Эндрю Уорланд: Краткая история электронных систем управления документами и контентом, а также связанных с ними стандартов, часть 17

(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2024/11/16.html )

2010 год - Расширение возможностей Google по управлению контентом

В марте 2010 года компания Google приобрела DocVerse – компанию-разработчика инструментов коллективной работы с контентом в онлайн-режиме. Решение DocVerse позволяло нескольким пользователям совместно работать в режиме онлайн с документами Microsoft Word, а также с другими форматами Microsoft Office, такими как Excel и PowerPoint. (Источник: статья в Википедии о Google Docs)

2010 год - SharePoint приобретает (некоторые) расширения для управления документами

В версию SharePoint 2010 был включён ряд функциональных возможностей для управления документами. Согласно веб-странице на сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс (State Records Authority of New South Wales) под названием «SharePoint 2010: Вопросы управления документами» (SharePoint 2010: Recordkeeping Considerations – см. также мой пост здесь: http://rusrim.blogspot.com/2012/07/sharepoint-2010.html - Н.Х.):

«Microsoft SharePoint 2010 представляет собой программный продукт с широким спектром вариантов применения, включая разработку веб-сайтов, управление контентом и поддержку коллективной работы. SharePoint даёт пользователям возможность коллективно создавать, просматривать и утверждать различные типы контента, включая документы, списки, обсуждения, вики-страницы, веб-страницы и посты в блогах.

SharePoint не является системой управления документами (т. е. системой, специально разработанной для сбора, сохранения и предоставления доступа к документам во времени).

В случае внедрения «коробочного» варианта, SharePoint имеет ограниченные возможности для захвата и сохранения документов таким образом, чтобы документы могли служить аутентичным свидетельством деловой деятельности организации.»

В статье «Является ли SharePoint 2010 соответствующим законодательно-нормативным требованиям решением для управления документами?» (Is SharePoint 2010 a compliant records solution, см. https://www.idm.net.au/article/007930-sharepoint-2010-compliant-records-solution ), опубликованной в номере журнала IDM Magazine от 30 июня 2010 года, автор утверждал следующее (выделения курсивом Эндрю Уорланда):

«Руководитель инженерной группы компании Microsoft по функциональным возможностям для управления документами и контентом в SharePoint (SharePoint Document and Records Management) Адам Хармец (Adam Harmetz) сказал в недавнем онлайн-интервью о возможностях для управления документами в SharePoint 2010: «Мы постоянно получаем со всего мира вопросы о том, как быть с местными, государственными и отраслевыми стандартами для управления информацией. Назову лишь некоторые из них … это MoReq2, VERS, ISO 15489, DOMEA, TNA, ERKS - список можно продолжать. Некоторые из этих стандартов более-менее основаны друг на друге, а некоторые содержат противоречащие положениям других стандартов требования.

Вместо того, чтобы сосредоточить наши инженерные усилия на удовлетворении требований каждого из этих стандартов, мы предпочли обеспечить удобство использования и инновации, необходимые для успешного развертывания нашего решения для целей управления документами – и дали возможность нашей партнёрской экосистеме дорабатывать платформу SharePoint под специфические требования тех клиентов, которые обязаны придерживаться определенного стандарта».

Несмотря на такого рода комментарии, SharePoint 2010 по крайней мере одной консультационной фирмой (Wise Technology Solutions) был оценен как соответствующий на 88% требованиях тогдашнего стандарта Международного совета архивов (МСА – на рис. справа), который позднее стал международным стандартом ISO 16175-2.

Мой комментарий: Речь идёт о редакции 2010-2011 годов стандарта ISO 16175 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде» (Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments) и его второй части ISO 16175-2:2011 «Функциональные требования и рекомендации для систем управления электронными документами» (Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems).

Эта часть, как отмечалось в аннотации, «содержит рекомендации в отношении принятия решений, касающихся выбора, проектирования, внедрения и эксплуатации программного обеспечения для управления документами, в соответствии с принципами, установленными стандартом ISO 15489-1. Стандарт применим к документным системам любого типа, поддерживаемым программным обеспечением, однако в первую очередь он сфокусирован на программном обеспечении для управления электронными документами».

С моей точки зрения, этот стандарт на тот момент был устаревшим по сравнению, скажем, с MoReq2 и MoReq2010 (что, в общем-то, неудивительно, поскольку его прототип - стандарт МСА 2008 года изначально был списан со старенького британского стандарта TNA и с MoReq первой редакции). И сейчас уже мало кто вспомнит, что стандарт МСА был выпущен на основе одноименного стандарта Национальных Архивов Австралии, появившегося в 2006 году (на рис. слева)!

Высокий процент соответствия требованиям на само деле не столько говорил о высоком качестве SharePoint как средства управления документами (он возник в первую очередь благодаря выполнению многочисленных требований по безопасности, эффективности и удобству работы), сколько о недостаточности требований стандарта МСА к специфическим функциональным возможностям для управления документами.

16 декабря 2011 года Управление государственных документов штата Новый Южный Уэльс опубликовало в своём блоге пост под названием «Первоначальные рекомендации по реализации требований к управлению документами в SharePoint 2010» (Initial advice on implementing recordkeeping requirements in SharePoint 2010, см. https://futureproof.records.nsw.gov.au/initial-advice-on-implementing-recordkeeping-requirements-in-sharepoint-2010/ ). В посте сообщалось, что фирма Wise в своём отчёте пришла к выводу о том, что «SharePoint на 88% соответствует требованиям МСА», а также отметила, что аспекты, по которым нет полного соответствия требованиям стандарта, связаны со следующими факторами:

• простота захвата электронной почты,
  
  
• собственные классификация документов по степени секретности / конфиденциальности и меры управления доступом,
  
  
• управление физическими и гибридными документами.

В отчете также говорилось, что внешние поставщики могут предложить продукты, которые закрывают недостатки SharePoint в этих областях.

В посте на блоге также было отмечено следующее: «… в отчёте подчёркивается, что «достижение подобных результатов (степени соответствия 88% - Н.Х.) зависит от соответствующего проектирования и надлежащего стратегического управления реализацией, конфигурацией и настройкой, с тем, чтобы обеспечить согласованность с желаемыми результатами управления документами»».

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2024/11/18.html )

Эндрю Уорланд (Andrew Warland)

Источник: блог Эндрю Уорланда
https://andrewwarland.wordpress.com/2021/02/11/a-brief-history-of-electronic-document-and-records-management-systems-and-related-standards/