Еврокомиссия опубликовала новую политику, помогающую государственным органам избежать зависимости от поставщиков информационно-коммуникационных технологий и от унаследованных систем

Как сообщается в пресс-релизе, опубликованном 25 июня 2013 года на официальном сайте Евросоюза (см. http://europa.eu/rapid/press-release_IP-13-602_en.htm ), Европейская Комиссия (правительство Евросоюза) в этот день опубликовала 9-страничный документ COM(2013)455 от 25 июня 2013 года «Против зависимости от поставщиков: Построение открытых ИКТ-систем за счет лучшего использования стандартов в ходе государственных закупок» (Against lock-in: building open ICT systems by making better use of standards in public procurement, http://ec.europa.eu/information_society/newsroom/cf/dae/document.cfm?doc_id=2327  ).

К нему приложено 42-страничное «руководство по закупке ИКТ на основе стандартов – Элементы хорошей практики» (Guide for the procurement of standards-based ICT — Elements of Good Practice, http://ec.europa.eu/information_society/newsroom/cf/dae/document.cfm?doc_id=2326 ).

В пресс-релизе Еврокомиссии отмечается:

Электронная повестка дня: Открытые стандарты позволят государственному сектору экономить миллиард евро в год

Еврокомиссия сегодня публикует новую политику, которая должна помочь государственным органам избежать зависимости от какого-то одного поставщика ИКТ. Следование рекомендациям, предлагаемым в рамках этого нового, нацеленного на борьбу с зависимостью от поставщиков подхода может сэкономить государственному сектору Евросоюза более 1,1 миллиарда евро в год. Например, процедуры открытых торгов смогут привлечь больше участников с лучшими по цене предложениями (удвоение числа участников торгов обычно снижает цену контракта на 9%).

По мнению вице-президента Европейской комиссии Нили Кресс (Neelie Kroes),  «Открытые стандарты создают конкуренцию, ведут к инновациям и экономят деньги.  Опубликованное сегодня руководство разработано для того, чтобы помочь национальным органам использовать все имеющиеся возможности для инноваций и повышения эффективности.».

При проведении закупок опора на стандарты - вместо специфицирования какого-то одного ИКТ-бренда, инструмента, системы или продукта - экономит деньги налогоплательщиков. Многим организациям, однако, либо не хватает опыта, чтобы разобраться в том, какие стандарты имеют отношение к их потребностям в области ИКТ; либо они боятся того, что первоначальные затраты на перемены будет слишком большими и могут привести к потере данных. В результате они остаются заложниками своих ИКТ-систем или попадают в зависимость от одного поставщика.

Кроме того, более широкое использование стандартов облегчает обмен данными между государственными информационными системами, поэтому граждане получают возможность представить свои данные только один раз в любой из государственных органов, и это облегчит оказание трансграничных услуг электронного правительства, необходимых гражданам и организациям во время путешествий / работы / учёбы / ведения деловой деятельности в рамках Евросоюза.

Опубликованное сегодня руководство должно помочь должностным лицам, отвечающим как за планирование, так и за закупку ИКТ-систем и услуг для государственных организаций. Оно поможет странам, регионам и/или отраслям в разработке общей стратегии в области ИКТ, включающей основные принципы, обеспечивающие возможность взаимодействия ИКТ-систем и эффективное оказание услуг гражданам. Кроме того, оно поможет объективно и прозрачно дать оценку существующим стандартам, чтобы выбрать из них те, которые лучше всего поддерживают их стратегию и позволяют избежать зависимости от поставщиков или унаследованных систем. Предлагаемое руководством долгосрочное планирование поможет заменить системы, с которыми связан высокий риск зависимости, на их альтернативы на основе стандартов, что в конечном итоге должно компенсировать более высокие первоначальные затраты при замене систем. Наконец, руководство предлагает специалистам по закупкам государственных органов и организаций практичные, «готовые к использованию» рекомендации, помогающие им поддержать новую инициативу.

Чтобы помочь государственным органам в течение этого переходного процесса, Европейская комиссия собирается организовать встречи с участием представителей органов государственной власти, ИКТ-поставщиков, органов по стандартизации, а также представителей гражданского общества, в ходе которых государственные органы будут учиться друг у друга, осваивать формирующуюся наилучшую практику, изучать общие для них проблемы и искать для них общие решения.

Для справки: В «Электронной повестке дня Европы» (Digital Agenda of Europe) зависимость от поставщиков указана в числе проблем. Правительство Евросоюза взяло на себя обязательство подготовить руководство по взаимосвязи между стандартизацией в области ИКТ и государственными закупками, с тем, чтобы помочь государственным органам лучше использовать стандарты в целях повышения эффективности и снижения зависимости.

Еврокомиссия опубликовала сегодня коммюнике (Communication), которое сопровождается рабочим документом (Staff Working Document), содержащим практические рекомендации относительно того, как лучше использовать стандарты в процессе закупок, особенно в государственном секторе.

Источник: Официальный сайт Евросоюза
http://europa.eu/rapid/press-release_IP-13-602_en.htm
http://ec.europa.eu/information_society/newsroom/cf/dae/document.cfm?doc_id=2321
https://ec.europa.eu/digital-agenda/en/news/against-lock-building-open-ict-systems-making-better-use-standards-public

Утвержден перечень документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требования к обеспечению их сохранности

Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам (ФСФР) от 6 марта 2013 года  № 13-16/пз-н утвержден новый «Перечень документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требований к обеспечению сохранности таких документов».

Приказ вступит в силу с момента вступления в силу нормативного правового акта Министерства финансов РФ о признании утратившим силу приказа Министерства финансов от 29.12.2010 № 193н «Об утверждении Перечня документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требований к обеспечению сохранности таких документов».

По сравнению с отменяемым перечнем 2010 года содержание документа не претерпело сколько-нибудь серьезных изменений.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=148032 

Дополнительная информация:

• «Министерство финансов утвердило для страховых организаций перечень документов и требования к обеспечению их сохранности», http://rusrim.blogspot.ru/2011/04/blog-post.html


• «Новые функции Федеральной службы по финансовым рынкам в области управления документами»,  http://rusrim.blogspot.ru/2011/09/blog-post_06.html

Национальные Архивы США прорабатывают новый подход к обеспечению сохранности электронной почты, часть II

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/06/i_30.html )

Во второй части поста я предлагаю вниманию читателей цитату, взятую их проекта адресованного главам федеральных органов исполнительной власти бюллетеня Национальных Архивов США «Руководство по новому подходу к управлению электронной почтой» (Guidance on a New Approach to Managing Email Records, http://blogs.archives.gov/records-express/files/2013/06/Capstone-Email-DRAFT-NARA1.pdf  ).

В данном бюллетене федеральным органам исполнительной власти предлагается новый метод управления документами, известный как «Вершина пирамиды» (Capstone), для управления их сообщениями электронной почты в электронном виде.

Данный подход был разработан ввиду сложностей с применением на практике традиционных методов управления документами в отношении огромных объемов электронной почты, производимых федеральными органами. Подход Capstone предлагает государственным органам более работоспособные решения проблем, связанных с управлением электронной почтой как документами, особенно в том случае, если они рассматривают возможность использования облачных решений.

Кроме того, данный подход поддерживает президентский меморандум об управлении государственными документами от 28 ноября 2011 года (о нем см. http://rusrim.blogspot.ru/2011/11/blog-post_7838.html - Н.Х.) и дает федеральным органам возможность выполнить содержащееся  в совместной директиве Административно-бюджетного управления президентской администрации (OMB) и Национальных Архивов М-12-18 «Управление государственными документами» (см. мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html - Н.Х.) требование «управлять сообщениями электронной почты как постоянного, так и временного срока хранения в доступном электронном формате» к 31 декабря 2016 года.

Метод Capstone предлагает федеральным органам исполнительной власти вариант  использования упрощенного автоматизированного подхода к управлению электронной почтой, - в отличие как от распечатывания сообщений и последующего их хранения в делах в бумажном виде; так и использования программных приложений для управления документами, когда от сотрудников требуется регистрировать документы в системе поштучно.

Используя данный подход, государственный орган может классифицировать электронную почту и устанавливать ей срок хранения на основе выполняемых функций и/или служебного положения владельца соответствующей учетной записи. Данный подход позволяет обеспечить захват подлежащих постоянному хранению документов из учетных записей высшего руководства организации и руководителей крупных структурных подразделений. Агентство может включить в число охватываемых подходом  Capstone  учетные записи электронной почты и других сотрудников в тех случаях, когда они в ходе исполнения своих обязанностей создают или получают в электронной почте документы, предположительно имеющие постоянный срок хранения. Следуя этому подходу, государственный орган может установить всем сообщениям, имеющимся в соответствующих учетных записях, срок хранения «постоянно». После этого государственный орган может рассматривать прочие учетные записи как содержащие документы временного срока хранения, и сохранять их в течение фиксированного периода времени, определяемого на основании деловых потребностей этого органа.

Хотя такой подход имеет определенные преимущества, есть также и риски, которые орган исполнительной власти обязан принять во внимание, и связанные, например, с отбором покрываемых подходом Capstone учетных записей, с возможной необходимостью исполнять иные требования к управлению документами, а также с неумышленным накоплением сообщений электронной почты, содержащих персональные данные либо не являющихся документами.

Использование подхода Capstone упрощает для государственных органов электронное управление документами в электронной почте и может дать следующие преимущества:

• Сокращает зависимость от методов, опирающихся на добросовестность и подготовленность пользователей, таких как распечатывание электронной почты и формирование в бумажные дела или регистрация пользователем почтовых сообщений в специализированной документной системе;


• Оптимизирует доступ к документам, отвечающим запросам на э-раскрытие в ходе судебных разбирательств или раскрытие в соответствии с законом о свободе доступа к государственной информации (FOIA);


• Обеспечивает сохранность сообщений электронной почты постоянного срока хранения для последующей передачи в Национальные Архивы;


• Предлагает практичный подход к управлению унаследованными учетными записями электронной почты;


• Снижает нагрузку по управлению электронной почтой, ложащуюся на конечного пользователя;


• Представляет собой упрощенный подход по окончательному определению судьбы (уничтожению либо передаче на архивное хранение)  сообщений электронной почты временного и постоянного срока хранения;


• Снижает риск несанкционированного уничтожения сообщений электронной почты, а также


• Позволяет использовать технологии, которые уже используются государственными органами для других целей - например, архивы электронной почты / защищённые электронные хранилища (e-vaults), применяемые для целей э-раскрытия, - в том числе на облачных платформах.

Прежде, чем внедрять метод Capstone, государственный орган должен определить, пригоден ли он для использования в рамках конкретных программ, выполняемых этим органом. Внутри конкретного государственного органа метод Capstone может использоваться одновременно на нескольких уровнях организационной структуры. Возможно и несколько  реализаций метода Capstone - в зависимости от деловых функций выполняемых государственным органом программ. При использовании метода Capstone следует, в частности, принять во внимание следующее:

• Совместим ли подход Capstone с существующими электронными почтовыми системами и другими системами для управления / архивации документов, используемыми государственным органом?


• Захватывает ли используемое хранилище электронной почты метаданные в соответствии с нормативными требованиями ( 36 CFR 1236,22 ), а если нет, то можно ли его соответствующим образом сконфигурировать?


• Все ли сообщения электронной почты постоянного срока хранения содержат необходимые метаданные в момент их передачи в Национальные Архивы?


• Все ли документы доступны авторизованным сотрудникам для использования в интересах деловой деятельности?


• Снабжено ли используемое государственным органом хранилище электронной почты надлежащими средствами контроля и обеспечения безопасности,  предотвращающими несанкционированный доступ, модификацию или удаление сообщений электронной почты?


• Является ли приемлемым компромиссное решение в рамках Capstone, при котором потенциально возможен захват писем личного характера и не имеющих ценности сообщений?


• Какие внутренние нормативные документы следует разработать для внедрения Capstone?


• Какое специальное обучение необходимо для внедрения Capstone?


• Не будут ли документы храниться слишком долго или недостаточно долго, с точки зрения потребностей государственного органа, в случае использовании сроков хранения, разработанных для охватываемых подходом Capstone учетных записей электронной почты?


• Будет ли охватываемые подходом Capstone документы дублироваться в других документных системах?


• Существуют ли законодательно-нормативные требования, во исполнение которых некоторые охватываемые подходом Capstone документы должны быть уничтожены по истечении определенного времени?

После рассмотрения этих вопросов, государственный орган сможет определить, будет ли метод Capstone полезен в рамках его программы управления документами. Если принимается решение об использовании данного подхода, то государственный орган  должен определить охватываемые им учетные записи электронной почты и установить для них соответствующие сроки хранения.

Прежде, чем устанавливать сроки хранения, государственным органам рекомендуется проконсультироваться с курирующими их архивистами Национальных Архивов для определения надлежащей стратегии управления создаваемой государственным органом электронной почты. Государственный орган также должен описать в устанавливающем сроки хранения документе те содержащиеся в электронной почте документы, которые не могут быть выведены из-под действия подхода Capstone ввиду относящихся к ним специфических законодательно-нормативных требований.

Мой комментарий: Сам подход и особенно практика его применения заслуживают внимательного анализа. Пока я бы отметила следующее:

• Впервые почтовые системы фактически признаются надлежащим инструментом управления документами и снимается «классическое» требование о миграции содержащихся в электронной почте документов в специализированные документные системы.


• Принципиальным является переход от управления отдельными сообщениями к управлению учетными записями, что несоизмеримо менее трудоемкое дело.


• По сути дела, подход Capstone является разновидностью широко обсуждающегося подхода «больших корзин», в котором предлагается устанавливать единые сроки хранения большим группам видов документов, сходных по своему функциональному назначению и срокам хранения.


• Подход Capstone связан с существенными рисками утраты ценных документов, откладывающихся в учетных записях рядовых сотрудников и руководителей среднего звена. И чем более развито в организации делегирование полномочий, тем эти риски выше, а управление сроками хранения в рамках Capstone – сложнее.


• Применение подобных подходов не является альтернативой обучения сотрудников базовым правилам управления проходящими через их руки корпоративными документами. С моей точки зрения, подход Capstone в первую очередь хорош как «аварийный» метод, позволяющий хоть как-то решить за разумное время и при разумных затратах вопрос с сохранением/уничтожением уже накопленных в электронной почте документов.

Источник: проект Бюллетеня NARA / блог «Records Express» на сайте NARA
http://blogs.archives.gov/records-express/files/2013/06/Capstone-Email-DRAFT-NARA1.pdf
http://blogs.archives.gov/records-express/2013/06/06/opportunity-for-comment-capstone-email-bulletin/

Департамент управления информацией правительства Австралии опубликовал для публичного обсуждения проект стратегии в области «больших данных»

Заметка Глена Арчера (Glenn Archer) была опубликована 21 июня 2013 года на сайте  Департамента управления информацией правительства Австралии (Australian Government Information Management Office, AGIMO).

В соответствии с положениям таких документов, как «Развитие Австралии как цифровой экономики: Дополнение в Национальную стратегию в области цифровой экономики» (Advancing Australia as a Digital Economy: An Update to the National Digital Economy Strategy, http://www.nbn.gov.au/nbn-benefits/national-digital-economy-strategy/ ) и ИКТ-стратегии австралийской государственной службы на 2012-2015 годы (APS ICT Strategy 2012-15, http://agimo.gov.au/ict_strategy_2012_2015/ ), Департамент управления информацией правительства Австралии (AGIMO) разработал стратегии в области «больших данных», в которой излагаются меры, предпринимаемые правительством для того, чтобы в полной мере использовать возможности, предоставляемые «большими данными» без ущерба для неприкосновенности частной жизни.

Ранее я уже обращался к общественности с просьбой об обратной связи по теме «больших данных», в связи с публикацией 15 марта 2013 года на нашем блоге соответствующего аналитического отчета (см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/03/blog-post_23.html - Н.Х.). Мы получили более 50 комментариев, которые были учтены в публикуемом сейчас для публичного обсуждения проекте стратегии в области «больших данных».

Прежде, чем выпускать финальный вариант стратегии, мы хотели бы узнать окончательное мнение представителей ИКТ-отрасли, научно-исследовательского сектора, негосударственных организаций и широкой общественности.

Документ «Стратегия государственной службы Австралии в области «больших данных» - Улучшение взаимопонимания благодаря развитым возможностям анализа данных» объёмом 24 страницы доступен по адресу http://agimo.gov.au/files/2013/06/Draft-Big-Data-Strategy.pdf .

Просьба направлять Ваши комментарии через наш блог или на электронный почтовый адрес  ictpolicy@finance.gov.au  до 5 июля 2013 года включительно.

Спасибо за Ваш интерес к данной теме и участие в её обсуждении!.

Глен Арчер (Glenn Archer)

Мой комментарий: В данном документе сформулирован ряд принципов, которыми государственные органы должны будут руководствоваться при использовании технологий больших данных:

• Принцип 1: Данные являются национальным активом,


• Принцип 2: Неприкосновенность частной жизни и защита персональных данных принимаются во внимание на протяжении всего жизненно цикла проектов «больших данных» (Privacy by design),


• Принцип 3: Обеспечение целостности данных и прозрачность процессов,


• Принцип 4: Коллективное использование государственными органами навыков, ресурсов и возможностей (где это уместно),


• Принцип 5: Вовлечение отраслей промышленности, научно-исследовательских и учебных заведений,


• Принцип 6: Обогащение «открытых данных».

Предлагается также разработать руководство по хорошей практике использования «больших данных» (к марту 2014 г.), выявить препятствия на пути использования аналитики «больших данных» (к июлю 2014 года), провести ряд пилотных проектов, подготовить руководство по ответственному использованию технологий больших данных (к июлю 2014 года), создать и вести реестры информационных активов, имеющихся распоряжении государственных органов, вести активный мониторинг достижений в данной области.

Источник: сайт AGIMO
http://agimo.gov.au/2013/06/21/for-public-consultation-big-data-strategy-draft/