Беларусь: Сокращение применения форм первичных учетных документов

15 марта 2011 г. Президент Республики Беларусь подписал Указ №114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов». Решается задача расширения использования в Республике Беларусь международных стандартов финансовой отчетности и сокращения обязательных для применения форм первичных учетных документов и сведений в них.

Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом. Совет Министров Республики Беларусь утвердит перечень первичных учетных документов, формы которых утверждаются уполномоченными государственными органами. Кроме того, Национальный банк дополнительно утверждает формы первичных учетных документов для Национального банка, банков и небанковских кредитно-финансовых организаций (п.1.2.).

Формы первичных учетных документов, не включенных в перечень, могут самостоятельно утверждаться руководителем организации или индивидуальным предпринимателем, либо республиканскими органами государственного управления по согласованию с Министерством финансов (п.1.3.).

Перечислены сведения, которые в обязательном порядке должны содержаться в первичных учетных документах (п.1.4.):

• наименование документа, дата его составления;
  
  
• наименование организации, фамилия и инициалы индивидуального предпринимателя;
  
  
• содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценка в натуральных и стоимостных показателях (или в стоимостных показателях);
  
  
• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Первичные учетные документы могут содержать и иные сведения, не являющиеся обязательными. Неуказание (недостоверность) необязательных сведений не влечет административной ответственности.

Указ вступает в силу с 1 апреля 2011 г.

Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24 марта 2011 г. № 360 «Об утверждении перечня первичных учетных документов» установлено, что с 1 апреля 2011 года будут применяться только 8 следующих обязательных первичных учетных документов:

• товарно-транспортная накладная;
• товарная накладная;
• приходный кассовый ордер;
• расходный кассовый ордер;
• акт о приеме-передаче основных средств;
• акт о приеме-передаче нематериальных активов;
• акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ;
• акт о передаче не завершенного строительством объекта.

По данным Минфина, сегодня в стране утверждено около 1600 первичных учетных документов.

Мой комментарий: Сокращать число форм – дело хорошее, но переход в одночасье от 1600 форм к 8 мне кажется как-то слишком радикальным.

Источник: Национальный правовой Интернет-портал республики Беларусь / «Деловые новости»
http://www.pravo.by/webnpa/text.asp?RN=P31100114
http://econews.by/?p=6871 

Семинар по электронному документообороту в Великом Новгороде

Я не часто езжу в командировки, - работы хватает и в Москве, - но устоять перед предложением одного из наших лучших партнеров компании «Офис-док» выступить на семинаре «Развитие системы электронного документооборота в органах исполнительной власти и местного самоуправления Новгородской области», который 30-31 марта 2011 года они проводили совместно с администрацией Новгородской области, я не смогла.

Для меня такие мероприятия всегда интересны возможностью пообщаться с коллегами, обсудить интересующие и беспокоящие их конкретные проблемы. На этот раз общение не ограничилось рамками семинара; очень интересными были личные встречи и обсуждения проблем в области управления документами как до, так и после самого мероприятия. Помимо всего этого, у меня было время посмотреть основные достопримечательности Новгорода – его кремль и Ярославово дворище, тем более что провезло с погодой: город встретил меня свежевыпавшим ночью снегом, голубым небом и ярким весенним солнышком.

На семинаре, который открыл первый заместитель главы Администрации области Александр Фирович Габитов, присутствовало более 80 человек из Администрации области и региональных органов власти.

Я прочитала лекции по следующим темам:

• «Переход от бумажного к смешанному документообороту: с чего начинать и чего опасаться»,
  
  
• «Законодательно-нормативная база в области управления электронными документами: находки и ошибки регионов»,
  
  
• «Особенности организации работы с электронными документами, подписанными ЭЦП».

Меня очень порадовала атмосфера семинара – коллеги буквально впитывали информацию и задавали интересные вопросы. Впечатлила и нацеленность на результат, которую я увидела у команды, занимающейся в области внедрением электронного документооборота и построением «электронного правительства».

Я бы хотела ещё раз поблагодарить коллег из Великого Новгорода и из ООО «Офис-док» за интересное, хорошо организованное мероприятие.

Дополнительную информацию можно найти на сайте Администрации Новгородской области по адресу http://region.adm.nov.ru/press/news/press/27425/

Великобритания: Ассоциация ARA и университет Абериствит выпустили пособие по переходу на облачные вычисления

Как сообщатся в разделе Ассоциации специалистов Великобритании и Ирландии в области управления документами и архивного дела (Archives and Records Association, ARA) на сайте Национальных Архивов Великобритании, ARA совместно с университетом Абериствит  (Aberystwyth University) опубликовала пособие/инструментальный набор по переходу на облачные вычисления (Cloud Computing Toolkit).

Документ под названием «Пособие по облачным вычислениям – Руководство по аутсорсингу хранения информации в облака» (Cloud Computing Toolkit - Guidance for outsourcing information storage to the cloud) был подготовлен Николь Конвери (Nicole Convery) в августе 2010 года. Сейчас он доступен по адресу http://www.archives.org.uk/images/documents/Cloud_Computing_Toolkit-2.pdf  .

Цель данного пособия - помочь специалистам по работе с информацией в оценке облачных услуг для использования и хранения информации, и в разработке стратегии организаций в области использования облачных вычислений, а также конкретных требований к облачным услугам.

Пособие следует использовать в качестве отправной точки для

• проведения тщательной оценке рисков, с целью определения рисков и выгод, связанных с аутсорсингом услуг и, таким образом, хранения информации в облаках; и
  
  
• разработки стратегии использования облачных вычислений, а также спецификаций или требований в отношении хранения информации в облаках.

Пособие охватывает четыре основных области, которые следует принять во внимание в случае, когда организация намерена передать бизнес-процессы и хранение информации на аутсорсинг в облачную среду. Оно должно помочь в разработке последовательной стратегии использования облачных вычислений, а также требований к необходимым облачным услугам.

В каждом из четырех основных разделов сформулированы вопросы, которые организации следует обдумать, или же которые должны быть поставлены перед предполагаемыми поставщиками облачных услуг. Это разделы:

• Обзор облачных вычислений - определение облачных вычислений, их преимущества и проблемы;
  
  
• Подготовка к переходу в облака - выбор облачных услуг и оценка рисков;
  
  
• Управление в облаках – управление информацией, исполнение законодательно-нормативных требований, контрактные вопросы и стоимость;
  
  
• Оперативное использование облаков - информационная безопасность, доступа и доступность услуг.

Пособие предназначено для использования в качестве инструмента, помогающего в разработке стратегии организации и её требований. Его не следует применять в качестве стандарта либо единственной основы для подготовки официального контракта. Пособие нужно использовать в сочетании с существующей политикой и стратегией организации, охватывающими управление информацией и безопасностью, управление рисками, аутсорсинг, закупки, исполнение законодательно-нормативных требований и вопросы ИТ. Каждая организация должна учитывать особенности условий, в которых она работает, и обеспечивать, чтобы соответствующие законодательно-нормативные требования стали составной частью всех облачных стратегий и заключаемых с поставщиками облачных услуг контрактов.

В пособии не рассматриваются вопросы обеспечения долговременной сохранности электронных материалов в облаках, поскольку считается, что данная широкая область должна рассматриваться организацией как отдельная проблема управления информацией, которая выходит за рамки данного небольшого проекта. В пособии признается, однако, что вопросы обеспечении долговременной сохранности информации должны являться частью любой проекта в сфере управления информацией; и эти вопросы отчасти рассматривается в разделе 4.1 данного пособия.

Десять ключевых вопросов

В ходе проведенных исследований были определены десять основных причин для беспокойства при использовании облачных вычислений. Они довольно нестрого разделены на группы, относящиеся к эксплуатационным характеристикам (включающим, в частности, эффективность и стоимость, мониторинг и общую величину  расходов),  к согласованности с основными целями и задачами организации (ответственность организации и воздействие аутсорсинга),  и обеспечению ценности и надежности информации посредством программ управления документами и информацией и защиты систем. Среди них высокое место заняли предполагаемая величина риска для организации и надежности контрактов и процедур аутсорсинга.

• Какие процессы, приложения и информация могут быть перемещены в облака с целью повышения эффективности и сокращения расходов, с тем, чтобы при этом одновременно  были удовлетворены требования организации к безопасности и исполнение законодательно-нормативных требований?
  
  
• Какой ущерб может быть нанесен организации, если вследствие доступа неавторизованных лиц к системам, приложениям, услугам и информации, информация окажется в публичном доступе?
  
  
• Каким образом поставщик облачных услуг обеспечивает защиту информация и систем  от несанкционированного доступа (например, взлома, перехвата, злоупотребления со стороны пользователей)?
  
  
• Каким образом организация будет обеспечивать целостность, аутентичность и надежность хранимой в облаке информации?
  
  
• Каковы обязанности и ответственность организации в отношении обеспечения безопасности инфраструктуры и информации в облаке для выбранной облачной услуги и модели развертывания?
  
  
• Каким образом организации будет применять свои процедуры управления документами и информацией (такие, например, как классификации, отслеживание сроков хранения), в облачной среде?
  
  
• Как повлияет аутсорсинг услуг и информации в облака на исполнение относящихся к организации законодательно-нормативных требований (например, положений законодательства о защите персональных данных, об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных и муниципальных органов, закона Сарбейнса-Окли, требований в отношении поиска и представления электронных документов в случае судебных разбирательств и расследований, а также требований, связанных с авторским правом, лицензированием и т.д.)?
  
  
• Как организации проводить аудит и мониторинга облачных услуг, и заключать соответствующие соглашения о качестве обслуживания (service level agreements)?
  
  
• Сможет ли организация договориться о заключении контрактов и соглашений, которые бы соответствовали её оценке рисков и относящимся к ней законодательно-нормативным требованиям?
  
  
• Каковы общие затраты на создание облачных услуг и управление ими?

Подробный анализ связанных с использованием облачных вычислений проблем и более детальный список вопросов можно найти в дополняющем пособие отчете того же автора «Хранение информации в облаках» (Storing Information in the Cloud), см. http://www.archives.org.uk/images/documents/Cloud_computing_report_final-1.pdf

Источник: раздел Ассоциации специалистов Великобритании и Ирландии в области управления документами и архивного дела на сайте Национальных Архивов Великобритании
http://www.archives.org.uk/latest-news/cloud-computing-toolkit-launched-by-ara-and-aberystwyth-university.html
http://www.archives.org.uk/ara-in-action/best-practice-guidelines.html

Министерство финансов утвердило для страховых организаций перечень документов и требования к обеспечению их сохранности

Совершенствование законодательно-нормативной базы для документирования деятельности коммерческих организаций, как правило, начинается с корректировки законов, и уже позже появляются подзаконные нормативные акты, устанавливающие конкретные требования к работе с документами.

В апреле 2010 года среди изменений, внесенных в законодательство в области страхового дела, практически незамеченным прошло дополнение статьи 6 закона от 27 ноября 1992 года № 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации» пунктом 2.1, в котором сказано следующее:

Закон РФ от 27.11.1992 № 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации»

Статья 6 Страховщики

2.1. Страховщики должны создать условия для обеспечения сохранности документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере страховой деятельности (далее - орган страхового регулирования).

Это положение уже вступило в силу с 1 января 2011 года.

Приказом Министерства финансов от 29 декабря 2010 года № 193н был утвержден «Перечень документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требования к обеспечению сохранности таких документов». Документ только 10 марта 2011 года прошел регистрацию в Минюсте, и вступит в силу по истечении десяти дней после дня его официального опубликования (опубликован 25 марта).

Практически одновременно Указом Президента РФ от 04 марта 2011 года № 270 «О мерах по совершенствованию государственного регулирования в сфере финансового рынка Российской Федерации» Федеральная служба страхового надзора была присоединена к Федеральной службе по финансовым рынкам (ФСФР), которой переданы все функции в сфере страхового надзора. Так что теперь контролировать требования к обеспечению сохранности документов страховщиков будет контролировать ФСФР.

Страховщики теперь обязаны обеспечить сохранность перечисленных в Перечне документов, образующихся в процессе их деятельности, в соответствии с требованиями и в порядке, установленными законодательством Российской Федерации для юридических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность, в том числе в соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (п.2), включая соблюдение установленных законодательно-нормативными актами сроков хранения.

В документе есть весьма неприятный для руководителей страховых компаний пункт. При смене руководителя страховщика (или руководителя филиала) находившиеся в его распоряжении документы, из числа упомянутых в Перечне, должны передаваться по описи вновь назначенному руководителю (п.16). Учитывая, что объём документации в страховых организациях значителен, процедура передачи документов от старого руководителя к новому может оказаться непростой: ведь не будет же руководитель организации собственноручно сверять наличие всех документов в архиве организации! Поэтому имеет смысл заранее продумать и закрепить во внутренних нормативных актах порядок передачи документов при смене руководства.

Мой комментарий: Введение новых требований к обеспечению сохранности документов страхователей – очередное проявление «заботы» государственных органов о документационном благополучии коммерческих организаций: предусматривается разработка внутренней нормативной базы, создание надлежащих условий для хранения документов, создание специализированных архивных подразделений в страховых организациях.

Труднее всего придётся страховщикам - акционерным обществам. «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (утв. постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс) пока никто не отменял, да и последняя информация из ФСФР показывает, что подготовленный службой проект нового аналогичного нормативного акта практически ничего не меняет в части требований к организации хранения документов, - так что таким организациям придется исполнять требования обеих нормативных документов. Соответственно увеличиваются риски штрафных санкций и судебных споров.

Источник: Консультант+
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=111565