Ответ на вопрос коллеги: Централизованная регистрация документов

Вопрос:  У нас крупная организация, и все исходящие документы подлежат централизованной регистрации. Однако, по мнению юристов, опция регистрации является необязательной, поэтому они дали свое экспертное заключение о том, что регистрационный номер не является юридически значимым реквизитом для документа, достаточно квалифицированной электронной подписи и от этапа регистрации исходящих документов можно легко уйти – законодательство не запрещает.

Таким образом, коллеги приняли решение, что оформленные на бланке организации исходящие письма - ответы на запросы клиентов - будут подписывать КЭП без присвоения регистрационного номера.

Мы со своей стороны, как Служба ДОУ считаем, что это рушит процесс централизованного учета документов в одной системе, а также противоречит ГОСТам в области делопроизводства, где регистрационный номер является обязательным реквизитом исходящего письма.

Ответ: У поставленного вопроса есть две стороны.

С одной стороны, Ваши юристы правы – законодательство действительно не требует централизованной регистрации документов, и отсутствие регистрационного номера не влияет на юридическую силу документа. Хуже того, как показывает изучение судебной практики, журналы регистрации в случае споров практически невозможно использовать в свою защиту (суд тут же говорит – они под Вашим полным контролем, и Вы могли вписать в них что угодно), зато они будут приняты в качестве надлежащего доказательства, если регистрационные сведения свидетельствуют против Вашей компании!

Ссылаться на ГОСТы в данном случае бесполезно, поскольку, согласно действующему законодательству о стандартизации, их соблюдение является делом добровольным (да и по содержанию эти ГОСТы уже сильно отстали от жизни).

Вторая сторона вопроса заключается в том, что деловая организация обычно сама заинтересована в том, чтобы держать делопроизводство (а через него и деловую деятельность) под контролем. Централизованная регистрация – не единственный возможный вариант решения этой задачи; многие компании используют продуманную систему децентрализованной регистрации, часто (но не всегда) в едином реестре. В коммерческой организации важно объяснить руководству деловую отдачу от регистрации (если таковая есть), и предложить такую систему регистрации, которая не станет тормозить основную деятельность и не будет требовать непомерного количества дополнительного персонала.

Хочу также отметить, что если у Вас документы изготавливаются, хранятся и рассылаются через информационную систему, то – даже в отсутствие «официального» регистрационного номера – они, тем не менее, так или иначе в этой системе зарегистрированы и снабжены уникальными идентификаторами.

Главные вопросы, которые, как мне  кажется. Вам следует обдумать, следующие:

• Можно ли, в случае отказа от централизованной регистрации, по-прежнему предоставлять руководству необходимую тому информацию – об объёмах документооборота подразделений, о своевременности выполнении заданий, подготовки ответов клиентам и т.п.? Какой информации, отчётов лишится Ваше руководство, если централизованной регистрации определенных документов не будет? Что может потерять юридическая служба? Возникнут ли проблемы при разрешении внутренних конфликтов в организации?


• Если ли возможность, если не будет централизованной регистрации, при использовании существующей практики управления документами оперативно и однозначно выяснять, был ли, например, дан ответ клиенту на его запрос, когда и кем?


• Если Вы считаете регистрацию по-прежнему полезной с точки зрения деловой деятельности организации, есть ли возможность организовать её децентрализовано в подразделениях (но, возможно, с использованием централизованно хранящегося реестра)?

Я считаю, что Ваша задача – не хранить древние традиции российского делопроизводства, а способствовать успешности и эффективности своей компании, защите интересов компании, её руководства – а также, по мере возможности, сотрудников, клиентов и иных заинтересованных сторон. Регистрация – инструмент, а не самоцель; поэтому постарайтесь объективно разобраться, почему где-то хотят он неё уйти. Если в этих ситуациях от регистрации нет деловой отдачи, не бойтесь от неё отказаться; если же отдача всё же есть, попробуйте найти компромиссное решение.