Управление документами в период смены президентской администрации США, пост 2: Контрольные списки для лиц, приходящих на федеральную государственную службу и покидающих её

Данная заметка руководителя направления управления документами Национальных Архивов США Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) была опубликована 15 октября 2020 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов (NARA).

В данном, втором посте из серии постов о переходном для федерального правительства США периоде (периоде смены президентской администрации – Н.Х.) рассказывается о конкретных ресурсах, которые Национальные Архивы США подготовили для высокопоставленных должностных лиц, приходящих на федеральную государственную службу и уходящих с неё.

Чрезвычайно важно, чтобы эти должностные лица знали о своих обязанностях в плане управления документами. Наше руководство «Документирование деятельности Вашего государственного органа» (Documenting Your Public Service, https://www.archives.gov/records-mgmt/publications/documenting-your-public-service.html ) включает «Типовые контрольные списки по вопросам управления документами и информацией для лиц, приходящих на федеральную государственную службу и покидающих её» (Model Records and Information Management Entrance and Exit Checklists). Эти контрольные списки (см. https://www.archives.gov/records-mgmt/publications/entrance-exit-checklists.docx ) используются в качестве шаблонов, которые персонал службы управления документами может адаптировать для применения в своих органах исполнительной власти.

Ознакомительная беседа – это отличная возможность для специалистов по управлению документами проинформировать приходящих на высокопоставленные федеральные должности лиц об их обязанностях по созданию и управлению федеральными документами, а также о специфических требованиях к ведению документации, существующих в конкретном государственном органе. Специалисты по управлению документами могут поделиться передовой практикой, такой, как:

• Документирование сути встреч и бесед, на которых принимаются решения, решаются вопросы или определяется политика.
  
  
• Хранение личных материалов отдельно от официальных учетных записей или систем. Это позволяет избежать сложной и трудоёмкой работы по просмотру объемных материалов, когда должностные лица уходят из государственного органа.
  
  
• Обеспечение извлечения относящейся к государственной деятельности информации из материалов, представляющих собой смесь документов, касающихся как личных дел, так и официальной деловой деятельности, - с тем, чтобы обеспечить захват документов в формируемые государственным органом дела.

Высшие должностные лица государственных органов по вопросам управления документами (Senior Agency Officials for Records Management, SAORM, см. https://www.archives.gov/records-mgmt/agency/sao-list ) несут ответственность за действия, выполняемые от имени главы государственного органа, направленные на обеспечение эффективного и надлежащего исполнения законодательно-нормативных требований в отношении управления документами, и политик, установленных Национальными Архивами США (NARA) и Административно-бюджетным управлением президентской администрации (OMB).

В переходный период SAORM играют важную роль, обеспечивая прохождение инструктажей как приходящими на федеральную государственную службу, так и уходящими с неё высокопоставленными должностными лицами. Эта задача становится особенно важной в связи с тем, что меры по борьбе с пандемией COVID-19 значительно расширили использование федеральными органами исполнительной власти удаленной работы. В результате впервые в истории высшие должностные лица могут проходить полностью виртуальные ознакомительные беседы и инструктажи при поступлении на государственную службу и уходе с неё.

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2020/10/15/transition-post-2-entrance-and-exit-checklists-for-senior-officials/