Эндрю Уорланд: Краткая история электронных систем управления документами и контентом, а также связанных с ними стандартов, часть 16

(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2024/11/15.html )

2008 год — Решения для управления контентом (EDMS) и документами (ERMS)

В 2008 году технический подкомитет TC171/SC2 «Приложения для управления документами» (Document management applications) Международной организации по стандартизации (ИСО) предложил концепцию интеграции систем управления контентом и документами.

Мой комментарий: К сожалению, здесь допущена фактическая ошибка, связанная, видимо, с тем, что ключевую роль в подкомитете ИСО TC171/SC2 играли и играют представители США, многие из которых являются членами Международной ассоциации специалистов по управлению контентом (AIIM). Упомянутая здесь концепция была опубликована в 2004 году в техническом отчёте этой ассоциации ANSI/AIIM/ARMA TR48-2004 «Концепция интеграции электронных систем управления контентом и электронных систем управления документами» (Framework for Integration of Electronic Document Management Systems and Electronic Records Management Systems), из которой как раз и взят приведенный автором ниже рисунок. Позднее в 2006 году была выпущена новая редакция этого документа - ANSI/AIIM/ARMA TR48-2006 «Пересмотренная концепция интеграции электронных систем управления контентом и электронных систем управления документами» (Revised Framework for Integration of Electronic Document Management Systems and Electronic Records Management Systems).

В определениях, содержащихся в этом концептуальном документе, отмечалось, что:

• EDMS-решения для управления контентом использовалась для управления, контроля, поиска и извлечения информации в электронной системе,
  
  
• ERMS-решения для управления документами использовалась для управления электронными и неэлектронными документами в соответствии с общепринятыми принципами и практиками управления документами,
  
  
• Интегрированное EDRMS-решение будет сочетать обе эти возможности.

Раздел 8 данного отчёта включает типовые (при этом довольно детальные) функциональные требования к интегрированной EDMS/ERMS-систем, представленные на следующей диаграмме:

Эталонная модель интегрированной системы для управления документами и контентом.

Мой комментарий: На диаграмме показано, что эталонная модель интегрированной системы для управления документами и контентом включает блоки создания и захвата контента (сверху в центре); блоки управления контентом, управления документами и активами, организации и классификации контента, управления использованием контента,управление метаданными; блок публикации, агрегирования и распространения (слева); блоки управления пользователями, поиска и просмотра, конфигурирования системы, администрирования системы, управления потоками работ, подготовки отчётности (справа); и метаданные (в центре), включающие описание контента и документов, права и мер управления доступом, указаний по срокам хранения и действиям по их истечении, а также историю и контрольную информацию.

Учитывая массовое распространение электронной почты, онлайн-систем и смартфонов, в которых начали создаваться документы, можно утверждать, что новая модель «интегрированной электронной EDRMS-системы управления документами и контентом» опоздала примерно на 10 лет.

Мой комментарий: Фактическая ошибка автора в отношении источника концепции привела к неверным выводам. В момент её публикации в 2004 году данная концепция была вполне адекватной даже в самых передовых странах :) Более того, в США и других англосаксонских странах решающим фактором устаревания концепции стало не развитие технологий, а изменение законодательства, именно в этот период признавшего полноценными деловыми «документами» практически любую создаваемую в интересах деловой деятельности информацию! Ну а для стран, в которых право не менялось, эта концепция и сегодня является не такой уж устаревшей …

2009 год - Компания HP Autonomy приобретает Interwoven

В 2009 году компания HP Autonomy приобрела нишевого поставщика программного обеспечения для управления корпоративным контентом (в основном для юридической отрасли) – компанию Interwoven, которая в этой области в первую очередь конкурировала с Documentum. Решение Interwoven превратилась в решения Autonomy Interwoven и Autonomy iManage.

2010 год – Разработка спецификаций MoReq2010

Спецификации MoReq/MoReq2 был полностью переработаны и опубликованы как MoReq2010 в 2010 году (на самом деле, лишь в 2011 году – Н.Х.).  Ключевыми отличиями от предыдущих версий спецификаций были:

• Был смягчён, хотя и не устранён полностью акцент на идею использования электронной системы управления документами как центральной или единственной системы управления документами организации (или их хранилища);
  
  
• Была подчеркнула необходимость включения в деловые информационные системы определенного минимального, набора функциональных возможностей для управления документами;
  
  
• MoReq2010 привнёс определенную степень практичности в плане управления документами в других системах;
  
  
• MoReq2010 предусматривал интероперабельность между всеми MoReq-совместимыми системами на основе использования языка XML.

MoReq2010 содержал «… описание типового набора основных сервисов, которые используются многими документными системами различных типов». В его состав входил набор модулей, которые можно было бы включить в любое программное решение, в том числе в деловые приложения, чтобы они могли быть «MoReq-совместимыми документными системами» (MoReq compliant records systems, MCRS).

Мой комментарий: Я также входила в число участников проекта MoReq2010. С моей точки зрения, проект в целом завершился неудачей – в первую очередь из-за неоправданно больших амбиций его лидеров, которые создали неподъёмно сложную для практического использования концепцию, которая к тому же отражала больше интересы ИТ-сообщества, чем специалистов по управлению документами и архивистов. В то же время MoReq2010 содержал немало весьма интересных идей и наработок, к которым я иногда возвращаюсь даже сейчас, - и о нём не стоит забывать!

(Продолжение следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2024/11/17.html )

Эндрю Уорланд (Andrew Warland)

Источник: блог Эндрю Уорланда
https://andrewwarland.wordpress.com/2021/02/11/a-brief-history-of-electronic-document-and-records-management-systems-and-related-standards/