Помните, когда Вам в последний раз приходилось иметь дело с перечнем видов документов с указанием сроков их хранения (далее – Перечнем) Вашей организации? Если Вы такой же, как большинство людей, то Вам, вероятно, пришлось всматриваться в бесконечные электронные таблицы, пытаясь расшифровать непонятным образом сформулированные сроки хранения - и задаваясь вопросом, так должен ли конкретный контракт от 2018 года по-прежнему занимать место на вашем сервере.
Но что если бы Ваш Перечень мог «думать сам за себя»?
У традиционного подхода к управлению документами проявляются признаки устаревания. Большинство организаций по-прежнему полагаются на статические Перечни, в которых перечислены типы документов, сроки хранения и инструкции по уничтожению либо передаче на архивное хранение. Эта система работала достаточно хорошо в эпоху бумажных документов, но она становится всё более неадекватной в нашем цифровом мире, где объемы и разнообразие документов стремительно увеличиваются - быстрее, чем с ними могут справиться традиционные системы.
Здесь на сцену выходит искусственный интеллект (ИИ). Искусственный интеллект - это не просто еще одно модное словечко в мире технологий; ИИ уже сейчас трансформирует наши подходы к управлению сроками хранения документов такими способами, которые казались невозможными всего лишь несколько лет назад.
Представьте себе систему, способную автоматически классифицировать входящие документы, обучаясь на том, как Ваша организация использует различные типы документов, - и динамически корректировать сроки хранения документов на основе их фактической деловой ценности и соответствующих рисков. Вместо установления жёстких категорий и фиксированных сроков, Перечни на основе ИИ могли бы адаптироваться к живому, «дышащему» характеру современных деловых документов, одновременно с изменениями нормативно-правового ландшафта, в рамках которых действуют компании.
Мой комментарий: Мне было бы любопытно посмотреть, как организация попыталась бы убедить регуляторов, суд или следствие в том, что ставшее следствием сделанных ИИ динамических «корректировок» преждевременное уничтожение документов или же избыточно длительное их хранение являются законными и обоснованными :) Интересно, счёл бы суд передачу ИИ ответственности за принятие подобных решений смягчающим или отягчающим обстоятельством?
Вот как это могло бы выглядеть на практике:
Боб получает или создаёт новый документ в отделе закупок. Вместо того чтобы требовать от Боба вручную его классифицировать, используются алгоритмы обработки естественного языка, которые мгновенно анализируют содержание, метаданные и контекст документа. ИИ распознает документ как контракт с поставщиком, а также определяет его стратегическую важность на основе таких факторов, как цена контракта, история взаимоотношений с поставщиком и взаимосвязанный обмен информацией.
На этом дело не заканчивается. Система ведёт непрерывный мониторинг того, как используется документ - кто к нему обращается, как часто и в каком контексте. Если контракт становится относящимся к судебному разбирательству или расследованию, то ИИ автоматически продлевает срок его хранения. Если ИИ замечает закономерности, указывающие на то, что документ утратил свою деловую ценность, он может рекомендовать более раннее уничтожение (обеспечивая при этом соблюдение минимальных требований к срокам хранения). Конечно же, ИИ также может выявить присутствующие в документе персональные данные и автоматически скрыть или удалить такую информацию.
Мой комментарий: Удаление персональных данных (ПДн) из документа приводит к созданию его цензурированной копии, которая может быть необходима при исполнении требований к раскрытию информации, однако никоим образом не может заменить оригинальный документ в плане исполнения требований к срокам хранения.
Неумеренное удаление ПДн может привести к тому, что цензурированная копия превращается в никому не нужный информационный мусор (у нас это можно увидеть на примере цензурирования выкладываемых в публичном доступе судебных решений).
Настоящая мощь такого подхода заключается в способности системы учиться и совершенствоваться с течением времени. Она может выявлять закономерности в том, как разные подразделения используют документы, выявлять риски неисполнения законодательно-нормативных требований ещё до того, как они превратятся в проблемы, и даже предсказывать, какие документы, скорее всего, станут важными в будущем.
Мой комментарий: Непрерывное обучение – это, конечно, замечательно. Однако системы на основе машинного обучения не способны мгновенно отреагировать, например, на изменение законодательства или политики организации, им на это потребуется время – а за это время могут быть допущены крайне дорогостоящие ошибки …Кроме того, если система просто обучается, наблюдая и анализируя текущую деятельность организации без контроля со стороны квалифицированных специалистов-людей, она вполне может изучить некорректные и даже незаконные методы работы!
Это уже не научная фантастика. Организации уже внедряют элементы такого подхода, хотя здесь мы всё ещё находимся на ранних стадиях. Главное - начать с чёткого понимания того, что может и чего не может ИИ. Искусственный интеллект не заменяет человеческое суждение в управлении документами; вместо этого он усиливает нашу способность принимать более обоснованные решения о том, что хранить, а что уничтожать.
Преимущества такого подхода выходят за рамки простого повышения эффективности. Управление сроками хранения на основе ИИ способно:
- Снизить риски посредством обеспечения согласованного применения правил установления сроков хранения,
- Сэкономить на затратах на хранение, выявляя и уничтожая ненужные документы,
- Улучшить исполнение законодательно-нормативных требований, адаптируясь к меняющемуся законодательству,
- Высвободить людям время для выполнения более стратегической работы,
- Повысить доступность информации, одновременно поддерживая её защищённость и безопасность.
Конечно, внедрение ИИ в управление документами сопряжено со своими трудностями и проблемами. Организациям необходимо обеспечить прозрачность, возможность аудита и соответствие законодательно-нормативным требованиям своих ИИ-систем. Им необходимо обучать эти системы на высококачественных данных и регулярно проверять принимаемые ИИ-системами решения. И, возможно, самое главное - им необходимо вовлечь в этот процесс свой персонал служб управления документами, помогая этим специалистам осваивать новые навыки, необходимые для эффективной работы с ИИ-системами.
Будущее управления сроками хранения документов заключается не в полной замене традиционных Перечней, а в том, чтобы сделать Перечни более «умными», гибкими и лучше соответствующими методам работы, используемым на практике современными организациями. Внедряя ИИ, мы можем трансформировать хранение документов из необходимого бремени в стратегическое преимущество.
Перечни пока что не исчезнут, однако они станут намного умнее.
Отмечу, однако, что Перечни (указания в отношении сроков хранения документов и порядка их уничтожения/передачи) уже много лет не являются электронными таблицами. Они представляют собой поля метаданных/метки/теги, или же прописываются в системах с использованием атрибутов данных, реализуемых в качестве элемента архитектуры корпоративной безопасности, - поэтому их вполне можно связать с воздействием на деловую деятельность, уровнями критичности и с политикой Вашей компании в области безопасности. Всё это требует хорошего стратегического управления документами, вычищенных наборов данных и определённого рода классификации данных (если только Вы заодно не используете ИИ для классификации своих данных, однако сотрудникам все равно нужно иметь возможность отыскивать нужную им информацию).
Я бы очень хотела увидеть ИИ-инструмент, используемый для применения 3 различных Перечней в более чем 70 системах/приложениях в рамках типичного регионального или муниципального органа исполнительной власти. Именно тогда я буду смогу убедиться, что ИИ наконец-то достиг достаточной зрелости для того, чтобы выполнять тяжелую работу в рамках этого направления деятельности цифрового архивирования.»
Роб Гербрандт (Rob Gerbrandt)
Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/reimaging-records-retention-schedules-ai-rob-gerbrandt-cd-pmp-igp-x7sjc/
