(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2025/11/1_0106088173.html )
- Ключевые проблемы сегодня: Сегодня организации сталкиваются с рядом критически важных проблем при управлении структурированными данными в рамках своих программ стратегического управления документами и информацией:
- Интеграция с неструктурированными данными: Деловая информация существует не только в структурированных базах данных, но и в неструктурированных формах (в виде документов, электронных писем, мультимедийных материалов). Обеспечить согласованное стратегическое управление как структурированной, так и неструктурированной информацией затруднительно, поскольку для каждого вида информации имеются свои форматы и инструменты управления. Многие компании обрабатывают их изолированно - например, применяя правила по срокам хранения документов отдельно к контенту вне баз данных, и отдельно к базам данных. Этот разрыв приводит к пробелам в контроле и надзоре.
- Безопасность данных и защита персональных данных: Системы структурированных данных часто содержат высококонфиденциальную «чувствительную» информацию и персональные данные (PII), которые должны защищаться в соответствии с требованиями таких законов, как GDPR (закон Евросоюза о защите персональных данных – Н.Х.), HIPAA (американский Закон о переносимости и подотчётности медицинского страхования 1996 года, содержащий, в том числе, положения о защите медицинских данных и неприкосновенности личной жизни т.е. персональных данных – Н.Х.) и др.
Обеспечение безопасности баз данных (управление и контроль над доступом, шифрование) и исполнение требований законодательства о защите персональных данных (например, предусмотренного законом GDPR «права быть забытым») в контексте структурированных наборов данных является сложной задачей. Значительная часть избыточно длительно хранимых документов содержит персональные данные, что при отсутствии надлежащей защиты данных и их своевременного уничтожения подвергает организации риску неисполнения требований законодательства. Выявление всех случаев присутствия персональных данных в многочисленных базах данных и обеспечение надлежащего их уничтожения по запросу остаётся серьёзной проблемой. - Хранение в течение установленных сроков и уничтожение/передача по их истечении: Исполнение указаний по срокам хранения и действиям по их истечении, а также проведение юридически защитимого уничтожения структурированных данных - крайне сложная задача (если база данных спроектирована без учёта необходимости уничтожения определённых данных по истечении сроков их хранения, обычно такое уничтожение оказывается технически невозможным без нарушения целостности всей базы данных – Н.Х.). В отличие от файлов в хранилище контента, записи в базах данных взаимосвязаны и постоянно обновляются, что затрудняет определение того, «что представляет собой документ в базе данных» и когда его можно удалить.
Многие организации по умолчанию хранят структурированные данные постоянно, что приводит к росту объёмов данных и несоблюдению требований к срокам хранения. Установление сроков хранения для строк или полей базы данных, и выполнение их удаления без нарушения целостности данных требуют тщательного планирования. - Целостность данных: Поддержание целостности структурированных данных означает (с точки зрения управления документами – Н.Х.) сохранение их точности, полноты и неизменности с течением времени (существует также структурная целостность базы данных, требующая сохранения взаимосвязей между данными – Н.Х.). Это жизненно важно для документов, являющихся свидетельствами и доказательствами деловых операций. Целостность данных, однако, может быть скомпрометирована вследствие несанкционированных изменений, отсутствия журналов аудита или же из-за плохо проведенных миграций. Важно обеспечить, чтобы системы регистрировали изменения в журналах аудита и предотвращали несанкционированное вмешательство. Целостность также подразумевает сохранение взаимосвязей между данными — например, при архивировании или миграции данных, ссылки должны оставаться работающими, чтобы информация сохраняла свой контекст и смысл.
- Эволюция законодательно-нормативных требований: Законодательно-нормативные требования к управлению данными имеют тенденцию к ужесточению. В таких отраслях, как финансы и здравоохранение, действуют строгие нормативно-правовые требования к ведению документации и срокам её хранения; а новые законы о защите персональных данных во всем мире предписывают минимизацию объема данных и проведение их своевременного уничтожения. Контролирующие органы начали налагать штрафы за нарушения требований к срокам хранения и защите данных – например, компании штрафовались за несоблюдение требований к сохранению деловых сообщений в базах данных и за необеспечение безопасности персональных данных в процессе их уничтожения. Поддержание соответствия практики работы со структурированными данными требованиям новых законов и нормативных актов (от закона GDPR до отраслевых правил) является постоянной проблемой для специалистов по комплаенсу и по управлению документами.
- Перспективные передовые практики: Для решения возникающих проблем организации внедряют современные стратегии стратегического управления информацией:
- Разработка единой концептуальной структуры стратегического управления, охватывающей как структурированные, так и неструктурированные данные, что позволяет устранить изолированность информационных активов в организации. Сюда входит чёткое разделение баз данных и контента; и обеспечение выявления «документов» как в базах данных, так и в хранилищах документов.
Мой комментарий: Упомянутое «чёткое разделение» на самом деле проблематично, поскольку сплошь и рядом вполне традиционные «бумагоподобные» документы хранятся на само деле в СУБД. - Инвестирование в инструменты обнаружения, раскрытия и классификации данных с целью проведения инвентаризации данных, хранящихся в базах данных, выявления конфиденциальной информации и применения правильных политик по срокам хранения и защите данных. Понимание своих данных является необходимым предварительный условием для стратегического управления ими.
- Автоматизация хранения и уничтожения/передачи структурированных данных везде, где это возможно. Новые и нарождающиеся решения, такие как инструменты архивирования структурированных данных, позволяют организациям перемещать устаревшие данные в архивы и удалять их в соответствии с политикой, сохраняя при этом журналы аудита. Автоматизация этих процессов (при наличии соответствующего контроля и надзора) снижает количество ошибок и обеспечивает согласованность.
- Интеграция «запроектированной защиты персональных данных» и «запроектированной безопасности» в системы структурированных данных. Это означает принудительное применение доступа на основе ролей, шифрования и маскирования данных в базах данных, содержащих персональные данные. Это также означает создание функциональных возможностей для быстрого выполнения запросов на удаление и проверки того, что такие данные действительно были удалены из всех резервных копий и систем.
- Использование строгих мер контроля целостности данных, таких как ведение журналов аудита для отслеживания изменений в записях; соблюдение связанных с целостностью ограничений в базах данных (для предотвращения появления «осиротевших» и неверных данных); и проведение регулярных аудитов целостности. Для доверия к записям в базах данных критически важно обеспечить их защиту от несанкционированных изменений.
- Формирование междисциплинарной группы по стратегическому управлению информацией (включающей, в том числе, специалистов по управлению документами, ИТ-специалистов/архитекторов данных, специалистов по комплаенсу и юристов) для разработки политик в отношении структурированных данных и надзора над их исполнением. Осуществляемое совместными усилиями стратегическое управление помогает сбалансировать потребности деловой деятельности с требованиями законодательства.
- Упреждающий подход в отношении изменений в законодательстве: следует отслеживать появление новых законов и соответствующим образом обновлять свои политики. Если, например, вводятся ограничения по срокам хранения или новые требования к уничтожению данных, то их следует незамедлительно включить в программу стратегического управления. Регулярно проводимые программы обучения и ознакомления позволят информировать сотрудников о подлежащих исполнению законодательно-нормативных требованиях, связанных с данными.
Заключение: Системы структурированных данных эволюционировали от простых первоначальных разработок до сложных распределённых платформ, ставших неотъемлемой частью деловых процессов. Вместе с этой эволюцией на специалистов по управлению документами и информацией ложится ответственность за решение уникальных проблем стратегического управления, связанных со структурированными данными.
Понимая историю и контекст таких систем, специалисты по управлению документами и информацией смогут эффективнее решать текущие проблемы, связанные с интеграцией, защитой персональных данных, управлением сроками хранения, обеспечением целостностью и исполнением законодательно-нормативных требований.
В дальнейшем внедрение всеохватывающих методов и практик стратегического управления информацией и использование современных инструментов будут играть ключевую роль в обеспечении того, чтобы структурированные данные оставались активом, а не становились обузой. Организации, которые успешно осуществляют стратегическое управление своими структурированными данными, смогут не только смягчить риски и исполнить законодательно-нормативные требования, но и получат существенно бóльшую деловую отдачу от своих информационных активов.
Эндрю Поттер (Andrew Potter)
Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/from-rows-to-records
