Захват, поиск, извлечение и управление документами

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 15 ноября 2021 года на сайте компании Lucidea.

Основы интеллектуального контроля над документами идейно аналогичны уровням архивного описания, охватывая группы документов, подгруппы, серии и элементы.

Чтобы управлять документами и обеспечивать доступ к ним, архивисты и специалисты по управлению документами должны понимать следующее:

• Направления и виды деятельности организации, и деловые процессы, в ходе которых создаются документы;
  
  
• Документы, создаваемые в рамках этих процессов, кто их создает, кто их использует и как эти документы взаимосвязаны друг с другом;
  
  
• Характеристики этих документов, такие, как требования в отношении сроков хранения, наличие статуса «важнейшего документа», ограничения на доступ;
  
  
• Ответственные хранители документов и местонахождение документов.

Частью того ключевого вклада, который специалисты в области управления информацией могут внести в разработку или переконструирование деловых процессов, является улучшение способности организации получать доступ к своей информации. Например, поиск извлечение информации можно улучшить, составив таксономию - схему классификации в соответствии с заранее определенной системой. Однако внедрение таксономии в масштабе организации может оказаться сложным и дорогостоящим делом.

Разработка таксономии

Разработка таксономии должна осуществляться в сотрудничестве с людьми, которые её используют. Учитывая объем работы и трудности с принятием таксономии пользователями, подход должен быть хорошо продуман до начала этой работы, а затем его следует периодически пересматривать по мере продвижения работы. В средней или крупной организации составление таксономии может занять годы, и даже в небольшой организации год работы не будет чем-то необычным.

Специалисты информационных профессий должны четко понимать, какие проблемы они пытаются решить с помощью таксономии. В какой степени организации требуется единая корпоративная таксономия? На каком уровне уместно составить единую таксономию? Именно здесь стремление типичного архивиста и специалиста по управлению документами к единообразию и единым точкам доступа соответствует желанию каждой организации как можно проще делать то, что они делают.

Таксономии рассматриваются как противоядие от подхода Google к поиску информации: всё индексировать, а затем извлекать с использованием определённой усвоенной способности ранжировать выдаваемые результаты. Google выдаёт информацию, но не предоставляет крайне важного для документов контекста.

Таксономии обеспечивают такой контекст, группируя вместе «похожие» вещи. Вопрос, однако, в том, как определить, что можно считать «подобным? Например, в организации выпуски новостей могут помещаться на хранение вместе, вместе могут храниться проектные документы по восстановлению окружающей среды, и материалы производственных проектов по восстановлению окружающей среды могут храниться вместе, - поскольку в каждом случае речь идёт о документах, относящихся к одному и тому же направлению деятельности (функции). Если пользователь захочет просмотреть все выпуски новостей (как свидетельства деловых операций), он сможет их найти. Но если он захочет получить все сведения о работах по восстановлении окружающей среды в Нью-Джерси, таксономия в этом случае не так сильно поможет. Большинство людей ищет информацию, а не документы о деловых транзакциях.

Таксономии хорошо работают при поиске доказательств или транзакций, или при прогнозировании запросов на полученную информацию. В остальных случаях распределение по категориям замедляет поиск. Специалисты по работе с информацией могут оказать дополнительную помощь посредством более точных метаданных и лучшего обучения пользователей методам эффективного поиска.

Создание метаданных

Метаданные имеют ключевое значение для управления жизненным циклом документа. Часто схема метаданных рассматриваются в качестве одного из аспектов документа или информационного актива. Так, например, схема метаданных «Дублинское ядро» (Dublin Core) нацелена на обеспечение широкого доступа к информационным ресурсам в Интернете. Включенные в схему метаданные помогают идентифицировать и описывать цифровые объекты, но они менее ценны при описании документов и их взаимоотношений друг с другом.

Проблема с метаданными заключается в том, что они не возникают автоматически; их необходимо собирать и вводить. Схему «Дублинское ядро» используют для описания тех объектов, которыми хотят поделиться – когда хотят, чтобы документ или ресурс были найдены. Ввиду этого такие организация могут выполнить работу по вводу метаданных. Однако большинство создателей документов и так могут найти свои документы, и они не заинтересованы в дополнительной работе, чтобы помочь кому-то ещё найти их самостоятельно. Архивистам следует найти способ собирать метаданные для всех документов, которыми необходимо управлять. Создатели документов не будут этого делать; они считают, что нужен автоматизированный способ решения этой задачи, требующий минимального вмешательства человека.

Когда лучше приложить усилия

В отношении метаданных есть такой аспект - «приложить усилия немедленно либо потрудиться потом». Все понимают, что добавление метаданных упрощает управление документами в длительной перспективе, и соответствующая предварительная работа в конечном итоге позволит получить отдачу спустя какое-то время. Большинство пользователей предпочитают прилагать усилия потом - когда они ведут поиск - потому что им не хочется заниматься назначением метаданных прямо сейчас. Отчасти это вопрос времени, но в большей степени это результат неспособности сделать процесс добавления метаданных простым.

Специалисты по управлению документами традиционно держались за модель таксономии, которая была создана на бумаге хорошо обученным персоналом, который занимался исключительно формированием дел. Сегодня специалисты информационных профессий хотят, чтобы все сотрудники достаточно знали о процедурах ведения документации, чтобы правильно формировать и вести дела. Такого, однако, не будет. Даже автоматизированные системы намного лучше справляются с этой задачей, используя простые схемы упорядочения документов.

«Достаточно хорошие» метаданные

Архивисты и специалисты по управлению документами должны определить, какие метаданные достаточно хороши для управления документами, а также найти самый простой способ их сбора. Конечно, значительная часть метаданных для текущего управления может быть автоматически собрана из самих систем, и многие из них могут быть созданы системой. Но всё равно ситуация оставляет желать лучшего, особенно в том, что касается неструктурированных данных. Можно надеяться, что со временем собирать и сохранять метаданные станет проще, так что упростятся формирование, поиск, извлечение и управление архивными материалами.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/archival-filing-retrieval-and-management/ 

Австралия: Размышления об итогах круглого стола на конференции RIMPA по теме взаимодействия с руководством

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 14 ноября 2021 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Для тех из Вас, кто не из региона Австралии и Новой Зеландии, RIMPA - это Ассоциация специалистов Австралазии по управлению документами и информацией (Records and Information Management Professionals Australasia, RIMPA, http://rimpa.com.au/ ). Я являюсь членом комитета RIMPA в Южной Австралии и время от времени выступаю на наших ежеквартальных встречах.

Недавно я имел настоящее удовольствие модерировать круглый стол по взаимодействию с руководством, который прошёл как дополнительное мероприятие в рамках ежегодной конференции в Аделаиде (Adelaide). Я выбрал данную тему для круглого стола, поскольку считаю, что это одно их тех направлений деятельности, где мы, как специалисты по управлению документами и информацией, могли бы значительно прибавить.

В круглом столе приняли участие:

• Дина Флеминг (Deanna Fleming, https://www.linkedin.com/in/deanna-fleming-7692327b/ ) – специалист по управлению информацией Департамента казначейства и финансов штата Южная Австралия;
  
  
• Роуэн Доллар (Rowan Dollar, https://www.linkedin.com/in/rowan-dollar/ ) - партнер-консультант Сети государственного сектора (Public Sector Network) и бывший ИТ-директор нескольких государственных министерств;
  
  
• д-р Дункан Холт (Dr Duncan Holt, https://www.linkedin.com/in/duncanholt/ ) - ИТ-директор государственного агентства штата Южной Австралии Homestart Finance (оказывает финансовую поддержку лицам, впервые приобретающим недвижимость в собственность – Н.Х.), бывший ИТ-директор агентства ReturnToWorkSA (администрирующего программу штата по социальной защите и реабилитации рабочих, получивших травмы на производстве – Н.Х.).

Я выбрал этих трёх коллег, потому что считаю их стабильно успешными в области управления информацией специалистами, от которых я многому научился в плане взаимодействия с высшим руководством, что мне очень помогло - и я не мог придумать лучшего способа помочь профессиональному сообществу, чем собрать их вместе с тем, чтобы они поделились своими знаниями. Я бесконечно благодарен каждому из них за то, что они ответили «да» на моё предложение.

Ниже я постарался отметить несколько ключевых моментов. Полностью видеозапись круглого стола Вы можете посмотреть по адресу https://www.youtube.com/watch?v=KBWiKDHq7Tc&t=10825s (начиная с отметки 3 часа 00 минут).

Слева направо: Карл Мелроуз, Дина Флеминг, Роуэн Доллар и Дункан Холт

 

Как мне кажется, общими у всех докладчиков были следующие три момента:

• Критически-важное значение имеет определение ценности информации;
  
  
• Речь идет о правильном выборе людей, с которыми Вы пойдёте на контакт. С одними руководителями проще наладить взаимодействие, чем с другими, и взаимодействовать становится легче, когда Вы уже заручились поддержкой других руководителей;
  
  
• Причины, по которым организация идёт на перемены, будут уникальными для этой организации - Вы должны выстраивать взаимоотношения и понимать приоритеты своей организации с тем, чтобы адаптировать свой подход к особенностям организации.

Следует отметить ещё два момента:

• Ближе к концу круглого стола прошла очень интересная дискуссия о стратегии и тактике;
  
  
• Примерно на четырехчасовой отметке видеозаписи (т.е. спустя час с начала работы круглого стола) Энн Корниш (Anne Cornish, генеральный директор RIMPA) задает отличный вопрос о том, как человеку, который по своему характеру не является открытым и общительным, включиться в обсуждение вопроса высшим руководством.

Я с большим удовольствие познакомился бы с Вашими мыслями и комментариями, а если у Вас есть собственный опыт взаимодействия с руководством – поделитесь им, пожалуйста. В будущем я также хотел бы организовать ещё один круглый стол, поэтому если Вам довелось решать этот вопрос и при этом Вы научились многому, чем не возражали бы поделиться в аналогичном формате – пожалуйста, свяжитесь со мной.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM / YouTube
https://metairm.substack.com/p/reflections-on-rimpa-sant-panel-on
https://www.youtube.com/watch?v=KBWiKDHq7Tc&t=10825s

Порядок представления доверенности, подтверждающей полномочия физического лица действовать от имени кредитной организации

Банк России указанием от 10 марта 2021 года №5751-У установил «Порядок представления доверенности, подтверждающей полномочия физического лица действовать от имени кредитной организации, оператора платежной системы, некредитной финансовой организации и индивидуального предпринимателя, осуществляющих указанные в части первой статьи 76.1 Федерального закона «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» виды деятельности». Документ вступит в силу с 1 января 2022 года.

При подписании электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) физическим лицом, действующим по доверенности от имени:

• Кредитной организации;
  
  
• Оператора платежной системы;
  
  
• Некредитной финансовой организации и
  
  
• Индивидуального предпринимателя.

в пакете электронных документов представляется доверенность, подписанная УКЭП кредитной организации, оператора платежной системы, некредитной финансовой организации и индивидуального предпринимателя (п.1).

Представление доверенности посредством включения в каждый пакет электронных документов, подписываемых представителем, не требуется в случае, если взаимодействие юридических лиц и/или индивидуальных предпринимателей в электронной форме осуществляется на основании заключенного соглашения, которым предусмотрена однократная передача доверенности в информационные системы, либо в информационную систему удостоверяющего центра Банка России (п.2).

Представление доверенности осуществляется с учетом следующих требований (п.3):

• В случае их представления в пакете с электронным документом, подписанным УКЭП представителя, в электронном документе указывается номер доверенности;
  
  
• В случае их представления способами, указанными в пункте 2, в электронном документе, подписанном УКЭП представителя, указываются номер доверенности, а также сведения об информационной системе, в которой она хранится.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=382732

ИСО: Опубликован стандарт ISO 37000 «Стратегическое управление организациями - Руководство»

Как сообщил сайт Международной организации по стандартизации, в сентябре 2021 года был опубликован стандарт ISO 37000:2021 «Стратегическое управление организациями - Руководство» (Governance of organizations – Guidance) объёмом 44 страницы, см. https://www.iso.org/standard/65036.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:65036:en .

Документ подготовлен техническим комитетом ИСО TC 309 «Стратегическое управление организациями» (Governance of organizations). О работе над этим документом я уже рассказывала здесь: http://rusrim.blogspot.com/2020/09/iso-37000.html

В аннотации на документ сказано:

«Хорошее стратегическое управление организациями означает, что принятие решений в организации основано на этике и культуре организации, на её практиках, поведении, структурах и процессах. Хорошее стратегическое управление создаёт и поддерживает организацию в соответствии с чёткой целью, которая обеспечивает долгосрочную отдачу в соответствии с ожиданиями заинтересованных сторон. Внедрение в организации хорошего стратегического управления основано на лидерстве, ценностях и на концептуальной структуре механизмов, процессов и структур, которые соответствуют её внутренним и внешним условиям ведения деловой деятельности.

Настоящее руководство адресовано органам и группам стратегического управления, но также может быть полезно и для тех, кто поддерживает их в рамках выполнения своих должностных обязанностей. Это:

• Персонал;
  
  
• Специалисты-практики в области стратегического управления;
  
  
• Другие заинтересованные стороны.

Использующие настоящее руководство организации будут лучше подготовлены для понимания ожиданий своих заинтересованных сторон и для применения необходимых творческих инициатив, культуры, принципов и мер для достижения целей организации в соответствии с ее целями и ценностями. Их руководящие органы будут обеспечивать подотчётность руководителей, а также соответствие культуры, норм и практик в организации её задачам и ценностям.

В настоящем руководстве сформулированы принципы стратегического управления, которые помогут органам стратегического управления эффективно, осмотрительной и действенно выполнять свои обязанности, способствуя доверию, вовлеченности, подотчетности, законности, оперативности реагирования, прозрачности и справедливости. Применяющие настоящее руководство органы стратегического управления могут добиться эффективной работы, ответственного управления и этичного поведения управляемых ими организаций.

... Настоящий документ содержит рекомендации по стратегическому управлению организациями. В нём сформулированы принципы и описаны ключевые аспекты соответствующий практики, которые помогут органам и группам стратегического управления выполнять свои обязанности таким образом, чтобы управляемые ими организации могли выполнять поставленные перед ними задачи. Стандарт также адресован заинтересованным сторонам, которые вовлечены или подвержены воздействию организации и стратегического управлению ею.

Стандарт применим в любых организациях, вне зависимости от их типа, размера, местоположения, структуры или цели.»

Содержание документа следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Стратегическое управление организациями
5. Обзор
6. Принципы стратегического управления

• 6.1. Цель
• 6.2. Получение отдачи
• 6.3. Стратегия
• 6.4. Надзор
• 6.5. Подотчётность
• 6.6. Вовлечение заинтересованных сторон
• 6.7. Лидерство
• 6.8. Данные и решения
• 6.9. Стратегическое управление риском
• 6.10. Социальная ответственность
• 6.11. Жизнеспособность и эффективность во времени

Библиография

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/65036.html
https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:65036:en

ИСО: Опубликованы технические спецификации ISO/TS 23258:2021 по таксономии и онтологии для технологий блокчейна и распределенных реестров

Как сообщил 15 ноября 2021 года сайт Международной организации по стандартизации (ИСО), официально опубликованы технические спецификации ISO/TS 23258:2021 «Технологии блокчейна и распределенных реестров – Таксономия и онтология» (Blockchain and distributed ledger technologies - Taxonomy and Ontology) объёмом 36 страниц, см. https://www.iso.org/standard/75094.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:75094:en . Документ подготовлен техническим комитетом TC307 «Технологии блокчейна и распределенных реестров» (Blockchain and distributed ledger technologies).

Под таксономией в документе понимается «упорядоченная структура (схема) категорий и подкатегорий, которые могут использоваться для сортировки и иного упорядочивания детализированных знаний или информации».

В свою очередь, «онтология - это формальное описание знаний как набора концепций в предметной области и существующих между ними взаимоотношений. Для создания такого описания необходимо определить такие элементы, как индивиды, классы, атрибуты и отношения, а также ограничения, правила и аксиомы.»

Во вводной части документа отмечается следующее:

«Таксономия полезна для определения правил классификации информации и данных, а также для выделения элементов и критериев классификации. Онтология направлена на четкое выделение концепций, которые формируют концептуальную основу и словарь рассматриваемой технологии, - и на создание основы, являющейся предпосылкой для понимания концепций, посредством определения их взаимосвязей (синонимы, включения, зависимости и т.д.).

Последовательная таксономия сама по себе является ценным ресурсом, который также поддерживает и помогает понять другие соответствующие стандарты.

Настоящий документ включает в себя таксономию понятий, таксономию систем на основе технологий блокчейна и распределённых реестров (DLT-систем) и таксономию областей применения, целей и видов экономической деятельности для вариантов использования. Данный документ включает онтологию, описывающую классы и атрибуты, а также взаимоотношения между понятиями (концепциями).

… Целевая аудитория включает, в частности, ученых, архитекторов информационных систем, клиентов, пользователей, разработчиков инструментов, регулирующие органы, аудиторов и организации по разработке стандартов.»

Содержание документа следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Сокращения
5. Таксономия
6. Онтология
Приложение A: Классификация систем на основе технологий блокчейна и распределённых реестров (DLT) на основе таксономии DLT-систем
Приложение B: Классификация вариантов использования технологий блокчейна и распределённых реестров
Библиография

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/75094.html
https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:75094:en

Арбитражная практика: Уничтожение персональных данных

Один из вопросов, который до сих пор так и не урегулирован до конца в законодательстве о персональных данных (ПДн) - это вопрос о процедуре их уничтожения. В правоприменительной практике данный вопрос рассматривается очень редко.

Арбитражный суд Ярославской области в мае 2019 года рассмотрел весьма занятное дело №А82-782/2019, в котором вопрос об уничтожении персональных данных гражданина встал в связи с тем, что тот не давал свое согласие обществу ОАО «Ярославский нефтеперерабатывающий завод им. Д.И.Менделеева» на обработку и распространение своих персональных данных, при этом он никогда не являлся членом Совета директоров общества, - а его именно по этим основания пытались привлечь к субсидиарной ответственности.

Суть спора

Гражданин обратился в арбитражный суд с иском к обществу ОАО «Ярославский нефтеперерабатывающий завод им. Д.И.Менделеева» об обязании уничтожить его персональные данные, находящиеся на всех материальных и электронных носителях ответчика и переданные им третьим лицам, а также размещенные в сети Интернет на сайтах: http://www.disclosure.ru , http://www.e-disclosure.ru , http://disclosure.interfax.ru в полном объеме.

На судебном заседании гражданин уточнил требования, исключив из перечня материальные носители, с которых необходимо удалить его персональные данные; подлинные документы, переданные в правоохранительные органы для проведения мероприятий в рамках расследования уголовных дел и в суд в рамках рассмотрения дела о несостоятельности (банкротстве).

Позиция ОАО «Ярославский нефтеперерабатывающий завод им. Д.И.Менделеева»

Нарушений законодательства о персональных данных при использовании ПДн гражданина допущено не было. Уничтожение же его ПДн приведет к затягиванию процедуры банкротства завода, так как ПДн гражданина указаны в ряде документов, в рамках заявлений о взыскании убытков и привлечении к субсидиарной ответственности.

В производстве СО МО МВД России «Тутаевский» находится уголовное дело по факту того, что в период с октября 2014 года по февраль 2016 года неустановленные лица из числа руководителей завода, выполняющие управленческие функции, используя свои полномочия, вопреки законным интересам организации и в целях извлечения выгоды и преимуществ для себя, совершили незаконные сделки по отчуждению движимого имущества завода по заниженной стоимости на общую сумму более 407 млн. руб., причинив существенный вред интересам общества.

У следственных органов в настоящее время имеется необходимость выполнить ряд следственных действий, а именно: установить местонахождения и допросить в качестве свидетеля гражданина, при необходимости провести очные ставки, выяснить, кто именно из числа руководителей общества одобрил заключение сделок по купле-продаже и аренде имущества. Также в настоящее время в Следственном управлении по Ярославской области Следственного комитета Российской Федерации по заявлению гражданина проводится проверка по факту фальсификации документов. Его персональные данные являются доказательствами по уголовному делу.

Кроме того, в рамках дела о несостоятельности (банкротстве) ответчика до настоящего времени не рассмотрено заявление о привлечении к субсидиарной ответственности руководителей общества. Уничтожение персональных данных, по мнению завода, приведет к уничтожению улик по уголовному делу, а также воспрепятствует рассмотрению заявления о привлечении к субсидиарной ответственности.

Позиция Арбитражного суда Ярославской области

Решением Арбитражного суда Ярославской области от 18.10.2016 по делу №А82-1526/2016 общество ОАО «Ярославский нефтеперерабатывающий завод им. Д.И.Менделеева» было признано несостоятельным (банкротом) и в отношении него было открыто конкурсное производство.

Решением Арбитражного суда Ярославской области в январе 2019 года и постановлением Второго арбитражного апелляционного суда в мае 2019года были удовлетворены исковые требования гражданина о признании недействительными решения годового общего собрания акционеров ОАО «ЯНПЗ им. Д.И.Менделеева» от 30 мая 2013 года в части избрания его в состав Совета директоров общества и решений Совета директоров общества от 24.09.2012 и от 11.02.2014 в части указания в них гражданина.

Также Арбитражным судом Ярославской области рассматривается обособленный спор о привлечении к субсидиарной ответственности бывших членов Совета директоров общества (дело №А82-1526/2016).

В рамках рассмотрения дела №А82-20693/2018 было установлено, что гражданин никогда не являлся ни акционером общества, ни членом Совета директоров общества. Доказательств того, что он избирался в состав Совета директоров и принимал участие в его работе, завод не представил. Сведения в протоколах заседаний Совета директоров о том, что гражданин является членом Совета директоров, являются недостоверными.

Гражданин просил обязать общество уничтожить его персональные данные:

• Со всех материальных и электронных носителей в связи с тем, что он не давал свое согласие обществу на их обработку и распространение, членом Совета директоров общества он никогда не являлся;
  
  
• Находящиеся на материальных носителях и в сети Интернет на сайтах: http://www.disclosure.ru , http://www.e-disclosure.ru , http://disclosure.interfax.ru , за исключением подлинных документов, переданных в правоохранительные органы для проведения мероприятий в рамках расследования уголовных дел и в суд в рамках рассмотрения дела о несостоятельности (банкротстве).

Гражданин не давал своего согласия на обработку и распространение своих ПДн заводом, следовательно, завод не имел законных оснований на обработку, хранение, распространение и использование ПДн гражданина

Ввиду того, что гражданин не давал согласия ответчику на обработку своих персональных данных, не является и не являлся членом Совета директоров завода, суд признал исковые требования обоснованными, основанными на законе, подлежащими удовлетворению в заявленном объеме.

Доводы завода о том, что удаление персональных данных гражданина приведет к уничтожению улик по уголовному делу и воспрепятствует рассмотрению заявления о привлечении к субсидиарной ответственности членов Совета директоров общества в рамках дела о банкротстве, судом были отклонены, поскольку гражданином были скорректированы исковые требования в данной части. По мнению суда, уничтожение ПДн не может привести к указанным последствиям, так как он не является и не являлся членом Совета директоров общества.

В итоге суд удовлетворил исковые требования гражданина и обязал ОАО «Ярославский нефтеперерабатывающий завод им. Д.И.Менделеева» уничтожить его персональные данные.

Позиция Второго арбитражного апелляционного суда

Второй арбитражный апелляционный суд в сентябре 2019 года при рассмотрении вопроса отметил, что доводы завода о том обстоятельстве, что порядок уничтожения ПДн, находящихся на электронных носителях, не урегулирован законодательно, - не может служить основанием для отказа в удовлетворении исковых требований, поскольку не отменяет факта отсутствия законных оснований для хранения заводом как оператором информации, содержащей ПДн гражданина.

Кроме того, заводом не было представлено доказательств отсутствия технической или иной возможности уничтожения таких данных (статья 65 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации).

Второй арбитражный апелляционный суд оставил без изменения решение Арбитражного суда Ярославской области, а апелляционную жалобу завода - без удовлетворения.

Позиция Арбитражного суда Волго-Вятского округа

Арбитражный суд Волго-Вятского округа в ноябре 2019 года оставил без изменения решение Арбитражного суда Ярославской области и постановление Второго арбитражного апелляционного суда, а кассационную жалобу завода - без удовлетворения.

Источник: Официальный сайт Верховного Суда Российской Федерации / Электронное правосудие по экономическим спорам
http://www.arbitr.ru/ 

Искусственный интеллект: Алгоритмы искусственного интеллекта и эволюция по Дарвину

Данная заметка Дика Вейсингера (Dick Weisinger – на фото) была опубликована 11 ноября 2021 года на блоге компании Formtek.

Универсальный (или «общий») искусственный интеллект, УИИ (Artificial General Intelligence, AGI,  https://en.wikipedia.org/wiki/Artificial_general_intelligence , см. также https://livepcwiki.ru/wiki/Artificial_general_intelligence - Н.Х.) - это способность компьютера понимать и изучать концепции и понятия на том же уровне, что и человек. Искусственный интеллект еще далек от УИИ, однако некоторые исследователи предполагают, что он, возможно, ждать его появления не так долго, как мы думаем.

Предприниматель и разработчик программного обеспечения Чарльз Саймон (Charles Simon, https://www.cmswire.com/author/charles-simon/ ) пишет, что «Универсальный искусственный интеллект - это не какая-то далёкая фантазия. Мы столкнёмся с ним раньше, чем думает большинство людей» (см. https://jaxenter.com/agi-developing-174464.html#authors-block ).

Пионер искусственного интеллекта Джеффри Хинтон (Geoffrey Hinton, https://en.wikipedia.org/wiki/Geoffrey_Hinton) говорит, что «в кубическом сантиметре мозга содержится один триллион синапсов. Если универсальный ИИ вообще возможен, для него, вероятно, потребуется как раз один триллион синапсов» (см. https://www.zdnet.com/article/ai-on-steroids-much-bigger-neural-nets-to-come-with-new-hardware-say-bengio-hinton-lecun/ ).

Исследователь из компании OpenAI (американская компания, занимающаяся разработкой и лицензированием технологий на основе машинного обучения, см. https://ru.wikipedia.org/wiki/OpenAI - Н.Х.) Джефф Клун (Jeff Clune, https://www.linkedin.com/in/jeff-clune-56403a26/ ) отмечает, что «Довольно простой алгоритм дарвиновской эволюции породил Ваш разум, и Ваш разум, вероятно, является самым умным из известных нам до сих пор алгоритмом изучения во Вселенной... Мы можем начать с алгоритма, который изначально не имеет внутри себя большого интеллекта, и затем наблюдать, как он наилучшим образом саморазвивается, вероятно, вплоть до уровня универсального искусственного интеллекта» (см. https://techtoptu.com/2021/05/27/ai-is-learning-how-to-create-itself/ ).

У Хинтона есть лишь одно сожаление в связи с успехами, которые мы наблюдаем в области искусственного интеллекта. Он как-то сказал (см. https://www.zdnet.com/article/ai-on-steroids-much-bigger-neural-nets-to-come-with-new-hardware-say-bengio-hinton-lecun/ ): «В 2009 году я совершил большую ошибку в отношении Nvidia. Тогда я сказал аудитории из тысячи аспирантов, что они должны пойти и купить графические процессоры Nvidia, чтобы ускорить производительность своих нейронных сетей. Я позвонил в Nvidia и, сообщив, что только что порекомендовал их графические процессоры тысяче исследователей, спросил, не могли бы они в связи с этим выдать мне один бесплатно - на что они ответили: «Нет». Что мне следовало бы сделать в тот момент, если бы я был действительно умён, - так это взять все свои сбережения и вложить их в акции Nvidia. Тогда акция стоила 20 долларов, а сейчас - 250 долларов» [на момент написания поста, уже ближе к 800 долларам].

Дик Вейсингер (Dick Weisinger)

Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/artificial-intelligence-ai-algorithms-and-darwinian-evolution/ 

Как эффективно соединить управление документами и управление деловой деятельностью

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 10 ноября 2021 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Давайте посмотрим правде в глаза, сейчас идёт ежедневная борьба за документы. От нас постоянно отмахиваются руководители деловых подразделений, которые не верят, что служба управления документами может им что-либо предложить, помимо отвлечения времени и сил от их выполнения их основных задач.

Однако я считаю, что на самом деле наши цели очень хорошо синхронизированы - если бы мы только оба это знали! Как только мы возвращаемся к реальным основам управления документами, никакого конфликта нет - только согласованность.

Всё сводится к ключевому вопросу – зачем мы документируем?

Думаю, причина для этого только одна. Мы хотим управлять вещами более эффективно. Если бы нам нечем было управлять, нам бы не понадобились документы.

Мы создаем точные финансовые документы не для исторических целей и не ради соответствия законодательно-нормативным требованиям; мы создаем их потому, что они позволяют нам более эффективно управлять нашими деньгами.

Мы создаем точную информацию о правах собственности на землю не в исторических целях и не ради соответствия законодательно-нормативным требованиям; мы создаем её, потому что она позволяет нам более эффективно управлять правами собственности на землю.

Если мы поговорим с руководителями деловых подразделений о том, чем именно они хотели бы лучше управлять, а затем по-настоящему покопаемся в этом вопросе, то, я думаю, мы обнаружим, что многие проблемы, с которыми они сталкиваются, можно решить с использованием практики управления документами.

Если мы можем управлять правами собственности на землю и деньгами, создавая о них документы, а затем организовывая эти документы таким образом, чтобы сделать их полезными, то, я думаю, у нас есть инструменты, которые способны упростить жизнь большинству деловых руководителей.

Если мы сделаем всё это правильно, у нас также будут безупречные документы, - что в свою очередь приведёт к формированию потрясающих архивов. Исполнение законодательно-нормативных требований также становится очень простым делом, когда оно фактически является побочным продуктом улучшенного управления деловой деятельностью.

Полагаю, нам просто нужно держать в центре внимания вопрос том, почему мы создаём документы.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-to-connect-records-management

С каких документов МФЦ будут изготавливать электронные дубликаты?

Правительство Российской Федерации постановлением от 25 октября 2021 года №1818 утвердило «Перечень документов и информации, в отношении которых создаются и направляются в федеральные органы исполнительной власти, органы государственных внебюджетных фондов, исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, предоставляющие государственные и (или) муниципальные услуги, и гражданам электронные дубликаты документов и информации».
 
Электронные дубликаты документов будут изготавливаться многофункциональными центрами со следующих документов:

• Документ воинского учета (военный билет);
  
  
• Свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния, выданные компетентными органами иностранного государства, и их нотариально удостоверенные переводы на русский язык;
  
  
• Свидетельство об усыновлении, выданное органами записи актов гражданского состояния или консульскими учреждениями РФ;
  
  
• Документы о трудовой деятельности, трудовом стаже гражданина, а также документы, оформленные по результатам расследования несчастного случая на производстве либо профессионального заболевания, сведения в соответствии с которыми отсутствуют в распоряжении Пенсионного фонда РФ (мне кажется, что в конце данного пункта пропущено несколько слов, в результате чего текст не вполне понятен – Н.Х.);
  
  
• Документы об образовании и (или) о квалификации, об ученых степенях и ученых званиях и документы, связанные с прохождением обучения, выданные в том числе на территории иностранного государства, и их нотариально удостоверенные переводы на русский язык;
  
  
• Документы об образовании и (или) о квалификации, об ученых степенях и ученых званиях, выдаваемые военными профессиональными образовательными организациями и военными образовательными организациями высшего образования, а также выданные в 1992 - 1995 годах организациями, осуществляющими образовательную деятельность на территории РФ;
  
  
• Документы, содержащие исторические сведения о месте проживания гражданина до 2015 года включительно, в том числе содержащие информацию о гражданах, совместно проживающих и зарегистрированных в одном жилом помещении с таким гражданином;
  
  
• Документы, подтверждающие сведения о расходах гражданина и членов его семьи и являющиеся основанием для назначения в отношении гражданина и его членов семьи субсидий и льгот, пенсий, пособий, за исключением сведений в соответствии с пунктом 35 статьи 6 Федерального закона «О государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства»;
  
  
• Документы, выданные гражданам в ходе гражданского или административного судопроизводства либо судопроизводства в арбитражных судах, в том числе копии решений, приговоров, определений и постановлений судов общей юрисдикции и арбитражных судов;
  
  
• Выданные гражданам документы о государственных и ведомственных наградах, государственных премиях и знаках отличия;
  
  
• Документы о заработке, доходе, денежном довольствии, содержании;
  
  
• Справки, заключения и иные документы, выдаваемые медицинскими организациями, осуществляющими медицинскую деятельность и входящими в государственную, муниципальную или частную систему здравоохранения;
  
  
• Документы об инвалидности, выданные за пределами территории Российской Федерации;
  
  
• Удостоверения и документы, подтверждающие право гражданина на получение социальной поддержки в соответствии с законодательством РФ;
  
  
• Сведения о факте обучения заявителя и (или) членов его семьи младше 23 лет в общеобразовательном учреждении либо образовательном учреждении среднего профессионального или высшего образования по очной форме обучения;
  
  
• Сведения о факте обучения заявителя или членов его семьи младше 23 лет в общеобразовательном учреждении либо образовательном учреждении среднего профессионального или высшего образования по очной форме обучения и неполучения стипендии в период, за который рассчитывается среднедушевой доход семьи;
  
  
• Сведения о факте прохождения заявителем или членами его семьи лечения длительностью свыше 3 месяцев, вследствие чего временно невозможно осуществлять трудовую деятельность, в период, за который рассчитывается среднедушевой доход семьи;
  
  
• Сведения о прохождении заявителем или членами его семьи военной службы по призыву в период, за который рассчитывается среднедушевой доход семьи или сведения о прохождении заявителем и (или) членами его семьи военной службы по призыву, а также о статусе военнослужащего, обучающегося в военной профессиональной организации и военной образовательной организации высшего образования и не заключившего контракт о прохождении военной службы;
  
  
• Сведения о размере единовременного пособия при увольнении с:
  
  
• Военной службы;
  
  
• Службы в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы РФ;
  
  
• Органах федеральной службы безопасности;
  
  
• Органах государственной охраны;
  
  
• Органах внутренних дел РФ;
  
  
• Таможенных органах РФ;
  
  
• Войсках национальной гвардии РФ;
  
  
• Органах принудительного исполнения РФ;
  
  
• Главном управлении специальных программ Президента РФ;
  
  
• из иных органов, в которых законодательством РФ предусмотрено прохождение федеральной государственной службы, связанной с правоохранительной деятельностью.

Мой комментарий: Отмечу, что состав документов очень специфичен. Что интересно - паспорта РФ в этом списке нет.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=399487

Электронные документы и традиционные архивные ценности

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 8 ноября 2021 года на сайте компании Lucidea.

Затраты на хранение электронных документов во всех отношениях выше, чем для физических документов (за единственным исключением расходов на физическое пространство, необходимое для хранения электронных материалов). Но эти затраты компенсируются за счёт того, что электронные документы дают возможность представлять и извлекать информацию способами, которые в аналоговом мире были невозможны.

Еще один крайне важный момент заключается в том, что любая серия документов (в нашей традиции аналогом серии документов может быть позиция в номенклатуре дел – Н.Х.), вероятно, рано или поздно будет переведена из аналогового в электронный формат, поэтому хранилищу придётся решать вопросы перехода, - если только не будет принято решение о прекращении сбора и хранения таких документов. Кроме того, во многих случаях серия электронных документов будет включать в себя материалы, которые на бумаге были представлены в виде нескольких разных серий документов, поэтому становится более сложным получение информации, необходимой для принятия решений в рамках экспертизы ценности.

Архивисты сталкиваются с проблемами и опасениями, касающимися отбора и экспертизы ценности электронных документов, и пытаются объяснить, как они проявляются в различных институциональных средах и типах коллекций, и что это означает для архивной профессии в будущем.

Зависимость от технологий

Для использования цифровых носителей информации требуются аппаратное и программное обеспечение, которые за прошедшие годы кардинально изменилось. Архивная коллекция может включать файлы в нескольких различных форматах, без информации о том, как и когда были созданы эти документы, - и не всегда будет возможность это узнать.

Обеспечение долговременной сохранности

После того, как архив возьмёт на себя обязательство принять на хранение коллекцию, содержащую изначально-электронные документы, и определит, что именно эти документы содержат, как организованы файлы и как архив будет управлять документами и обеспечивать их сохранность и доступность для исследователей, - архив также должен принять на себя обязательство сохранять в пригодном для использования виде во времени. Для этого требуются значительные инвестиции в аппаратное и программное обеспечение, оборудование, компетенции и навыки, и в рабочую силу.

Удобство манипулирования

Электронными документами легко манипулировать, но это «палка о двух концах». С одной стороны, легкость манипулирования расширяет возможности для использования данных, поскольку их можно переупорядочить в соответствии с условиями поиска. С другой стороны, не всегда можно определить первоначальную форму данных.

Традиционные архивные ценности

Традиционная архивная теория сохраняет свою актуальность и в цифровом мире. Подумайте о том, как свойство документа быть изначально-электронным может повлиять на оценку его доказательной и информационной ценности. Упрощают ли или же усложняют вопрос о доказательной ценности более сложные способы, которые многие создатели используют для изготовления  электронных документов? Ставит ли удобство манипулирования под сомнение информационную ценность документов? Являются ли эти документы более «говорящими» ввиду того, что процесс их создания, - при условии его надлежащей документированности, - отражает современные социальные и организационные структуры? Подумайте обо всей дополнительной информации, которая может быть найдена в сообщении электронной почты, помимо его основного содержания.

Архивистов заботит вопрос о том, как документы были созданы: уровни активности внутри организации, важность этой деятельности, уникальность информации, пригодность информации к использованию и взаимосвязь с другими документами, а также ценность документов для научных исследований. Эти факторы помогают архивистам проводить экспертизу ценности документов и принимать решения об их отборе на архивное хранение.

В цифровой среде традиционные архивисты всегда будут нужны. Иными словами, бумага никуда не денется, но архивисты сейчас должны уметь совместно использовать подходы для бумажных и электронных документов - иногда в рамках одной коллекции.

Посткастодиальная эпоха

Мой комментарий: Термин «посткастодиальный» в отношении архивной теории и практики означает, что архивисты не столько сами занимаются физическим приемом и хранением документов, сколько руководят, оказывают методическую помощь и/или контролируют то, как их создатели осуществляют депозитарное хранение этих документов в их системах.

Электронные документы непрозрачны, их трудно исследовать по темам, и акцент должен делаться на их происхождение и контекст. В результате архивисты перешли в посткастодиальную эпоху. Хотя архивисты могут спорить о реалистичности того, что создатели документов проявляют достаточный интерес к обеспечению долговременной сохранности и доступности своих документов, - тот факт, что нет какого-то единого жизненного цикла, в рамках которого документы перестают быть активными, означает, что ключевое значение имеет более активное взаимодействие с создателями документов (по крайней мере, в институциональной среде). Преимущество посткастодиального подхода заключается в том, что, если информация действительно важна для создателей документов, они будут поддерживать системы, обеспечивающие её доступность.

Частью работы с контекстом является определение взаимосвязей, включающее выявление связей между действующими лицами, которые проливают свет на происхождение и контекст. Акцент на данный вопрос смещает внимание от традиционных архивных функций сбора, систематизации и описания документов. Вместо этого данный подход подталкивает нас больше обращать внимание на то, как общество (и его отдельные и институциональные члены) документируют, используют, хранят, описывают и уничтожают информацию. Это транслируется в сферу управления документами и помогает нам понять, как настраиваются и работают системы.

Контент, контекст и структура

Документы состоят из трёх компонентов: контента (содержания), контекста и структуры. Все три компонента также присутствуют в аналоговых делах, но с большей прозрачностью. Среди проблем при проведении экспертизы ценности в электронной среде можно назвать следующие:

• Документы не хранятся в одном физическом месте;
  
  
• Контент может представлять собой не единое целое, а может храниться в разных местах и логически импортироваться в документы или вложения;
  
  
• Форма и контент не являются неизменными;
  
  
• Изменения в программном обеспечении могут изменить способ работы системы, а также значения данных и взаимоотношения между ними.

Преимущество выяснения всего этого – это деловая отдача, которую архивисты могут дать на основе понимания этих взаимоотношений и «информационного мира» внутри организации.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/electronic-records-and-traditional-archival-values/

Правила направления многофункциональными центрами электронных дубликатов документов и информации, а также их хранения и использования

Правительство Российской Федерации постановлением от 25 октября 2021 года №1818 утвердило «Правила направления электронных дубликатов документов и информации, заверенных усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг, в федеральные органы исполнительной власти, органы государственных внебюджетных фондов, исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления предоставляющие государственные и (или) муниципальные услуги, и гражданам, а также хранения и использования электронных дубликатов документов и информации». Правила вступают в силу с 1 июля 2022 года.

Министерству цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ поручено до 1 апреля 2022 года обеспечить разработку и функционирование типового технического решения, интегрированного с федеральной государственной информационной системой «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», функционирующей в составе инфраструктуры, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме (п.2).

Электронные дубликаты документов (ЭДД) не позднее одного часа с момента их создания направляются уполномоченными должностными лицами многофункциональных центров (МФЦ), осуществившими их создание, заявителю или его законному представителю, ранее лично обратившимся в МФЦ в целях создания ЭДД (заявитель), путем их размещения в личном кабинете заявителя на едином портале (п.2).

ЭДД размещаются уполномоченным должностным лицом МФЦ в личном кабинете посредством передачи их, а также сведений из автоматизированной информационной системы МФЦ в подсистему единого личного кабинета с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия (п.3).

Заявитель вправе самостоятельно с использованием своего личного кабинета ознакомиться с ЭДД, созданными на основании документов и информации, предусмотренных перечнем документов и информации, в отношении которых создаются и направляются в федеральные органы исполнительной власти, органы государственных внебюджетных фондов, исполнительные органы государственной власти субъектов РФ, органы местного самоуправления, предоставляющие государственные и (или) муниципальные услуги, и гражданам ЭДД и информации (далее - перечень) и ранее представленных заявителем в многофункциональный центр на бумажном носителе, после размещения ЭДД уполномоченным должностным лицом многофункционального центра в личном кабинете заявителя на едином портале и выполнения подсистемой единого личного кабинета заявителя на едином портале действий, предусмотренных пунктом 10 настоящих Правил.

В случае отсутствия в МФЦ технической возможности передачи ЭДД и сведений в личный кабинет заявителя из автоматизированной информационной системы МФЦ передача их и сведений, допускается посредством типового технического решения, интегрированного с единым порталом, функционирующего в составе инфраструктуры взаимодействия (п.4).

Одновременно с ЭДД в личном кабинете заявителя на едином портале размещаются следующие сведения (п.5):

• Наименование, серия и номер ЭДД (при наличии);
  
  
• Дата и время создания ЭДД;
  
  
• Фамилия, имя и отчество уполномоченного должностного лица МФЦ, создавшего ЭДД и разместившего его в личном кабинете заявителя на едином портале;
  
  
• Наименование и адрес МФЦ, уполномоченное должностное лицо которого осуществило создание и размещение ЭДД в личном кабинете.

В случае согласия заявителя, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре взаимодействия, ЭДД, размещенные в личном кабинете на едином портале, могут быть также переданы в его личный кабинет на региональном портале государственных и муниципальных услуг посредством автоматической их передачи из личного кабинета в личный кабинет с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия (п.6).

Электронные дубликаты документов, размещенные в личных кабинетах, направляются в органы власти заявителем самостоятельно вместе с заявлением о предоставлении государственной или муниципальной услуги, подаваемым с использованием личных кабинетов (п.7).

Электронные дубликаты документов и сведения (п. 5 настоящих Правил) подлежат хранению в подсистеме единого личного кабинета заявителя на едином портале бессрочно (п.8).

Использование заявителем ЭДД допускается в целях получения государственных и (или) муниципальных услуг в органах власти, ознакомления и направления по желанию заявителя, подписанному УКЭП или УНЭП в иные информационные системы, в том числе в государственные информационные системы, подключенные к инфраструктуре взаимодействия (п.9).

Использование органами власти ЭДД осуществляется в целях предоставления заявителю государственных и (или) муниципальных услуг.

При получении органами власти ЭДД, органы власти не вправе требовать от заявителей представления оригиналов документов и информации, ранее представленных заявителем в многофункциональный центр на бумажном носителе.

В целях хранения ЭДД, а также сведений, подсистема единого личного кабинета при их размещении обеспечивает подписание и повторное их подписание УКЭП оператора единого портала с использованием квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи (сертификат) оператора (п.10).

Повторное подписание электронного дубликата документа УКЭП оператора обеспечивается оператором с использованием вновь созданных и выданных ключа электронной подписи и сертификата оператора исключительно в следующих случаях:

• Не позднее чем за 3 месяца до истечения срока действия последнего выданного сертификата оператора единого портала;
  
  
• При смене лица, ответственного за создание последнего выданного ключа электронной подписи и последнего выданного сертификата электронной подписи оператора единого портала;
  
  
• При установленном факте компрометации или возникновении угрозы компрометации последнего выданного ключа электронной подписи оператора единого портала;
  
  
• После аннулирования последнего выданного сертификата оператора единого портала в соответствии с законодательством РФ.

Мой комментарий: Требование обеспечить бессрочное хранение в личном кабинете заявителя на едином портале электронных дубликатов документов означает, что у единого портала появляется новая функция, а у его оператора - дополнительная головная боль, связанная с обеспечением их долговременной сохранности и юридической значимости.

Что касается переподписания электронных дубликатов, то я очень сочувствую оператору, да и всем государственным органам, которые будут получать «дубликаты» вместе с «павлиньим хвостом» из нескольких УКЭП. В данном нормативно документе не освещён вопрос о том, должны ли получатели дубликатов проводить проверку всех УКЭП, которым будет подписан дубликат.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=399487

Международный совет архивов: Выложен в свободном доступе 42-й номер журнала Flash

Данное новостное сообщение было разослано Международным советом архивов (МСА) 9 ноября 2021 года.

В свободном доступе выложен свежий 42-й выпуск журнала Flash на тему «Расширение возможностей общества, основанного на знаниях: Нарождающиеся архивы и эволюционирующая профессия» (Empowering Knowledge Societies: Emerging archives and the evolving profession).

В этом году все мероприятия Международного совета архивов (МСА) были нацелены на обдумывание вопроса, выбранного в качестве ключевой темы Конгресса МСА в Абу-Даби - «Расширяя возможности общества, основанного на знаниях». Хотя Конгресс был перенесен на 2023 год, высказываемые профессиональным сообществом мнения демонстрируют динамизм и резонанс, который эта тема имеет для сообщества, учитывая многообразие ответов и инициатив, которое пытается отразить данный выпуск журнала Flash. В этом выпуске собраны статьи, раскрывающие, как мы внедряем прагматичные инновации и коллективную ответственность.

Члены Архивного общества Хорватии (Hrvatsko arhivsko društvo, https://www.had-info.hr/ ) рассказывают о том, как они внедряют искусственный интеллект (ИИ) в своей практике, а также о многогранных отношениях, возникающих между архивистом и ИИ при использовании инновационных методов для развертывания этих технологий (стр. 3).

Брижит Тройон (Brigitte Troyon) рассказывает в своей статье о подходе Международного комитета Красного Креста (International Committee of the Red Cross, ICRC) к управлению «хаотичными» документами в международном контексте, и о том, как сотрудничество с создателями документов облегчило Красному Кресту реагирование на пандемию COVID-19 (стр. 4).

Роберт Мкувира (Robert Mkuwira) из Национальных Архивов Малави даёт нам представление об аудиовизуальных архивах, об их ценности для пользователей, имеющих ограниченный доступ к аналоговым архивным документам, а также о конкретных проблемах, с которыми архивы в регионе Африки к югу от Сахары сталкиваются при обеспечении долговременной сохранности и подотчетности (стр. 6).

В основе всех этих инициатив лежит серьёзный подход, направленный на повышение осведомленности принимающих решения лиц. Подготовленные британской Коалицией по электронной сохранности (Digital Preservation Coalition, DPC) рекомендации для руководства организаций по вопросу обеспечения долговременной сохранности электронных документов и информации (Executive Guide on Digital Preservation), представленные Сарой Миддлтон (Sarah Middleton), является моделью для повышения осведомленности лиц, входящих в наши иерархические руководящие структуры, а также за их пределами.

В этом выпуске журнала Flash также рассказывается об основных последних новостях и событиях МСА: завершение конференции #ICAEKS2021 (о ней см. также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2021/10/21.html - Н.Х.), запуск нового онлайн-курса обучения «Управление цифровыми архивами» (Managing Digital Archives), назначение нового вице-президента МСА по программам и редакторов журнала Comma, утверждении представленной в предыдущем выпуске реформы устава МСА, и объявление о предстоящих физических мероприятиях, организованных МСА. В конце номера перечислены ресурсы, размещенные Программной комиссией МСА в этом году в онлайн-доступе, а также последние публикации в журнале Comma.

Желаем Вам Приятного чтения!

Мой комментарий: Скачать 42-й номер журнала Flash объёмом 18 двойных листов можно по адресу: https://ica.us13.list-manage.com/track/click?u=1b20e514cb2495e4b8fa8c925&id=bb24a61118&e=968e6f4dcb

Источник: сайт МСА
https://ica.us13.list-manage.com/track/click?u=1b20e514cb2495e4b8fa8c925&id=bb24a61118&e=968e6f4dcb

Порядок формирования и ведения единого реестра экспертов-аудиторов

Правительство Российской Федерации постановлением от 9 ноября 2021 года №1923 утвердило «Правила формирования и ведения единого реестра экспертов-аудиторов», которые вступают в силу с 1 марта 2022 года.

Для справки: Понятие «эксперт-аудитор» было введено федеральным законом №460-ФЗ от 22 декабря 2020 года «О внесении изменений в Федеральный закон «О техническом регулировании» и Федеральный закон «О внесении изменения в статью 4 Закона Российской Федерации «О защите прав потребителей» (ст.26). Они будут выполнять работы по обязательной сертификации товаров и подписывать сертификаты соответствия.

Правила устанавливают порядок формирования и ведения единого реестра экспертов-аудиторов, в том числе (п.1):

• Состав сведений и документов в электронной форме, включая электронные документы и (или) электронные образы документов (документы), включаемых в реестр;
  
  
• Основания для внесения изменений в сведения и документы, содержащиеся в реестре;
  
  
• Порядок предоставления содержащихся в едином реестре сведений и документов.

Единый реестр представляет собой государственный информационный ресурс на базе программно-аппаратных средств национального органа по аккредитации, обеспечивающий возможность доступа к сведениям, содержащимся в открытой части реестра в сети «Интернет» (п.2).

Организация формирования и ведения реестра осуществляется национальным органом по аккредитации.

Функции по его  формированию и ведению осуществляет подведомственное национальному органу по аккредитации федеральное государственное учреждение.

Формирование и ведение единого реестра включают в себя (п.3):

• Передачу и сбор сведений и документов об экспертах-аудиторах, компетентность которых подтверждена и о приостановлении, возобновлении и прекращении аттестации эксперта-аудитора;
  
  
• Хранение, систематизацию, актуализацию и защиту содержащихся в реестре сведений и документов.

Формирование и ведение реестра осуществляются с учетом сведений, содержащихся в федеральной государственной информационной системе в области аккредитации (информационная система) об органах по сертификации, аккредитованных в национальной системе аккредитации (орган по сертификации), о работниках органов по сертификации, участвующих в выполнении работ по подтверждению соответствия (п.4).

Сведения и документы для включения в него представляются органом по сертификации, работником которого является эксперт-аудитор, или экспертом-аудитором.

Формирование и ведение реестра осуществляются в электронном виде как части информационной системы, в том числе с учетом совместимости и взаимодействия с иными информационными системами и информационно-телекоммуникационными сетями, в условиях, обеспечивающих предотвращение несанкционированного доступа к нему (п.5).

Включение эксперта-аудитора в реестр осуществляется в автоматическом режиме путем формирования с использованием функциональных возможностей информационной системы записи в едином реестре из сведений и документов, представленных в национальный орган по аккредитации в установленном порядке (п.8).

Запись об эксперте-аудиторе в реестре содержит в том числе следующие документы (п.9):

• Заверенная в установленном законодательством РФ порядке копия трудовой книжки и (или) сведения о трудовой деятельности эксперта-аудитора;
  
  
• Электронный образ (скан-копия) согласия эксперта-аудитора на обработку персональных данных.

Работники органа по сертификации осуществляют деятельность в качестве эксперта-аудитора в период действия статуса «действует» в отношении записи об эксперте-аудиторе в реестре и исключительно в пределах области деятельности эксперта-аудитора, включенной в реестр (п.10).

Часть сведений об аудиторах являются открытыми для ознакомления с ними органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических и физических лиц (заинтересованные лица) (п.14).  Заинтересованным лицам обеспечивается бесплатный свободный доступ к ним (п.15).

Предоставление сведений об экспертах-аудиторах осуществляется с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия и подключаемых к ней региональных систем межведомственного электронного взаимодействия (п.16).

Предоставление сведений также осуществляется посредством (п.17):

• Их публикации на официальном сайте национального органа по аккредитации в сети «Интернет», а также
  
  
• Электронной выписки (в соответствии с законодательством РФ об информации, информационных технологиях и о защите информации и законодательством РФ в области персональных данных), формируемой информационной системой в автоматическом режиме по запросу заинтересованных лиц

Предоставление сведений об экспертах-аудиторах, содержащихся в реестре, национальным органом по аккредитации на бумажном носителе не осуществляется. Плата за их предоставление не взимается (п.18).

Источник Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=400190

Современная стратегия управления бумажными документами требует укрепления работы с аналоговыми материалами

Данный, весьма необычный пост аналитика консультационной фирмы Gartner Марко Силланпяя (Marko Sillanpaa – на фото) был опубликован на блоге Gartner 02 ноября 2021 года.

Документальные материалы, будь то физические или цифровые, являются официальными документами организации. Необходимо наличие средств контроля и управления для того, чтобы обеспечить соблюдение касающихся этих документов требований к надлежащему установлению и отслеживанию сроков хранения, аудиту, а также требований, связанных с судебными разбирательствами. Вот некоторые из возникающих проблем:

• Доступ к ключевому для деловой деятельности документу часто может потребоваться спустя несколько лет после его создания - для целей аудита или для юридических целей;
  
  
• Законодательство требует, чтобы хранители персональных или медицинских данных обеспечивали защиту этой информации;
  
  
• Должны своевременно исполняться запросы на поиск и раскрытие информации и документов в рамках судебных разбирательств или для целей аудита.

«Альтернативой отказу от бумаги не всегда является сохранение статус-кво. Изменения в управлении информацией влияют и на управление физическими документами».

И хотя большинство организаций выбирают путь цифровой трансформации, есть возможность по-прежнему работать с бумагой (Интересно, в каком «подземелье» живёт уважаемый аналитик фирмы Gartner? В большинстве стран мира давно уже невозможно в полной мере сохранить чисто бумажный документооборот ввиду введения обязательных по закону требований к переходу на электронное взаимодействие по очень многим направлениям – Н.Х.). Однако организации, которые предпочитают сохранить бумажные процессы, не могут игнорировать эти перемены, и им потребуется внедрить новые процессы, чтобы обеспечить соответствие требованиям к контролю. Этим организациям необходимо будет реализовать программу «Укрепление работы с аналоговыми материалами» (Analog Fortification). Подобная программа обеспечивает, что организации:

- Хранят дополнительные экземпляры (duplicate copies) физических документов

Чтобы физические документы оставались доступными спустя несколько лет после их создания, организациям необходимо хранить физические документы в контролируемой среде. Необходимо поддерживать соответствующие температуру и влажность, чтобы не допустить ухудшения качества бумаги и выцветания чернил. Использование чернил и бумаги более высокого качества также продляют срок службы печатных материалов.

Особое внимание следует уделять документам, которые должны храниться более пятидесяти лет. Экземпляры либо копии физических документов следует хранить в географически удаленных местах, чтобы минимизировать потери в случае стихийных бедствий, таких, как наводнения, ураганы или землетрясения.

- Хранят под замком и отслеживают местоположение конфиденциальной информации и персональных данных

Организации потенциально могут нарушить установленные для документов требования к конфиденциальности или защите персональных данных. Документы могут содержать персональные данные, сведения о здоровье, а привилегированная информация часто требует дополнительной защиты. Организации должны позаботиться о том, что эти документы, когда они не используются, хранились под замком, и чтобы для протоколирования доступа к документам использовались журналы аудита.

- Ведут учёт критически-важных для деловой деятельности документов

Многим организациям потребуется исполнять запросы на раскрытие документов и информации в рамках судебных споров или аудита. Сроки исполнения таки запросов варьируются, часто на это даётся месяц, но сроки могут быть и короче. Большинство регулирующих и судебных органов постепенно отказываются принимать физические документы.

Организации должны вести полный учёт всех соответствующих документов с возможностью полнотекстового поиска по наиболее релевантным документам. Организации должны иметь возможность при подготовке ответов на запросы отсканировать найденные материалы в электронные форматы.

Хранение дополнительных экземпляров физических документов и внедрение в организации физических средств контроля и управления может быть дорогостоящим делом, однако это критически-важные деловые требования. К счастью, большинство деловых документов создается в электронном виде, и для материалов в цифровой форме соответствующие меры контроля и управления легче реализовать с помощью любой стандартной платформы контент-сервисов. Когда Вы будете готовы, мы готовы будем оказать Вам помощь при переходе на использование таких контент-сервисов.

Марко Силланпяя (Marko Sillanpaa)
 
Мой комментарий: Удивительно читать подобные рекомендации на блоге фирмы Gartner, которая много лет традиционно продвигала переход на электронные технологии!

В социальной сети LinkedIn данный пост прокомментировала британский специалист в области управления документами и защиты персональных данных Лючия Стефан (Lucia Stefan – на фото). Она пишет:

Это неправильный подход. Организациям не нужно хранить и обеспечивать долговременную сохранность копий (здесь есть языковая тонкость: в английском языке copy может означать как «копию», так и «экземпляр»,  и не всегда легко понять, что автор, в данном случае – аналитик фирмы Gartner, имел в виду – Н.Х.) своих важных документов. Независимо от того, насколько хорошо Вы её сохраните, копия не имеет ценности в глазах Закона. Никакой суд или иной уполномоченный орган не примет Ваши копии. Доказательную силу имеет только оригинальный аутентичный документ, и его следует сохранить с использованием организационных и технических мер. Эти аутентичные, полные и неизменные документы можно копировать, и использовать сделанные копии в повседневной работе. Необходимо хранить и поддерживать «мастер-документ», а не копии.

Мой комментарий: Это не совсем верно, поскольку как законодательство, так и традиции делового оборота допускают довольно широкое применение разнообразных копий (в том числе заверенных и нотариально заверенных), которые, при определенных обстоятельствах могут приобрести самостоятельную ценность либо использоваться на правах утраченных или уничтоженных оригиналов. Тем не менее, в случае споров при «живом» оригинале наибольшую доказательную силу имеет именно оригинал; и суды и иные компетентные органы в случае сомнений всегда имеют право запрашивать оригиналы.

Мои профессиональные обязанности в качестве специалиста по управлению документами заключаются в консультировании предприятий и организаций по вопросам ведения, контроля и поддержки заслуживающих доверия электронных и бумажных документов для всех корпоративных целей (аудит, налогообложение, право, историческое наследие и т.д.). Переход на безбумажный документооборот и оцифровка начались около 20 лет назад, и управление электронными документами являлось одним из движущих факторов и устанавливало стандарты.

Источник: блог фирмы Gartner
https://blogs.gartner.com/marko-sillanpaa/modern-paper-document-strategy-requires-analog-fortification/

ИСО и МЭК: Опубликован технический отчёт ISO/IEC TR 24027:2021 «Необъективность в ИИ-системах и при принятии решений с использованием искусственного интеллекта»

В начале ноября 2021 года сайт Международной организации по стандартизации (ИСО) сообщил о публикации нового технического отчёта ISO/IEC TR 24027:2021 «Информационные технологии – Искусственный интеллект (ИИ) – Предвзятость и необъективность в ИИ-системах и при принятии решений с использованием ИИ» (Information technology - Artificial intelligence (AI) - Bias in AI systems and AI aided decision making) объёмом 46 страниц, см. https://www.iso.org/standard/77607.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:77607:en .

Документ подготовлен отвечающим за стандартизацию в области искусственного интеллекта техническим подкомитетом SC42 Объединённого технического комитета ИСО/МЭК JTC1.

Во вводной части документа, в частности, отмечается следующее:

«Предвзятость и необъективность (bias – в науке и технике этот термин часто переводится как «систематическая ошибка» - Н.Х.) в системах искусственного интеллекта (ИИ) может проявляться различным образом. Системы искусственного интеллекта, которые обучаются закономерностям на основе данных, потенциально могут отражать существующие в обществе предубеждения против определённых групп. Хотя некоторая предвзятость необходима для достижения целей ИИ-системы (т.н. желаемая предвзятость), может существовать и предвзятость, которая не предусмотрена целями ИИ-системы, и, таким образом, представляет собой нежелательную предвзятость в рамках ИИ-системы.

Предвзятость в системах искусственного интеллекта может появиться вследствие структурных недостатков в проекте системы, может возникать из-за присущей заинтересованным сторонам когнитивной предвзятости, или же быть внутренне присущей наборам данных, которые используются для обучения моделей. Это означает, что системы искусственного интеллекта способны закрепить или даже усилить существующие предубеждения и предвзятость, и создать новые.

Разработка систем искусственного интеллекта, дающих свободные от нежелательной предвзятости результаты, является сложной задачей. Поведение функций ИИ-системы является сложным и его может быть трудно понять, тем не менее, смягчать и устранять нежелательную предвзятость возможно. Многие направления деятельности, связанные с разработкой и развертыванием систем искусственного интеллекта, предоставляют возможности для выявления и устранения нежелательной предвзятости, тем самым давая возможность заинтересованным сторонам получать пользу от систем искусственного интеллекта в соответствии со своими целями и задачами.

Предвзятость в системах искусственного интеллекта – это активная область исследований. В настоящем документе описываются современные передовые методы выявления и устранения предвзятости в ИИ-системах или при принятии решений с помощью искусственного интеллекта, вне зависимости от источника предвзятости. Документ охватывает такие темы, как:

• обзор вопроса предвзятости и объективности;
  
  
• потенциальные источники нежелательной предвзятости и способы описания природы потенциальной предвзятости;
  
  
• оценка предвзятости и объективности с помощью метрик;
  
  
• борьба с нежелательной предвзятостью с помощью соответствующих стратегий.

… В настоящем документе рассматривается вопрос предвзятости и необъективности в связи с ИИ-системами, особенно в отношении принятия решений с помощью искусственного интеллекта. Описываются методы измерения и оценки предвзятости, с целью борьбы и устранения связанных с предвзятостью уязвимостей. Документ охватывает все этапы жизненного цикла ИИ-системы, включая (но не ограничиваясь ими) сбор данных, обучение, непрерывное обучение, проектирование, тестирование, оценку и использование.»

Содержание технического отчёта следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Сокращения
5. Обзор вопроса предвзятости и объективности
6. Источники нежелательной предвзятости в ИИ-системах
7. Оценка предвзятости и объективности в ИИ-системах
8. Обработка нежелательной предвзятости на протяжении жизненного цикла ИИ-системы
Приложение A: Примеры предвзятости
Приложение B: Соответствующие инструменты с открытым исходным кодом
Приложение C: Взаимосвязь со стандартом ISO 26000
Библиография

Мой комментарий: В Приложении С упоминается стандарт ISO 26000:2010 «Руководство по социальной ответственности» (Guidance on social responsibility), адаптированный в России как ГОСТ Р ИСО 26000-2012 «Руководство по социальной ответственности», http://protect.gost.ru/document.aspx?control=7&baseC=6&page=81&id=181382

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/77607.html
https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:77607:en

Росстандарт: Опубликован стандарт ГОСТ Р ИСО 14016-2021 «Руководящие указания по обеспечению достоверности экологической отчетности»

На сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии ( http://www.gost.ru/ ) в ноябрьском 2021 года разделе ( http://protect.gost.ru/default.aspx?control=6&page=0&month=11&year=2021 ) выложен стандарт ГОСТ Р ИСО 14016-2021 «Экологический менеджмент. Руководящие указания по обеспечению достоверности экологической отчетности» объёмом 32 страницы, вступающий в силу с 01.01.2022 года, см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=231091

Стандарт разработан ООО «НИИ экономики связи и информатики «Интерэкомс»» на основе собственного перевода на русский язык международного стандарта ISO 14016:2020 «Экологический менеджмент – Руководство по подтверждению достоверности экологической отчетности» (Environmental management - Guidelines on the assurance of environmental reports, см. https://www.iso.org/standard/43246.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:43246:en ), в котором акцент сделан на подтверждении достоверности отчётности независимой третьей стороной. Стандарт внесён Техническим комитетом по стандартизации ТК 20 «Экологический менеджмент и экономика».

Во вводной части документа отмечается:

«В настоящем стандарте рассматриваются вопросы, связанные с обеспечением необходимой степени достоверности экологической отчетности.

Экологическая отчетность предполагает добровольное и/или требуемое в соответствии с законодательством раскрытие организацией экологической информации либо в виде отдельного документа — экологического отчета, либо в виде раздела с нефинансовой информацией в ее годовом отчете, либо в виде отчета по устойчивому развитию. Указанная информация предназначается для удовлетворения потребностей и ожиданий всех заинтересованных сторон организации, а также инвесторов, органов регулирования и надзора (регуляторов), фондовых площадок и заказчиков.

Внешнее подтверждение достоверности информации, проводимое независимой стороной, способно повышать достоверность и надежность информации (в соответствии с требованиями ИСО 14001:2015, 7.4.1) и, возможно, поднимать репутацию предоставляющей экологический отчет организации среди заинтересованных сторон.

...Подтверждение достоверности информации рассматривается в качестве механизма повышения доверия к экологическим отчетам, а также к ее надежности, на которую потенциальные пользователи могут рассчитывать. Организации могут получить множество выгод от подобного подтверждения ...

... Подтверждение достоверности экологической информации основано на валидации и/или верификации, а также на процессах, используемых для предоставления информации (в зависимости от области применения задания по подтверждению достоверности информации и предполагаемого использования экологического отчета).

... В настоящем стандарте установлены принципы и руководящие указания по подтверждению достоверности информации, которую организация включает в свои экологические отчеты.

Настоящий стандарт также можно использовать для подтверждения достоверности и других типов отчетной информации, при условии, что особое внимание будет уделено определению компетенций, необходимых исполняющей стороне.»

Содержание документа следующее:

Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Принципы
5. Рекомендации по планированию и выполнению задания по подтверждению достоверности информации
6. Заявление о достоверности информации и отчетность
7. Компетенции
Приложение А (справочное) Рекомендации по подтверждению достоверности и предоставлению экологической отчетности
Библиография

Источник: сайт Росстандарта
http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=231091