последних событий. Конференция представляет новинки в области теоретических основ и практики архивного дела и управления документами, новые профессиональные процедуры, исследования, стандарты, руководства, наилучшие практики, проекты и программы.

Ключевая тема конференции 2023 года – «Проблемы и опыт архивов» (Challenges and experiences in archives).

Первый день конференции

Мы прослушаем доклады, в которых обсуждаются современные подходы к использованию архивных документов, изучению первоисточников и нестандартному представлению архивных материалов. В частности, мы узнаем больше о следующем:

• Подготовка и реализация проектов, выполнение которых является важными вехами для нашего региона:
  
  
• Электронные архивы Словении,
  
  
• Выставка архитектора Саши Дева (Saša Dev) – совместный проект художественной галереи Марибора (Umetnostna galerija Maribor, UGM) и Архива провинции Марибор (Pokrajinski arhiv Maribor, PAM),
  
  
• Каталогизация частных архивных материалов из коллекции Приможа Премзля (Primož Premzl - горожанин Марибора, плодовитый издатель, галерист и неутомимый коллекционер краеведческих материалов Марибора, уже четверть века руководящий Художественным кабинетом Приможа Премзля - Н.Х.),
  
  
• Оцифровка инкунабул в рамках проекта Incunabula Slovenica, и
  
  
• онлайн-использование церковных реестров.
  
  
• Инновации в области обеспечения долговременной сохранности электронных материалов.

Вторая половина дня будет посвящена процедурам работы с материалами киноархивов, а коллеги из компаний Mikrografija d.o.o. и Trevis d.o.o. расскажут о последних тенденциях в электронной архивации и в традиционном обеспечении долговременной сохранности архивных документов.

В этом году вечерняя программа будет посвящена кино. В сотрудничестве с Архивами Боснии и Герцеговины мы представим выставку о кинотворчестве в 20-м веке в Боснии и Герцеговине. Благодаря сотрудничеству с Архивом Республики Словения и Словенским киноцентром, мы сможем увидеть отреставрированную цифровую версию фильма «Весна» (Vesna).

Второй день конференции

Как всегда, этот день мы посвятили более сложным профессиональным вопросам, которые будут рассматриваться в секции для профессионалов архивного дела. В рамках этой секции, под руководством д-ра Зденки Семлич Райх (Zdenka Semlič Rajh), члена Экспертной группы МСА по архивному описанию (Experts Group on Archival Description, EGAD), также пройдёт практический семинар по описанию архивных документов в соответствии с новым стандартом архивного описания «Документы в контекстах» (Records in Contexts, RiC).

В секции для создателей архивных документов д-р Татьяна Хайтник (Tatjana Hajtnik) и Борис Домайнко (Boris Domajnko) проведут дополнительный технический инструктаж по практике работы.

Во второй половине дня мы отвлечёмся от профессиональных дебатов и посетим местечко Горичко (Goričko), где мы познакомимся с природными и культурными достопримечательностями муниципалитета Град (Grad).

Третий день конференции

Третий день конференции будет посвящен темам, связанным с проблемами

• архивирования материалов из информационных систем государственного сектора,
  
  
• деятельности нотариусов как создателей архивных материалов,
  
  
• передачи на архивное хранение цифровой школьной документации, а также
  
  
• правильного упорядочения и архивирования документации в отделах кадров.

Мы надеемся, что результатами работы конференции станут ценные идеи и практические решения проблем, с которыми сталкиваются как архивисты, так и создатели архивных материалов.

Источник: сайт Архива провинции Марибор (Pokrajinski arhiv Maribor)
http://www.pokarh-mb.si/en/konferenca-radenci

Электронный воинский учет

Федеральный закон от 14 апреля 2023 года №127-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» дополнил федеральный закон от 28 марта 1998 года №53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» новыми положениями, значительная часть которых связана с необходимостью расширить использование информационных технологий в системе воинского учета.

Прежде всего, информацию, которая необходима для ведения воинского учета, в электронном виде будут предоставлять (ст.4):

• Органы внутренних дел в пределах своей компетенции обязаны;
  
  
• Федеральная налоговая служба;
  
  
• Органы дознания и органы предварительного следствия;
  
  
• Федеральные суды;
  
  
• Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации;
  
  
• Органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
  
  
• Медицинские организации;
  
  
• Центральная избирательная комиссия Российской Федерации;
  
  
• Образовательные организации высшего образования и научные организации;
  
  
• Министерство просвещения Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации в сфере образования;
  
  
• Общеобразовательные организации, профессиональные образовательные организации.

Гражданин также сможет направлять в военный комиссариат в электронной форме необходимые для ведения воинского учета сведения с использованием Портала государственных и муниципальных услуг (функций) (ст. 8 п.9).

Закон дополнен новой статьей 8_1 «Информационное обеспечение воинского учета».

Информационное обеспечение воинского учета осуществляется посредством создания, развития и эксплуатации федеральных государственных информационных систем и информационных ресурсов, а также иных информационных систем и информационных ресурсов, предусмотренных настоящим федеральным законом (ч.1).

Обработка персональных данных в целях воинского учета осуществляется без необходимости получения согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных (ч.2).

Организация воинского учета, сбор, хранение, обработка и актуализация сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, а также не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете (актуализация сведений), осуществляются военными комиссариатами, в том числе в автоматизированном режиме на основании данных государственного информационного ресурса и данных, полученных с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия и иных информационных систем и информационных ресурсов (ч.3).

Формирование государственного информационного ресурса осуществляется на основании сведений, предоставляемых федеральными государственными органами, органами государственной власти субъектов Российской Федерации и организациями, являющимися поставщиками сведений (ч.4).

Ведение государственного информационного ресурса осуществляется оператором, определяемым Правительством РФ. Правительство РФ вправе определить особенности ведения государственного информационного ресурса (ч.5).

Поставщики сведений, состав предоставляемых ими сведений в государственный информационный ресурс, а также порядок, сроки и периодичность предоставления указанных сведений определяются Правительством РФ (п.6).

Предоставление сведений в государственный информационный ресурс поставщиками сведений осуществляется, в том числе, посредством единой системы межведомственного электронного взаимодействия путем передачи указанных сведений (п.7).

Организации, в которых работают или обучаются граждане, состоящие на воинском учете, а также не состоящие, но обязанные состоять на воинском учете, направляют сведения, необходимые для его ведения, оператору государственного информационного ресурса посредством Портала государственных и муниципальных услуг (функций), за исключением сведений, составляющих государственную, коммерческую или иную охраняемую законом тайну в соответствии с законодательством РФ (п.8).

Пользователями государственного информационного ресурса являются Министерство обороны РФ, его территориальные органы (военные комиссариаты) в порядке, установленном Правительством РФ (п.9).

В целях информационного обеспечения воинского учета осуществляется формирование реестра воинского учета (п.10).

Также закон дополнен статьей 8_2 «Реестр воинского учета».

Реестр воинского учета формируется военными комиссариатами в порядке, установленном Правительством РФ, в автоматизированном режиме на основании сведений государственного информационного ресурса, а также сведений, полученных военными комиссариатами из государственных информационных систем и ресурсов, от органов власти, организаций и граждан в письменной и (или) электронной форме (ч.1).

Законом установлен состав сведений реестра о гражданах (ч.2). В Реестре военными комиссариатами обеспечивается также учет сведений (ч.3):

• О направлении военными комиссариатами повесток в отношении гражданина;
  
  
• О получении гражданами повесток;
  
  
• О явке (неявке) граждан по повесткам военных комиссариатов, в том числе о подтверждении уважительных причин неявки;
  
  
• О применении в отношении граждан временных мер, направленных на обеспечение их явки по повесткам военных комиссариатов, предусмотренных настоящим ФЗ;
  
  
• О применении мер административной, уголовной ответственности в отношении граждан в связи с нарушением обязанностей, предусмотренных настоящим ФЗ;
  
  
• Об обжаловании гражданами отдельных решений, принимаемых в соответствии с настоящим ФФЗ, и о результатах рассмотрения таких жалоб.

Реестр не содержит сведений, составляющих государственную тайну или иную охраняемую законом тайну (ч.4).

Министерство обороны РФ является оператором реестра. Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ создает реестр. Правительство РФ устанавливает порядок, сроки и особенности создания, ввода в эксплуатацию, эксплуатации, функционирования и ведения реестра, а также содержание и сроки реализации этапов мероприятий по созданию, вводу в эксплуатацию и эксплуатации Реестра (ч.5).

Постановка граждан на воинский учет, снятие с воинского учета, актуализация сведений воинского учета осуществляются путем включения соответствующих сведений в реестр. Включение в реестр сведений из государственного информационного ресурса происходит автоматически (п.6).

Управление формированием и рассылкой повесток военных комиссариатов осуществляется с использованием Реестра (ч.7).

Сведения, содержащиеся в записи Реестра, могут быть изменены по обращениям граждан, в отношении которых они составлены, или их законных представителей. Направление таких обращений и информирование о ходе и результатах их обработки обеспечиваются в том числе с использованием Портала государственных и муниципальных услуг (функций) (п.8).

Военные комиссариаты в течение одного рабочего дня со дня поступления указанных обращений направляют соответствующие запросы в уполномоченные органы или организации.

Уполномоченные органы или организации направляют ответы в военные комиссариаты в течение трех дней со дня поступления запросов.

Военные комиссариаты рассматривают ответы уполномоченных органов или организаций в течение одного рабочего дня со дня поступления указанных ответов и при необходимости вносят изменения в реестр.

Уведомления заявителей о принятых решениях осуществляются Реестром в автоматическом режиме, в том числе с использованием Портала государственных и муниципальных услуг (функций).

Решения военных комиссариатов об отказе во внесении изменений в сведения, содержащиеся в реестре, могут быть обжалованы в порядке, установленном разделом V_1 настоящего Федерального закона.

Новая статья 8_3 «Реестр направленных (врученных) повесток» устанавливает, что на основании сведений реестра о направлении военным комиссариатом повесток в отношении граждан, состоящих на воинском учете, в автоматическом режиме формируется общедоступный реестр направленных (врученных) указанным лицам повесток (Реестр повесток) (ч.1).

Порядок ведения Реестра повесток, оператор Реестра повесток определяются Правительством РФ (п.3).

Гражданам, состоящим на воинском учете, доступ к информации, содержащейся в реестре повесток, обеспечивается одним из следующих способов (п.4):

• Предоставление авторизованного доступа к личному кабинету гражданина в Реестре повесток в порядке, установленном оператором Реестра повесток;
  
  
• Размещение информации о направлении повестки в личном кабинете на Портале государственных и муниципальных услуг (функций);
  
  
• При личном обращении в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг за получением соответствующей выписки из Реестра повесток.

Статья 10 «Обязанности граждан по воинскому учету» дополнена положением, согласно которому заявления граждан, поданные в электронной форме, подписываются простой электронной подписью, а заявления организаций, поданные в электронной форме, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации.

Мой комментарий: Фактически все упомянутые выше положения направлены на то, чтобы максимально автоматизировать сбор информации, необходимой для оперативного и точного ведения воинского учета.  Передача этой информации будет осуществляться в электронном виде.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=444711

Изменение ожиданий в отношении управления документами

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 10 апреля 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Недавно я был на конференции, и там один из участников рассказал об ответной реакции, которую исследователи получили, когда рассказали людям в автобусе, что работают в службе управления документами. Говоря коротко, - людям было скучно и неинтересно.

Тот же человек сообщил, что, когда исследователи говорили людям, что работают в области управления данными, тем было интересно понять, чем именно они занимаются. Их работа не изменилась, изменился лишь присвоенный ей ярлык.

Исследователи поставили вопрос о том, не стоит ли им сменить своё название и начать говорить о работе с данными, а не с документами. Это справедливый вопрос. Иногда лучший способ заставить людей проявить к чему-либо интерес - это сменить соответствующий ярлык.

Всё это связано с тем, что ожидания в отношении того, как деловое подразделение выполняет свои обязанности и что оно делает, являются социальными конструктами.

Как бы представителям высшего руководства ни хотелось верить в то, что их политики и организационные схемы, формальные отношения и т.д. что-то значат, однако если они не смогут получить соответствующую социальную «лицензию» в виде людей, которые действительно ведут себя так, как будто эти вещи реальны в их взаимодействиях с коллегами, - то всё это не будет иметь никакого значения.

Сказанное также является сутью того, что означает смена названия (ярлыка). Изменение ярлыка - это подача организации сигнала о том, что «всё теперь по-другому».

Если дела действительно обстоят иначе - отлично, Вы только что подали людям сигнал о том, что им следует ожидать чего-то иного, и они будут готовы изменить своё мнение о Ваших услугах и о результатах Вашей деятельности.

Однако если Вы обманете это ожидание, то ожидания сотрудников просто сместятся в сторону того, в рамках которого они знают, что не могут доверять Вам, когда Вы говорите им, что теперь всё будет по-другому.

Мне доводилось наблюдать как удачные результаты смены названий, так и провальные.

Я помню, как коллега из одной организации очень взволнованно сказал мне, что они перестанут заниматься управлением документами и начнут управлять информацией - и как была взбудоражена организация по этому поводу. Затем он перешёл к описанию программы, в рамках которой предполагалось внедрить набор политик и систем для управления документированием / документированной информацией в организации и далее управлять ими. С моей точки зрения, ничто из сказанного не противоречило тому, что я считаю хорошим управлением документами, - однако для этих коллег смена ярлыка имела критически-важное значение для того, чтобы заставить людей стать открытыми для изменений.

Но если бы они просто продолжили использовать всё тот же набор методов и практик под другим названием, то, думаю, у этой организации «управление информацией» вызвало бы столь же сильное отторжение, как и «управление документами».

Смена ярлыка в этой организации также включала в себя подлинное изменение нацеленности связанных с документами услуг и способов их предоставления. Коллеги переключили свое внимание с тех вещей, которые организация очень четко обозначила как не представляющие для неё интереса (исполнение установленных архивных регулятором правил), на те, в которых была сильно заинтересована вся организация, от высшего руководства до сотрудников в приёмной – например, на необходимость обеспечить подотчётность за расследования неожиданных и необъяснимых смертей, которые для этой организации являются реальностью жизни.

С другой стороны, я много раз наблюдал, как люди меняли наименования служб управления документами - и просто их «прожигали». Я видел, как название менялось со «службы управления документами» на «службу управления информацией», «информационные сервисы», «менеджмент знаний» и т.д. - и спустя 12 месяцев радостное возбуждение по поводу изменений исчезало, а недоверие росло.

Я понимаю психологию этих попыток - мы думаем, что раз нам самим нравится работа с документами, то деятельность службы управления документами понравится и другим сотрудникам, если они просто дадут ей такой шанс.

На практике, однако, этот шанс они уже много раз давали службе управления документами, и обнаружили, что им не нужно то, что она им предлагает – поэтому для них смена названия означает лишь увеличение потерь их рабочего времени на работу с документами.

Лично я считаю, что это важный перекрёсток для служб управления документами. Если в своих организациях мы не можем получить финансирование на свою деятельность, и/или вовлечь в неё сотрудников, то смена ярлыка не поможет. Единственные изменения, которые помогают, это изменения фокуса и практики. Следует сосредоточить усилия на том, чтобы помогать людям с решением новых задач, и на выполнении практической работы иными способами.

Как только практика и её направленность изменились, тогда смена названия, позволяющая по-другому «продавать» организации новую услугу, может ускорить внедрение этой новой услуги - если она действительно даёт то, что нужно людям.

Если вы измените направленность деятельности службы управления документами и её практику работы, то, кто знает, возможно, Вам даже не придется менять её название! Если своей деятельностью служба управления документами будет помогать сотрудникам, то она может стать тем, чего люди хотят и в чём заинтересованы. В таком случае можно было бы, конечно, и название сменить; и тогда после долгого, тяжелого, неблагодарного дня люди в автобусе могли бы счесть нашу работу интересной - и это было бы здорово.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Мой комментарий: В отечественной практике были примеры смены названий по мере изменения характера деятельности служб управления документами и их специалистов. Так, «деловодство» превратилось в «делопроизводство», затем в «документационное обеспечения управления»; делопроизводители и архивариусы стали уполномоченными по делопроизводству, документоведами и архивистами – и этот процесс продолжается. Смена названия, когда она подкрепляется реальными изменениями в характере профессиональной деятельности, нередко позволяет повысить статус в организации и даже зарплату специалистов нашей профессии.

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/changing-the-expectation-about-records

Информационная поддержка социально-ориентированных некоммерческих организаций

Федеральный закон от 14 апреля 2023 г. № 119-ФЗ «О внесении изменений в статью 31.1 Федерального закона «О некоммерческих организациях»» установил новые формы информационной поддержки некоммерческих организаций.

В пояснительной записке к законопроекту его авторы отметили, что «с началом проведения специальной военной операции количество хакерских атак в отношении сайтов органов государственной власти России выросло в сотни раз. Серьезным и массированным кибератакам подвергаются также официальные сайты социально ориентированных некоммерческих организаций, собирающих гуманитарную помощь для жителей и защитников Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской области и Херсонской области Российской Федерации, борющихся с недостоверной информацией в сети «Интернет», занимающихся просвещением и патриотическим воспитанием молодежи.

Результатом таких кибератак зачастую становится частичное приостановление деятельности указанных организаций. Кроме того, угрозе подвергаются персональные данные активистов, членов и участников, а также благополучателей».

В этой связи авторы законопроекта предложили «дополнить компоненты поддержки социально ориентированных некоммерческих организаций (СО НКО) новым видом информационной поддержки, который будет обеспечивать бесперебойную работу сайтов и баз данных СО НКО».

Статья 31.1 «Поддержка социально ориентированных некоммерческих организаций органами государственной власти и органами местного самоуправления» Федерального закона от 12 января 1996 года № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» дополнена абзацами следующего содержания (п.12):

«Информационная поддержка социально ориентированным некоммерческим организациям может осуществляться органами государственной власти, органами публичной власти федеральной территории и органами местного самоуправления путем оказания услуг по предоставлению вычислительных мощностей для функционирования информационной системы социально ориентированной некоммерческой организации и (или) содействия в оказании таких услуг. В целях обеспечения доступа пользователей к информации, размещаемой на официальном сайте социально ориентированной некоммерческой организации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере информационных технологий, может оказываться информационная поддержка социально ориентированным некоммерческим организациям в форме содействия в создании официальных сайтов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и (или) обеспечении их функционирования путем использования федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».

Информационная поддержка, указанная в абзаце втором настоящего пункта, предоставляется некоммерческим организациям, включенным в реестр социально ориентированных некоммерческих организаций. Порядок осуществления информационной поддержки, указанной в абзаце втором настоящего пункта, определяется Правительством Российской Федерации».

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=444697