Запаздывание в управлении документами: Когда время становится параметром риска в архивно-документационной работе (3)

(Продолжение, предыдущую часть см. https://rusrim.blogspot.com/2026/09/2_01441442037.html )

Когда запаздывание приводит к накоплению необработанной документации («документального долга»)

Здесь я вижу ещё более глубокие последствия (в данном вопросе многие, однако, делают вид, что ничего не замечают...). Если документальная реальность меняется, а инструментам требуется слишком много времени, чтобы на это отреагировать, то организация начинает накапливать нечто вроде «долга в области управления документами» (deuda de gobierno documental). На протяжении подобного периода времени могут появиться следующие проблемы:

• недостаточно чётко определенные типологии;
  
  
• непоследовательная классификация;
  
  
• дела, сформированные по разным правилам;
  
  
• параллельные структуры;
  
  
• неоднородные метаданные;
  
  
• устаревшие параметры;
  
  
• «устанавливаемые вручную» правила работы, которые трудно воспроизвести;

- и решения в отношении документов, которые впоследствии придётся приводить в соответствие. Каждый лишний день запаздывания не обязательно приводит к причинению вреда, однако он увеличивает «поверхность уязвимости» (для тех, кто это замечает). Концептуально это можно выразить следующим образом:

Связанный с документами риск ≠ Запаздывание

Или, более точно:

Связанный с документами риск = f (Запаздывание × Критичность × Объем × Скорость изменений × Слабость механизмов контроля на переходном этапе)

Такой подход позволяет нам проанализировать и понять нечто важное - обратите внимание:

• Запаздывание в шесть месяцев в условиях стабильной, производящей небольшие объёмы документов структуре может быть управляемым;
  
  
• Запаздывание на те же шесть месяцев в организации, которая создаёт миллионы цифровых объектов, автоматизирует административные процессы и постоянно модифицирует свои системы, могут представлять собой совершенно иную ситуацию.

Именно поэтому время выполнения архивно-документационных процессов также следует начать измерять с точки зрения создаваемого им риска.

Проблема управления версиями 

Есть еще один аспект, который я считаю особенно важным. Предположим, организация изменяет свою структуру документов в январе. В течение последующих месяцев она продолжает создавать документы. Затем соответствующий инструмент корректируется. Потом он снова модифицируется. Наконец, вступает в силу определенная версия. И тут встаёт, казалось бы, простой вопрос: «В рамках какой структуры документов осуществилось управление создаваемыми документами в течение каждого интервала?».

Здесь «временная» прослеживаемость (прошу прощения за такой термин) становится основополагающей, поскольку, на мой взгляд, простого сохранения последней версии перечня недостаточно.

Нам необходимо иметь возможность реконструировать:

• какие версии существовали;
  
  
• в какой период действовала каждая из версий;
  
  
• какие вносились изменения;
  
  
• кто утвердил изменения;
  
  
• какие системы использовали эту версию инструмента (обратите внимание на системы, интегрированные с системой управления документами);
  
  
• какие документы были классифицированы в соответствии с каждой версией; и
  
  
• как осуществлялся переход к следующей версии.

При управлении электронными документами всё чаще будет требоваться рассматривать соответствующие инструменты как имеющие версии структуры управления (estructuras versionadas de gobierno), а не просто как периодически заменяемые документы.

В отсутствие динамичного управления автоматизация ограничена

Данная дискуссия также имеет непосредственные технико-технологические последствия, поскольку прямо сейчас на заседаниях технических рабочих групп мы постоянно обсуждаем автоматизацию работы с документами. Это:

• Автоматическая классификация,
  
  
• Автоматическое формирование дел и досье,
  
  
• Искусственный интеллект,
  
  
• Извлечение метаданных,
  
  
• Электронная передача,
  
  
• Обеспечение долговременной сохранности электронных материалов.

Но ранее мы уже спрашивали себя: «в рамках какой стабильной, идентифицируемой и версионированной институциональной структуры работает эта автоматизация?».

Искусственный интеллект способен классифицировать миллионы документов - но ему необходимо знать контекст, в котором он проводит классификацию.

• Система может автоматически формировать дела – но для этого ей нужны правила;
  
  
• Система управления электронными документами (SGDEA) может управлять сроками хранения и исполнять установленные действия по их истечении – но для этого ей нужны актуальные и регламентированные структуры.

Автоматизация не устраняет необходимость в архивно-документационных инструментах – скорее, она предъявляет к ним более высокие требования. В этом вопросе необходимо уделять особое внимание разграничению сфер ответственности.

Ведь когда человек интерпретирует какую-либо неоднозначность, он может разрешить её с учётом конкретных обстоятельств, в том числе как исключительный случай. Когда же правило должно выполняться миллионы раз взаимосвязанными системами, неоднозначность масштабируется.

По этой причине цифровая трансформация, вероятно, заставит наши инструменты становиться всё более структурированными, интероперабельными, поддерживающими управление версиями и пригодными для машинной обработки, - не теряя при этом их архивно-документационного характера и сохраняя ответственность человека за принимаемые решения.

Запаздывание также может создать угрозы и риски для обеспечения долговременной сохранности электронных материалов

Наконец, есть последствия запаздывания, которые часто слишком поздно становятся предметом дискуссий, поскольку, как я уже упоминал, обеспечение долговременной сохранности электронных материалов (электронной сохранности) начинается задолго до создания хранилища.

Если на протяжении ряда организация создаёт документы в условиях нестабильной структуры, неоднозначной классификации, недостаточных метаданных и трудно реконструируемых взаимосвязей между делами, то неизбежно возникнут проблемы, когда придёт время передавать эти документы на архивное хранение и обеспечивать их долговременную сохранность. Мы можем идеально сохранить биты, но при этом в значительной степени утратить контекст, позволяющий нам их понять.

Усилия по обеспечению долговременной сохранности сами по себе не в состоянии волшебным образом реконструировать то, что никогда должным образом не управлялось. Таким образом, длительное запаздывание в управлении документами может в конечном итоге «перекочевать» на следующий этап:

создание → классификация → формирование дел → хранение → передача на архивное хранение → обеспечение долговременной сохранности

«Документальны долг» никуда не исчезает, он перемещается во времени (разумеется, путешествуя «первым классом»! :)), и обычно его последствия становятся тем более затратными, чем дольше мы занимаемся его ликвидацией.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2026/10/4.html )

Джон Гонсалес (Jhon Alexander González Flórez)

Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/la-latencia-del-gobierno-documental-cuando-el-tiempo-se-gonzalez-f--atcae/ 

Документирование создания и эксплуатации информационных систем государственными органами, часть 1

Правительство Российской Федерации постановлением от 13 августа 2026 № 1007 утвердило «Требования к порядку создания и эксплуатации государственными органами информационных систем, не являющихся государственными информационными системами», в которых установлены требования к документированию создания и эксплуатации таких информационных систем (ИС).

Государственными органами при создании и эксплуатации ИС осуществляется их учет в соответствии с «Положением об учете ИТ-активов, используемых для осуществления деятельности по цифровой трансформации системы государственного (муниципального) управления», утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июля 2024 г. № 900 (п.7). 

Положение закрепляет принцип, согласно которому информационная система не может считаться легитимно существующей и тем более эксплуатироваться без надлежащего документального оформления на всех этапах её жизненного цикла. 
Документ вводит требование к созданию несколько основных видов документации, обязательных в общем случае, а также устанавливает специальный режим документирования для исключительных ситуаций. Упоминаются:

• Правовой акт государственного органа о создании ИС (п. 8)
  
  
• Техническое задание на создание ИС (п. 11)
  
  
• Эксплуатационная документация (п. 19)
  
  
• Документы о правах на интеллектуальную собственность (п. 20)
  
  
• Документы учета в системе координации (п. 7, п. 13)
  
  
• Технико-экономическое обоснование (ТЭО) (п. 10)
  
  
• Правовой акт о вводе ИС в эксплуатацию (п. 18)

Правовой акт государственного органа о создании ИС (п. 8)

Правовой акт самого государственного органа, на основании которого создается информационная система. Требования к форме документа не установлены (это может быть приказ, распоряжение, постановление), - но акт должен иметь нормативный или распорядительный характер в соответствии с регламентом конкретного органа.

Именно этот акт запускает процесс создания ИС и служит юридическим основанием для всех последующих действий, включая финансирование, заключение контрактов и приемку работ.

Отсутствие такого акта делает создание ИС нелегитимным. Это особенно важно для бюджетного планирования и контрольных мероприятий, поскольку для любых затрат на ИС должно иметься правовое основание.

Техническое задание на создание ИС (п. 11)

Техническое задание (ТЗ) - ключевой документ на этапе проектирования и разработки, и его разработка является обязательной для всех государственных органов (п. 22).

Установлены следующие требования к содержанию ТЗ:

• «ТЗ разрабатывается с учетом модели угроз безопасности информации» - это означает, что заказчик (государственный орган) обязан предварительно провести анализ возможных угроз и отразить в ТЗ соответствующие меры защиты.
  
  
• ТЗ должно учитывать уровни защищенности персональных данных, определенные в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных», в зависимости от конкретных угроз.

Техническое задание включает в себя требования по обеспечению информационной безопасности. Сметная стоимость работ и сроки должны быть увязаны с задачами обеспечения защищённости.

Эксплуатационная документация (п. 19) разрабатывается, начиная с этапа создания ИС, и предназначена для использования на этапе её эксплуатации. 

Документы о правах на интеллектуальную собственность (п. 20)

Постановление устанавливает запрет на эксплуатацию ИС без надлежащего оформления прав на использование её компонентов, являющихся объектами интеллектуальной собственности:

20. Эксплуатация государственным органом ИС без надлежащего оформления прав на использование ее компонентов, являющихся объектами интеллектуальной собственности, а также без ведения учета ИС в системе координации не допускается.

Это означает, что государственный орган обязан, в частности, располагать:

• Лицензионными договорами или сублицензиями на все используемое ПО;
  
  
• Актами передачи исключительных прав (для заказного ПО);
  
  
• Документами, подтверждающими наличие прав на открытое ПО с учетом его лицензий (GPL, MIT и т.п.), если такие компоненты используются.

Отсутствие таких документов делает эксплуатацию ИС не вполне нелегитимной, даже если технически всё работает. Также в таком случае нельзя будет зарегистрировать ИС  как «соответствующую стандартам».

Документы учета в системе координации информатизации (п. 7, п. 13)

Речь идет о сведениях об информационной системе, которые размещаются государственным органом в Федеральной государственной информационной системе координации информатизации (ФГИС КИ).

Для справки: Федеральная государственная информационная система координации информатизации (ФГИС КИ) предназначена для технического обеспечения учёта и мониторинга мероприятий по информатизации государственных органов и учреждений. Помимо этого, в её функции входят: проектное управление ведомственными программами цифровой трансформации, информационно-аналитическая и методическая поддержка пользователей, формирование статистической отчётности и распространение общедоступной информации см.: https://digital.gov.ru/activity/czifrovizacziya-gosudarstva/czifrovaya-transformacziya/federalnaya-gosudarstvennaya-informaczionnaya-sistema-koordinaczii-informatizaczii-fgis-ki?ysclid=mtpy4vger8242705463 .

п.7. Государственными органами при создании и эксплуатации ИС осуществляется их учет в соответствии с «Положением об учете ИТ-активов, используемых для осуществления деятельности по цифровой трансформации системы государственного (муниципального) управления», утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июля 2024 г. № 900. 

п.13. Оценка информационных систем осуществляется посредством обработки системой координации сведений, размещенных государственными органами при ведении учета информационных систем.

Учёту и фиксации подлежат:

• Сведения о самой ИС (наименование, назначение, фасет, используемое ПО);
  
  
• Результаты оценки соответствия стандартам (п. 12–13);
  
  
• Статус системы (соответствует/не соответствует);
  
  
• Информация о компонентах ИС для простановки специального признака в реестрах ПО.

Ответственность за достоверность и актуальность этих сведений несут руководитель и уполномоченные лица государственного органа (п. 14). Это персональная ответственность, закрепленная законодательством РФ.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2026/10/2_01223017110.html )

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=541976

Запаздывание в управлении документами: Когда время становится параметром риска в архивно-документационной работе (2)

(Продолжение, предыдущую часть см. https://rusrim.blogspot.com/2026/09/1_0966289141.html )

Перечень больше нельзя рассматривать как «просто таблицу»

Концептуальная трансформация, которую я считаю неизбежной, заключается в следующем.

На протяжении многих лет мы [архивисты и специалисты по управлению документами – Н.Х.] рассматривали перечни в основном как инструменты архивной работы. Они по-прежнему ими остаются (подчеркиваю это, чтобы традиционалисты не обижались). 

Однако в рамках цифровой экосистемы этого определение недостаточно для объяснения их технологической функции. Перечень содержит решения, определяющие классификацию документов, их группировку, их хранение и уничтожение. В электронной среде эти решения в конечном итоге должны интерпретироваться и реализовываться людьми, процессами и системами. Ввиду этого современный перечень также должен рассматриваться как ключевой инструмент управления документами.

И это существенно меняет ход дискуссии - или, скорее, «постоянные жалобы» - потому что ключевой инструмент нуждается - и об этом стоит задуматься – в обеспечении:

• версионирования;
  
  
• достоверности;
  
  
• отслеживаемости;
  
  
• согласованных идентификаторов;
  
  
• контроля изменений;
  
  
• взаимосвязей между структурами;
  
  
• переходных правил;
  
  
• интероперабельности; и
  
  
• возможности использования различными системами.

Это, конечно, не означает превращение управления документами и архивного дела в подраздел ИТ. Расслабьтесь!

Это означает признание того, что решение архивно-документационного характера, которое не может быть должным образом распространено по всей технологической экосистеме, вряд ли позволит эффективно управлять цифровой организацией. Обратите на это внимание.

• Модификация определения серии документов (в российской традиции, «серия» примерно соответствует статье в номенклатуре дел или в перечне – Н.Х.)  не должна потребовать ручного обновления пяти разных систем;
  
  
• Для одного и того же типа документа не должны использоваться пять разных идентификаторов, в зависимости от приложения;
  
  
• Указание по срокам хранения не должно одновременно существовать в нескольких локальных таблицах без какого-либо контроля версий;
  
  
• Архитектура создающих документы систем должна давать их возможность распознавать и использовать устанавливаемые организацией документационные структуры.

В этом контексте обновление перечня перестает быть просто событием в управлении документами - и, несомненно, может стать событием архитектурного характера (evento arquitectónico).

Утверждение (валидация) и архитектура: две разные, но пересекающиеся проблемы 

Здесь важно избегать нередко встречающегося чрезмерного упрощения, с учётом того, что:

• Критический анализ механизмов оценки и валидации вполне оправдан; 
  
  
• Необходимо задаться вопросом о его своевременности, предсказуемости, отслеживаемости, соразмерности и методологической согласованности.

В рамках электронно-цифрового управления, институциональное время имеет огромное значение. Но есть также и ещё один аспект, о котором не следует забывать - это ответственность самой организации.

Ответственность самой организации

Ответственность организации за управление документами начинается отнюдь не в тот день, когда кто-либо утверждает соответствующий перечень - она начинается гораздо раньше.

• Когда организация определяет свою структуру и функции,
  
  
• Когда она разрабатывает процессы,
  
  
• Когда она внедряет системы,
  
  
• Когда она создаёт процедуры,
  
  
• Когда она принимает решение о создании конкретных доказательств,
  
  
• Когда она устанавливает, какую информацию она должна хранить для подтверждения административных действий.

Иными словами, управление документами начинается с проектирования институциональной архитектуры, а не с завершением процесса утверждения (валидации) перечня. Это различие является фундаментальным, верно?

В противном случае мы можем породить легкомысленное и даже опасное, отношение: «Поскольку инструмент еще не прошёл валидацию, мы не модем двигаться дальше».

С точки зрения корпоративной архитектуры - инженеры-архитекторы, внимание! - вопрос должен ставиться иначе: «Какие инструменты организация разработала для управления переходным периодом в плане работы с документами?».

Утверждение (валидация) как архитектурный фактор

Если организация заранее знает, что существует процесс оценки, наблюдений, корректировок и, в конечном итоге, утверждения (валидации), то требуемое на это время нельзя рассматривать как непредвиденную аномалию. Его необходимо учесть при планировании - не думаю, что это слишком сложная и обременительная просьба - в противном случае требуемое на утверждение время становится архитектурным фактором, и, когда существует неопределенность относительно продолжительности или результата, оно также становится фактором риска. Это подразумевает прогнозирование следующие сценариев:

• Что произойдет, если процесс утверждения (валидации) займет шесть месяцев? А если двенадцать?
  
  
• Что произойдет, если будет предписано внести изменения?
  
  
• Какая версия будет действовать в этот период?
  
  
• Как идентифицируются документы, созданные в переходный период?
  
  
• Что произойдет с открытыми делами?
  
  
• Как обеспечивается прослеживаемость версий?
  
  
• Какие правила использует система управления электронными документами и контентом организации?
  
  
• Какую классификацию используют создающие документы системы?
  
  
• Что произойдет с автоматизацией, построенной на основе структуры документации, которая впоследствии изменяется?

Эти вопросы не должны решаться после возникновения проблемы. Они должны рассматриваться в ходе проектирования (что, на мой взгляд, очевидно).

Реальный риск: превращение утверждения (валидации) в единую точку отказа

Существует широко используемое в технологической архитектуре понятие «единая точка отказа» (Single Point of Failure, SPOF). Считается, что компонент представляет собой единую точку отказа, если его недоступность или отказ могут остановить работу всей системы. Нечто подобное может произойти и в институциональной среде. Если вся стратегия управления документами последовательно зависит от следующего:

Актуализация перечня → Валидация (утверждение) перечня → Заключение контрактов → Параметризация → Организация работы → Автоматизация → Передача на архивное хранение → Обеспечение долговременной сохранности

- то любая задержка на ранних этапах может задержать всё остальное. В такой ситуации следует ожидать, что будет задан неизбежный вопрос: «Кроется ли проблема исключительно в задержке на «внешнем» этапе - или также в том, что была спроектирована архитектура, неспособная компенсировать эту задержку?»

Имейте в виду, я поднимаю этот вопрос не для того, чтобы переложить ответственность на кого-то; напротив, ответ на него позволяет мне (нам) правильно её распределить. 

• Компетентный орган (Вы знаете, какой) должен обеспечить, чтобы механизмы были технически обоснованными, отслеживаемыми, предсказуемыми и своевременными.
  
  
• В то же время организация (полагаю, это мы) должна проектировать трансформацию своей деятельности по управлению документами, учитывая сценарии, зависимости, переходы и непредвиденные обстоятельства.

Таким образом, надёжная архитектура не гарантирует безупречности всех внешних факторов. Она проектируется именно для того, чтобы можно было продолжать эффективно управлять даже тогда, когда один из них окажется неблагоприятным.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2026/09/3_01079602604.html )

Джон Гонсалес (Jhon Alexander González Flórez)

Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/la-latencia-del-gobierno-documental-cuando-el-tiempo-se-gonzalez-f--atcae/ 

Обязательные стандарты Минцифры для ведомственных информационных систем

В условиях цифровой трансформации государственного управления особое значение приобретает правовое и технологическое регулирование информационных систем (ИС), используемых органами власти для обеспечения собственных организационных, информационных, документационных, финансовых и технических нужд. При этом значительная часть таких систем не относится к категории «государственных информационных систем» (ГИС), однако их функционирование напрямую влияет на эффективность государственного управления.

Правительство Российской Федерации постановлением от 13 августа 2026 № 1007 утвердило «Требования к порядку создания и эксплуатации государственными органами информационных систем, не являющихся государственными информационными системами», которое вступило в силу 1 сентября 2026 года.

Документ устанавливает требования к порядку создания и эксплуатации государственными органами информационных систем, не являющихся государственными информационными системами (они упоминаются в части 1.1 статьи 13 федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»), в целях организационного, информационного, документационного, финансового и технического обеспечения деятельности этих органов.

Следует отметить введённые в документе определения (п.2):

• «стандарт» - документ, устанавливающий минимальные требования к информационным системам в части состава осуществляемых функций, реализуемых процессов, к иным характеристикам, которым должны соответствовать ИС, относящиеся к соответствующему фасету информационной системы (фасетам);
  
  
• «фасет информационной системы» - группа уникальных классификационных признаков ИС, объединенных на основе их характеристик и иных параметров.

Стандарты разрабатываются Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации (Минцифры России) и утверждаются президиумом Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (п.3).

Для справки: Комиссия является координационным органом, образованным в целях обеспечения взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов РФ по вопросам развития экосистем цифровой экономики и повышения уровня использования информационных технологий и связи в целях формирования в РФ информационного общества и электронного правительства. 

Интересно, что, согласно информации на сайте Правительства РФ, последнее заседании Президиума комиссии состоялось в ноябре 2022 года (см: http://government.ru/news/47127/ )

Стандарты размещаются в течение 2 рабочих дней со дня их утверждения президиумом Комиссии в интернете на портале федеральной государственной информационной системы (ФГИС) координации информатизации, функционирование которой осуществляется в соответствии с «Положением о федеральной государственной информационной системе координации информатизации», утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 14 ноября 2015 г. №1235 (п.4).

Государственные органы представляют в уполномоченный орган (Минцифры) предложения по разработке стандартов, содержащие обоснования необходимости их разработки (п.5).

Уполномоченный орган по результатам рассмотрения предложений принимает решение о разработке стандарта с указанием сроков его разработки либо направляет мотивированный отказ с установлением требований применения действующих стандартов в следующих случаях (п.6):

• Предложение государственного органа по разработке стандарта не содержит обоснования необходимости его разработки;
  
  
• Имеется утвержденный президиумом Комиссии стандарт (стандарты), которым установлены требования для соответствующего фасета ИС (фасетов);
  
  
• Предложение государственного органа по разработке стандарта предусматривает цели создания ИС, не соответствующие целям, установленным частью 1.1 статьи 13 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
  
  Мой комментарий: Данный пункт вводит «фильтр», позволяющий отклонять инициативы, выходящие за рамки «обеспечения деятельности органов власти» (в их число потенциально могут попасть проекты, связанные с оказанием услуг населению или созданием общедоступных сервисов). 

Мой комментарий: Следует отметить, что в Постановлении под «стандартом» понимается документ, устанавливающий минимальные требования к информационным системам государственных органов. Этот стандарт не является национальным стандартом (ГОСТом) в смысле Закона о стандартизации; он разрабатывается не Росстандартом в рамках программы национальной стандартизации, а Минцифры и утверждается президиумом Правительственной комиссии.

Для сравнения: Федеральный закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»

5) национальный стандарт - документ по стандартизации, который разработан участником или участниками работ по стандартизации, в отношении которого проведена экспертиза в техническом комитете по стандартизации или проектном техническом комитете по стандартизации и в котором для всеобщего применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации

В отличие от национальных стандартов, «стандарт» в смысле данного Постановления представляет собой ведомственный или межведомственный документ, имеющий обязательную силу для государственных органов (п. 3).

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=541976

Запаздывание в управлении документами: Когда время становится параметром риска в архивно-документационной работе (1)

Данный пост колумбийского специалиста Джона Александра Гонсалеса Флореса (Jhon Alexander González Flórez, или Jhon A. Gonzalez F. – на фото), сотрудника управления проектов электронного документооборота в компании Grupo IB Consulting SAS, был опубликован 14 августа 2026 года в социальной сети LinkedIn.

В сфере управления электронными документами проблемы начинаются не тогда, когда не утверждён (как в Колумбии) перечень видов документов с указанием сроков их хранения (Tabla de Retención Documental, TLD). Проблемы начинаются тогда, когда реальна практика работы с документами меняется быстрее, чем институциональные возможности по управлению ими.

Мой комментарий: Тема последствий запаздывания в системе управления (в данном случае, документами), думаю, пришлась бы по душе специалистам по техническим системам, в которых запаздывание в системе управления может приводить к потере устойчивости объекта управления :)

Для тех, кто не знает, что такое утверждение перечня видов документов с указанием сроков их хранения (TLD), поясню: «это официальная процедура, посредством которой компетентный архивный орган подтверждает соответствие данного инструмента всем техническим, правовым и управленческим требованиям, предъявляемым законодательством».

Недавние дискуссии на «технических» круглых столах заставили меня обратить внимание на вопрос, который, на мой взгляд, заслуживает более глубокого изучения.

Когда мы говорим об обновлении и утверждении архивных инструментов (как в случае Колумбии), мы, как правило, фокусируем внимание на самом инструменте: был ли он правильно подготовлен, соответствует ли он методологии, нуждается ли он в корректировке, кто его утверждает, кто его оценивает и сколько времени занимает его официальное утверждение.

Это всё необходимые вопросы; однако, с точки зрения корпоративной архитектуры, возникает другой, возможно, более неудобный вопрос: что происходит с управлением документами в период времени, проходящий между изменениями в организации - и появлением у инструментов эффективной способности управлять этими изменениями?

Это временное запаздывание не является нейтральным, оно влечёт за собой последствия, - и я предлагаю в дальнейшем называть его «запаздыванием при управлении документами» (latencia del gobierno documental).

Организация изменяется раньше, чем используемые ею инструменты.

Современные организации не ждут завершения циклов обновления своих архивных инструментов:

• Изменяются процессы и процедуры, некоторые процедуры исчезают, появляются новые цифровые процессы,
  
  
• Возникают зависимости,
  
  
• Внедряются информационные системы, платформы интегрируются,
  
  
• Автоматизируется принятие решений,
  
  
• Появляются новые типы документов,
  
  
• Изменяются форматы,
  
  
• Внедряются облачные сервисы, аналитика и искусственный интеллект.

И пока всё это происходит, создание документов продолжается: электронные документы не ждут, равно как и физические дела.

Вот почему, как мне кажется, существует структурное противоречие между двумя скоростями. С одной стороны, это скорость организационных и технологических преобразований; а с другой - скорость обновления, утверждения, оценки, валидации, настройки и внедрения инструментов, которые должны обеспечить управление этими преобразованиями с архивно-документационной точки зрения.

Когда эти две скорости расходятся слишком сильно, возникает зона риска, которую я называю «запаздыванием при управлении документами» (latencia del gobierno documental LGD). Это запаздывание определяется формулой:

LGD = T(эффективное управление) − T(изменение в работе с документами)

где:

• T(изменение в работе с документами) представляет собой момент времени, когда организационная, функциональная, процедурная или технологическая трансформация начинает реально влиять на работу с документами.
  
  
• T(эффективное управление) представляет собой момент времени, когда институциональные инструменты, правила, системы и механизмы контроля эффективно подготовлены для управления этой новой реальностью.

Промежуток между этими двумя моментами времени является ключевым фактором.

Однако обратите внимание: запаздывание - это не просто время, необходимое для утверждения новых инструментов. Такое толкование было бы слишком ограниченным и несправедливым (иногда недооценивается ответственность самой организации за возникающие проблемы, и вина перекладывается на разработчика политик, разве нет?).

Запаздывание при утверждение архивным органом может быть одним из факторов, - однако задержки могут возникать и внутри самой организации: это задержки в выявлении изменений, позднее обновление инструментов, недостатки планирования, несвоевременное заключение контрактов, отсутствие контроля версий, запоздалая технологическая параметризации и/или неспособность трансформировать решение об архивировании в правила, которые могут быть исполнены системами.

Таким образом, мы сталкиваемся с архитектурной проблемой и проблемой управления, а не только лишь с процедурным вопросом.

(Продолжение следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2026/09/2_01441442037.html )

Джон Гонсалес (Jhon Alexander González Flórez)

Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/la-latencia-del-gobierno-documental-cuando-el-tiempo-se-gonzalez-f--atcae/ 

Моё выступление на вебинаре компании «ЭОС» об истории разработки спецификаций ISO/TS 7538:2024 «Функциональные требования к уничтожению документов либо их передаче на архивное хранение»

30 июня 2026 года компания «ЭОС» провела вебинар «Публичное обсуждение проекта стандарта ГОСТ Р ИСО 7538 «Функциональные требования к уничтожению документов либо их передаче на архивное хранение»».

В ходе семинара я рассказала об истории разработки международных технических спецификаций ISO/TS 7538:2024 «Функциональные требования к уничтожению документов либо их передаче на архивное хранение», на основе которых был подготовлен отечественный стандарт.

Запись вебинара доступна на сайте RuTube по адресу https://rutube.ru/video/57ccb5cd8f2f7e9977924ed7eb7f5d36/ :



Международный документ был разработан, начиная с 2023 года, рабочей группой WG21 «Уничтожение / передача документов» технического подкомитета Международной организации по стандартизации (ИСО) TC46/SC11 «Управление документами». Финальное голосование национальных органов по стандартизации по данному проекту прошло в мае-июле 2024 года с участием более 30 стран.

В качестве полноправных членов в работе группы WG21 участвуют Австралия, Болгария, Великобритания, Голландия (Нидерланды), Иран, Испания, Италия, Канада, Кения, Китай, Новая Зеландия, Норвегия, Россия, США, Франция, Швеция, ЮАР и Южная Корея. Кроме того, представители Германии и Японии участвуют в статусе наблюдателей, что позволяет им отслеживать ход работы и при необходимости представлять свои комментарии, не принимая непосредственного участия в голосованиях. Таким образом, в рабочей группе представлены как развитые экономики, так и страны с формирующимися рынками, из разных регионов - от Северной и Латинской Америки до Африки, Азии и Океании. Это обеспечивает учёт множества правовых традиций, культурных особенностей и уровней технологического развития. Наша страна, будучи полноправным участником данной группы, последовательно выступает за то, чтобы стандарты были гибкими, адаптируемыми и не навязывали чей-то узконациональный подход, а впитывали лучшие мировые практики. 

Полная видеозапись вэбинара доступна на сайте RuTube по адресу https://rutube.ru/video/6027e17302d786515bd00a9802808efa/ 

Источник: RuTube 
https://rutube.ru/video/57ccb5cd8f2f7e9977924ed7eb7f5d36/ 
https://rutube.ru/video/6027e17302d786515bd00a9802808efa/ 

ИСО и МЭК: Идёт работа над проектом стандарта описания моделей машинного обучения ISO/IEC WD 25623 «Рамочная концепция описания моделей машинного обучения»

В последнее время вопрос документирования моделей ИИ (моделей машинного обучения) стал привлекать большое внимание, в первую очередь в связи с появлением многочисленных законодательно-нормативных требований такого рода в отношении моделей ИИ в целом, а также «национальных» и «суверенных» моделей в частности. 

По сути речь идёт о научно-технической документации на модель, но с прицелом на её использование при сертификации, при подтверждении соответствия требованиям законодательства и в судебных спорах (т.е. в правовом контексте).

Международная организация по стандартизации (ИСО) не осталась в стороне. В настоящее время технический подкомитет ИСО JTC1/SC42 «Искусственный интеллект» работает над проектом стандарта ISO/IEC WD 25623 «Искусственный интеллект – Рамочная концепция описания моделей машинного обучения (МО)» (Artificial intelligence - Machine learning (ML) model description framework), см. https://www.iso.org/standard/90933.html .

 Во вводной части стандарта отмечается:

«Настоящий документ содержит общую концепцию описания и элементы документации для моделей машинного обучения, призванные облегчить управление ими и их использование на протяжении всего жизненного цикла моделей машинного обучения. Данный документ может использоваться любой организацией, которая разрабатывает, предоставляет или использует модели машинного обучения.» 

На данный момент содержание документа следующее:

Предисловие.
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Обозначения и сокращения
5. Принципы и соображения в отношении описания и документирования моделей машинного обучения
6. Элементы описания модели

6.1. Общие положения
6.2. Идентификация и происхождение модели
6.3. Использование и эксплуатация модели
6.4. Технические характеристики модели
6.5. Связанные с моделью наборы данных 
6.6. Возможность доверять модели и соответствие модели законодательно-нормативным требованиям

7. Представления описаний моделей и управление ими
8. Соответствие требованиям настоящего стандарта
Приложение A (нормативное): Требования к элементам документации
Приложение B (нормативное): Пример UML-визуализации описания моделей машинного обучения 
Приложение C (нормативное): Пример представления описания модели машинного обучения в виде JSON-схемы 
Библиография

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/90933.html 

Встреча руководителей государственных архивов Швейцарии и Польши

Данный пост директора Федерального архива Швейцарии (Schweizerischen Bundesarchiv) Филиппа Кюнцлера (Philippe Künzler – на фото) был опубликован 21 сентября 2026 года в социальной сети LinkedIn.

Мы только что завершили три насыщенных дня обсуждений с коллегами из Генеральной дирекции государственных архивов Польши.

На встрече в Федеральном архиве Швейцарии (Schweizerisches Bundesarchiv, BAR) в Берне мы обсудили с генеральным директором государственных архивов Польши Павлом Петшиком (Paweł Pietrzyk) и руководителем отдела оцифровки Национального цифрового архива Петром-Павлом Стрембским (Piotr Paweł Strembski) стратегические приоритеты, вопросы оцифровки, электронного архивирования и обеспечения онлайн-доступа. 

Несмотря на различия в условиях нашей работы, мы развиваем целый ряд схожих подходов к решению ряда задач: 

• Как управлять данными и структурировать их на возможно более ранних этапах в ходе деятельности государственных органов? 
  
  
• Как обеспечить возможность использования этих материалов в долгосрочной перспективе? 
  
  
• И какими компетенциями должны будут обладать архивы и их сотрудники для решения этих задач в будущем? 

Мы намерены продолжать этот профессиональный диалог.

17 сентября 2026 года мы вместе отправились в город Штанс (Stans) на симпозиум, организованный Швейцарской профессиональной ассоциацией архивистов (VSA), посвящённый теме «Будущее требует новых навыков и компетенций». Павел Петшик выступил с увлекательным докладом о польской модели управления компетенциями. 

Павел Петшик выступает с докладом «Государственные архивы сегодня – Компетенции для будущего»

Другие доклады - о цифровых компетенциях, о науке о данных и о навыках и компетенциях, необходимых архивистам будущего, - также дали богатую пищу для обсуждения.

Открытый профессиональный обмен мнениями и очень приятное личное общение показали, как многому мы можем научиться друг у друга. Я с нетерпением жду продолжения и углубления сотрудничества между Польшей и Швейцарией.

Филипп Кюнцлер (Philippe Künzler)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/philippe-kuenzler_archivch-archives-digitaltransformation-ugcPost-7507497341105422336-oeZw/ 

Китай: Стандарты по вопросам управления документами и архивного дела, часть 24

Продолжая разговор о китайских стандартах в области управления документами, архивного дела и смежных дисциплин, хочу напомнить, что в Китае стандарты по вопросам управления документами и архивного дела, согласно национальной классификации, относятся к группе A14 «Библиотеки, архивы, документы и интеллектуальная деятельность», http://www.csres.com/sort/Chtype/A14_1.html . По международной классификации эти стандарты попадают в раздел 01.140.20 «Информатика», см. http://www.csres.com/sort/ics/01.140.20_1.html .

За период с апреля по сентябрь 2026 года были опубликованы следующие документы по вопросам управления документами и архивного дела:

• DA/T 107-2026 «Требования к проведению экспертизы на предмет раскрытия архивных документов для общественности» (档案开放审核工作规范, самоназвание на английском языке: Specification for archival opening review) объёмом 18 страниц, вступивший в силу 1 сентября 2026 года, см. http://www.csres.com/detail/455791.html и https://www.doc88.com/p-19537994266208.html 
  
  
• DA/T 108-2026 «Требования к составлению сборников архивных документов и к проведению архивных исследований» (档案编研工作规范, самоназвание на английском языке: Specification for archive compilation and research) объёмом 17 страниц, вступивший в силу 1 сентября 2026 года, см. http://www.csres.com/detail/455792.html и https://www.doc88.com/p-94380775112288.html 
  
  
• DA/T 109-2026 «Требования к работе по созданию архивной тематической базы данных» (档案专题数据库建设工作规范, самоназвание на английском языке: Work specification for the construction of archival thematic database) объёмом 22 страницы, вступивший в силу 1 сентября 2026 года, см. http://www.csres.com/detail/455793.html и https://www.doc88.com/p-18637992765194.html 
  
  
• DA/T 110-2026 «Требования к распознаванию речи и транскрибированию аудио- и аудиовизуальных документов» ( 录音录像档案语音识别转写工作规范, самоназвание на английском языке: Specification for speech recognition and transcription of audio and audio-visual records) объёмом 16 страниц, вступивший в силу 1 сентября 2026 года, см. http://www.csres.com/detail/455794.html и https://www.doc88.com/p-20754998473005.html 
  
  
• DA/T 111-2026 «Требования к управлению документами и архивами крупнейших национальных научно-технических объектов» (国家重大科技基础设施档案管理规范, самоназвание на английском языке: Specification for archival management of major national science and technology infrastructure) объёмом 30 страниц, вступивший в силу 1 сентября 2026 года, см. http://www.csres.com/detail/455795.html и https://www.doc88.com/p-58243776114409.html 
  
  
• DA/T 24-2026 «Бескислотная архивная бумага и картон для обложек и коробов» (无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板, самоназвание на английском языке: Acid-free papers and paperboards for archival folders and boxes) объёмом 10 страниц, вступивший в силу 1 сентября 2026 года, см. http://www.csres.com/detail/455796.html и https://www.doc88.com/p-35620994221123.html . Документ заменил предыдущую редакцию 2000 года.
  
  
• DA/T 68.5-2026 «Требования к аутсорсингу архивных услуг - Часть 5: Услуги депозитарного хранения» (档案服务外包工作规范 第5部分：档案寄存服务, самоназвание на английском языке: Specifications on the work of archive service outsourcing - Part 5: Archives deposit service) объёмом 25 страниц, вступивший в силу 1 сентября 2026 года, см. http://www.csres.com/detail/455797.html и https://www.doc88.com/p-68971332194610.html . 
  
  Документ  выпущен взамен стандарта DA/T 67-2017 «Требования к аутсорсингу услуг по управлению документами» (档案保管外包服务管理规范, Requirement on the outsource service of records keeping) – теперь его сделали частью другого стандарта DA/T 68 «Требования к аутсорсингу архивных услуг» (подробнее о нём см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2021/05/12.html ).

Источник: Портал китайского органа по стандартизации
http://www.naa.gov.cn/  
https://www.saac.gov.cn/daj/hybz/dabz_list.shtml     

Росстандарт: Опубликованы предстандарты ПНСТ 1064-2026, ПНСТ 1065-2026 и ПНСТ 1066-2026 по тематике синтеза данных

На сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии  ( http://www.gost.ru/ ) в августовском 2026 года разделе ( https://protect.gost.ru/gost?year=2026&month=8&search=&page=5 ) были выложены три новых предварительных стандарта по тематике синтеза данных.

Эти документы разработаны некоммерческой организацией «Ассоциация больших данных» (НО «АБД») при участии автономной некоммерческой организации «Национальный технологический центр цифровой криптографии» (АНО «НТЦ ЦК»); внесены Техническим комитетом по стандартизации ТК 164 «Искусственный интеллект».

Предстандарт ПНСТ 1064-2026 «Синтез данных. Основные положения» объёмом 16 страниц, см. https://protect.gost.ru/gost/details/3ab40d2a-2d04-426f-91e4-73645b23a986 

Основное понятие определяется следующим образом:

3.1.2. Синтетические данные (synthetic data): Данные, искусственно созданные для имитации формата и свойств реальных данных, но которые не соответствуют напрямую каким-либо реальным объектам.

Примечания

1. Синтетические данные могут быть использованы для различных целей, включая обучение моделей машинного обучения, тестирование систем, а также обеспечение повышенной конфиденциальности данных.

2. Настоящий стандарт описывает полностью синтетические данные, которые в дополнение к указанным в определении свойствам не являются модификацией исходных данных.

3. Синтетические данные могут не всегда точно воспроизводить все свойства реальных данных, что может ограничивать их применение в определенных сценариях.

Во вводной части документа отмечается:

«В современных условиях развития информационных технологий искусственный интеллект (ИИ) становится неотъемлемой частью многих областей деятельности, включая бизнес, науку, медицину и государственное управление, а синтетические данные находят все большее применение в ИИ, статистике и других сферах, требующих использования данных для моделирования и анализа. Рост объемов данных и необходимость их эффективной обработки требуют унификации подходов и терминологии для улучшения взаимодействия между различными участниками рынка обмена данными. В то же время синтетические данные помогают восполнить нехватку реальных данных для обучения моделей и анализа.»

Содержание документа следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Основные концепции синтеза данных

4.1. Синтез данных с использованием ИИ
4.2. Свойства синтетических данных
4.3. Классификация типов синтетических данных
4.4. Основные принципы осуществления синтеза данных

Библиография

Предстандарт ПНСТ 1065-2026 «Синтез данных. Архитектура процесса синтеза данных. Методы синтеза» объёмом 58 страниц, см. https://protect.gost.ru/gost/details/f09eb333-a40d-45a7-a789-2f53fe30de4e 

Во вводной части документа отмечается:

«Эффективность синтеза данных тесно связана с качеством процессов синтеза и архитектуры используемых систем. Синтетические данные применяются в различных практических сценариях, таких как тестирование информационных систем, обучение моделей искусственного интеллекта (ИИ), обмен данными с контрагентами и обогащение существующих наборов данных. Многие из этих сценариев требуют специфического подхода к качеству и конфиденциальности синтетических данных, что делает критически важным детальное описание процессов и архитектуры системы синтеза.

Для тестирования информационных систем синтетические данные должны точно отражать структуру и особенности реальных данных, обеспечивая при этом предотвращение потенциальной утечки данных (полностью синтетические данные). Обучение моделей требует от синтетических данных репрезентативности и достоверности, что позволяет моделям эффективно адаптироваться к задачам реального мира. При обмене данными с контрагентами особое внимание должно уделяться доверенным технологиям и методам синтеза, чтобы минимизировать вероятность утечки данных. Для задач обогащения данных при интеграции синтетические данные должны сохранять целостность и совместимость с другими наборами данных, обеспечивая при этом их полезность для дальнейшего анализа.

Таким образом, архитектура и процессы синтеза данных должны быть гибкими и адаптивными чтобы соответствовать разнообразным требованиям различных сценариев применения. Достоверность и полнота синтетических данных, их соответствие требованиям к доверенным технологиям ИИ, полезность получаемых данных зависят не только от алгоритмов синтеза, но и от порядка их применения организации хранения данных и управления вероятностями утечки данных на каждом этапе.

Цель настоящего стандарта - предложить эталонное описание процессов и архитектуры системы синтеза данных, что необходимо для достижения высоких показателей качества и конфиденциальности данных в различных контекстах их использования. Стандарт служит ориентиром для разработки внедрения и эксплуатации систем синтеза данных, соответствующих требованиям конфиденциальности и качества, что особенно важно в условиях возрастающих требований к конфиденциальности управлению данными.

… Настоящий стандарт устанавливает процесс синтеза данных (полностью синтетические данные) для систем искусственного интеллекта (ИИ) и архитектуру соответствующей системы, включая основные компоненты, процессы генерации данных и интеграцию с системами ИИ.

Настоящий стандарт устанавливает требования к выполнению каждого из этих этапов с учетом специфики обработки данных, мониторинга соответствия и управления процессом синтеза, доверенным технологиям синтеза, а также поддержке уровня приватности на всех стадиях жизненного цикла синтетических данных.

Стандарт применим к организациям любых форм собственности и масштабов, использующим технологии ИИ и синтетические данные.»

Содержание документа следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Сокращения
5. Обзор жизненного цикла синтеза
6. Эталонная модель процесса синтеза данных
7. Эталонная архитектура системы синтеза данных
Приложение А (рекомендуемое): Пояснения к жизненному циклу синтеза данных
Приложение Б (рекомендуемое): Пояснение к архитектуре системы синтеза
Приложение В (справочное): Технические особенности реализации синтеза данных
Библиография

Предстандарт ПНСТ 1066-2026 «Синтез данных. Описание результатов процесса синтеза. Методика оценки качества» объёмом 42 страницы, см. https://protect.gost.ru/gost/details/c6aef45e-9a6f-49b1-b128-c502a07eadae 

Во вводной части документа отмечается:

«Настоящий стандарт описывает результаты процесса синтеза структурированных данных, включая методы оценки качества синтетических данных, проверку уровня приватности, а также требования к документированию и отчетности. Стандарт устанавливает подход к методам оценки результата синтеза данных с использованием ИИ, включая оценку качества синтетических данных, их соответствия требованиям обработки информации и полезности для различных задач и приложений. Стандарт применим к организациям любых форм собственности и масштабов, использующим технологии ИИ и синтетические данные.

… Настоящий стандарт распространяется на процессы создания полных синтетических данных табличного вида с использованием нейронных сетей.

Настоящий стандарт не распространяется на синтетические данные, создаваемые методами статистического и компьютерного моделирования на основе цифровых моделей реальных сценариев.

Стандарт применим к организациям любых форм собственности и масштабов, использующим технологии искусственного интеллекта (ИИ) и синтетические данные.»

Содержание документа следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Общие положения
5. Методы оценки качества синтетических данных
6. Документирование и отчетность

6.1. Протоколы создания данных
6.2. Аудит и следование стандартам
6.3. Отчеты о качестве и использовании данных

Приложение А (рекомендуемое): Словарь данных
Приложение Б (справочное): Точность. Метрики оценки статистической близости
Приложение В (справочное): Точность. Метрики оценки реалистичности синтетических данных
Приложение Г (справочное): Полезность. Метрики оценки эффективности
Приложение Д (справочное): Метрики и модели оценки риска утечки данных
Приложение Е (рекомендуемое): Шаблон отчета о качестве
Библиография

Источник: сайт Росстандарта
https://protect.gost.ru/gost/details/3ab40d2a-2d04-426f-91e4-73645b23a986
https://protect.gost.ru/gost/details/f09eb333-a40d-45a7-a789-2f53fe30de4e 
https://protect.gost.ru/gost/details/c6aef45e-9a6f-49b1-b128-c502a07eadae 

ИСО: Опубликован стандарт ISO 18968:2026 «Написание текстов в расчёте на их последующий перевод - Создание и оценка текста»

1 сентября 2026 сайт Международной организации по стандартизации (ИСО) сообщил о публикации нового стандарта ISO 18968:2026 «Написание текстов в расчёте на их последующий перевод - Создание и оценка текста» (Translation-oriented writing - Text production and text evaluation) объёмом 50 страниц основного текста, см. https://www.iso.org/standard/85512.html .

Стандарт подготовлен техническим комитетом ИСО TC37 «Язык и терминология» (Language and terminology). О работе над ним я уже рассказывала здесь: http://rusrim.blogspot.com/2025/11/isodis-18968.html 

Во вводной части стандарта отмечается:

«В настоящее время товары и услуги всё больше распространяются по международным рынкам, и специализированный контент должен быть доступен на языках, используемых на каждом из рынков. Такой контент переводится переводчиками-людьми (как с использованием инструментов автоматизированного перевода (computer-aided translation, CAT), так и без них) и/или системами машинного перевода (machine translation, MT - с последующим редактированием переводчиком-человеком (post-editing) или без него). 

В таком контексте учёт при написании текстов того, что они затем будут переводиться (translation-oriented writing), может сократить количество запросов от переводчиков, снизить затраты, поможет избежать ошибок перевода и сократить сроки работ по переводу, особенно при использовании технологий автоматизации перевода.

В частности, техническая документация (например, руководства по продуктам, онлайн-помощь, карты (паспорта) безопасности, инструкции по сборке), как одна из форм специализированного контента, призвана обеспечить безопасное, эффективное и результативное использование продукции. Такие стандарты, как IEC/IEEE 82079-1:2019 «Подготовка информации (инструкций) по использованию продуктов – Часть 1: Принципы и общие требования» (Preparation of information for use (instructions for use) of products - Part 1: Principles and general requirements, см. https://www.iso.org/standard/71620.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:71620:en , а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2020/02/ieee-ieeeiec-82079-1-2019.html - Н.Х.), устанавливают требования к технической документации. Внутренние корпоративные руководства по стилю дополняют эти требования, регламентируя принятые в организации правила оформления документов.

Мой комментарий: Упомянутый стандарт был адаптирован в России на основе более ранней редакции 2012 года как межгосударственный стандарт ГОСТ IEC 82079-1-2014 «Подготовка инструкций по применению. Построение, содержание и представление материала. Часть 1. Общие принципы и подробные требования», см. https://protect.gost.ru/gost/details/410ba466-45c5-41da-9ee2-636f43ebbb81

В настоящем документе содержатся рекомендации по созданию и/или редактированию специализированного контента на исходном языке, который предназначен для перевода на один или несколько целевых языков - а также по оценке ориентированных на перевод текстов. Некоторые рекомендации, однако, могут быть полезны и для предназначенных для перевода неспециализированных текстов.

… В настоящем документе содержатся рекомендации по созданию, редактированию и оценке специализированного контента на исходном языке, предназначенного для перевода на другие языки. Кроме того, в нём даются рекомендации по передаче текста от процесса создания к процессу перевода, связанные с созданием и переводом специализированного контента. Данный документ задуман как практичное руководство, которое признаёт, что не все рекомендации в равной степени применимы в различных вариантах использования

Данный документ предназначен для авторов и редакторов специализированного контента, предназначенных для перевода. Этот документ также даёт возможность переводчикам и поставщикам услуг перевода оценивать пригодность для перевода специализированного контента. Данный документ также может быть использован производителями программных инструментов (например, для разработки и совершенствования процедур автоматического тестирования и верификации исходного языка текстов).

Данный документ не применим в отношении создания, редактирования и оценки художественных, публицистических, рекламных и иных неспециализированных текстов.»

По моей оценке, это действительно полезный документ, содержащий дельные рекомендации.

Содержание стандарта следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Рекомендации в отношении специализированного контента, предназначенного для перевода

4.1. Общие положения
4.2. Форматирование
4.3. Терминология
4.4. Грамматика, синтаксис и стиль
4.5. Представление контента

5. Рекомендации по передаче текста от процесса создания к процессу перевода
6. Тексты, ориентированные на перевод: Оценка
Приложение A: Список критериев оценки
Приложение B: Контрольный список рекомендаций
Библиография

Источник: сайт ИСО / сайт BSI
https://www.iso.org/standard/85512.html 
https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:85512:en 
https://standardsdevelopment.bsigroup.com/projects/2023-02479

Как сделать идеологию управлению информацией и документами актуальной для наших организаций

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 19 августа 2026 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Как сделать идеологию управлению информацией и документами актуальной для наших организаций? Сосредоточьте усилия на том, чтобы стать CIO – нет, не директором по ИТ, а «дешёвым специалистом по информации» (Cheap Information Officer).

Каждая организация хотела бы иметь дешёвого специалиста по информации – и ни одна не хочет дорогого. Положительным здесь является то, что дешевая информация и без того является центральным элементом практики управления документами и информацией. 

Всегда речь шла именно об этом, и как раз для этого существуют структура, классификация и метаданные. Нам просто нужно сдвинуть временные рамки, на которых мы фокусируем свой внимание.

Обычно мы обращаем основное внимание на то, чтобы сделать дешевым удовлетворение информационных потребностей для двух основных групп процессов – для процессов обеспечения подотчётности и уничтожения/передачи, ни один из которых не является инвестиционно-привлекательным. 

Вероятность возникновения проблем с подотчётностью очень невелика, и мы не можем с уверенностью предсказать, когда это произойдет. Управление уничтожение должно давать гарантированные результаты (и в некотором смысле это так и есть, ввиду биологического разложения, деградации данных или неизбежной тепловой смерти Вселенной), однако обычно это не так, потому что его реализация сейчас обходится в 10 долларов, а средний срок окупаемости составляет около 15 лет, поэтому никто не в состоянии в него инвестировать - ставка дисконтирования в инвестиционной стратегии организации сводит подобные инвестиции на нет (ставка дисконтирования (discount rate) - это величина, на которую уменьшается окупаемость инвестиций за каждый дополнительный год).

Суть в том, что мы сфокусированы на том, чтобы сделать более дешёвым удовлетворение информационных потребностей для двух процессов – из которых один может с малой вероятностью произойти в непредсказуемый момент в будущем, и в другой никто не может инвестировать, потому что хотя он и окупается, но его окупаемость слишком мала и происходит это слишком поздно.

Мы продолжаем пытаться решить эту проблему, говоря о том, насколько важны эти процессы.

Однако эти разговоры не меняют основополагающую динамику - чем более неопределенным нечто является, и чем дальше в будущем это нечто находится, тем меньше вероятность того, что ему будет уделено внимание. Пока эта динамика не изменится, динамика обсуждения этих вопросов останется неизменной. Принимающие решения лица будут кивать и соглашаться с тем, что эти процессы важны - возможно, даже выпишут чек, если случится что-то плохое - но они не станут инвестировать в них на постоянной основе. Стоимость удовлетворения этих информационных потребностей является слишком неопределенной, чтобы инвестировать в них сейчас. Удешевление удовлетворения этих потребностей не имеет значения до тех пор, пока данный вопрос вдруг окажется важным, но тогда никто не сможет повернуть время вспять на 15 лет, чтобы инвестировать в том момент, когда эти инвестиции действительно принесли бы результаты.

Сказанное выше – это многословный способ выразить мысль о том, что мы уже являемся дешёвыми специалистами информации - мы просто дешевы в плане обслуживания ряда процессов, в которые никто не хочет или не может инвестировать.

Это также пространный способ ещё раз напомнить, что общий образ мышления правилен - мы хотим снизить стоимость удовлетворения информационных потребностей (именно этой цели служат классификация и метаданные), но нам хотелось бы сфокусировать свои усилия на процессах, которые произойдут с большей вероятностью, и, скорее всего, произойдут пораньше.

Сосредоточение внимания на том, что произойдёт раньше, включает в нашу сферу деятельности остальную часть организации. У каждого сотрудника, с которым мы общаемся, есть работа, которую нужно сделать завтра; и все они хотят, чтобы удовлетворение информационных потребностей стало менее затратным. Весьма вероятно, что они дадут деньги и дадут время тем, кто мог бы это осуществить.

Весьма вероятно, что те же специалисты, которые делают информацию более дешёвой, смогли бы также включить в эти процессы создание метаданных для тех самых, идущих в боле длительном масштабе времени и менее предсказуемых процессов.

Мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] пытаемся сделать что-то в этом роде уже в течение нескольких десятилетий – соответствующий подход называют «невидимым управлением документами» (records management by stealth) и ещё рядом имён. Это всегда какая-то версия попыток заставить сотрудников организации выполнять дополнительную работу по структурированию информации так, как нужно нам. Мы никак не осознаем, что здесь нет ничего незаметного; в центре внимание нашей практики - сделать информацию более дешевой для процессов обеспечения подотчетности и уничтожения - и именно это отражает структура информации. 

Данная идеология настолько укоренилось в нашем сознании, что мы даже не осознаём этого, и поэтому считаем, что именно наш способ организации информации превосходит другие «по определению» – и что превосходит любые другие способы с точки зрения снижения затрат на удовлетворение информационных потребностей. 

Для нас это настолько очевидно, что мы даже не в состоянии представить, что остальные могут считать иначе – дело доходит до того, что мы уже десятилетиями игнорируем сотрудников, которые нам об этом говорят. Из-за этого нас преследовали и продолжают преследовать неудачи – всё потому, что делаем удовлетворение информационных потребностей затратным для процессов, которые обязательно произойдут и в скором времени, - а всё во имя того, чтобы сделать его дешевым для процессов, которые вряд ли произойдут, а если и произойдут, то в далёком будущем.

Нам [специалистам по управлению документами – Н.Х.] нужно сделать три вещи, чтобы добиться успеха:

• Во-первых, признать, что в рамках управления документами и информацией существует ряд практик, направленных на то, чтобы сделать дешёвым удовлетворения наших информационных потребностей. 
  
  
• Во-вторых, признать, что же эти практики делают затратным удовлетворение информационных потребностей других специалистов. 
  
  
• В-третьих, применить наш базовый образ мышления – классификация, метаданные, структура – к работе всех остальных специалистов, с тем, чтобы мы смогли стать дешевыми специалистами по информации, поддерживающими их сегодняшнюю деятельность – ввиду того, что низкая вероятность того, что нечто может быть сделано с меньшими затратами спустя 15 лет, очень редко привлекает необходимые инвестиции. 

Уверенность в том, что что-то станет дешевле уже завтра, – это то, во что организации всегда будут инвестировать.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM 
https://metairm.substack.com/p/how-to-make-information-and-records 

Некоторые впечатления о конференции iPRES 2026

Данный пост генерального директора бельгийской компании Docbyte Фредерика Росселя (Frederik Rosseel - на фото) был опубликован 23 сентября 2026 года на сайте LinkedIn.

Мой комментарий: В посте речь идёт об очередной, 22-й Международной конференции по обеспечению долговременной сохранности электронных объектов iPRES 2026 ( https://ipres2026.dk/ ; программа доступна по адресу: https://ipres2026.dk/programme/programme-overview/ ; о конференциях iPRES см. также подборку постов на блоге http://rusrim.blogspot.com/search/label/iPRES ), которая в этот раз проходила 21-25 сентября 2026 года в Копенгагене (Дания).

Если сегодня среда — значит, это Копенгаген :)

После первого дня на конференции iPRES, я понял следующее:

• Сообщество специалистов в области обеспечения электронной сохранности (digital preservation community, DPC) начинает осознавать, что искусственный интеллект и киберугрозы представляют собой реальную опасность для деятельности по обеспечению долговременной сохранности электронной информации (электронной сохранности);
  
  
• Члены сообщества начинают понимать, что стандарты могут быть полезны при оценке поставщиков и решений, а также способны упростить процесс закупок;
  
  
• Члены сообщества по-прежнему питают любовь к «самописным» решениям, несмотря на то, что мир изменился;
  
  
• Требования европейских нормативно-правовых актов NIS2 и CRA не распространяются на «самописные» решения государственных архивов, что влечет за собой соответствующие риски.
  
  Мой комментарий: «Директива NIS2» - это «Директива №2022/2555 Европейского парламента и Совета от 14 декабря 2022 года о мерах по обеспечению высокого общего уровня кибербезопасности во всем Евросоюзе, вносящая поправки в Регламент №910/2014 и Директиву №2018/1972, и отменяющая Директиву № 2016/1148 (Директива NIS2)» (Directive (EU) 2022/2555 of the European Parliament and of the Council of 14 December 2022 on measures for a high common level of cybersecurity across the Union, amending Regulation (EU) No 910/2014 and Directive (EU) 2018/1972, and repealing Directive (EU) 2016/1148 (NIS 2 Directive) (Text with EEA relevance)), см. https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2022/2555 
  
  «Закон CRA», также известный как «Закон о киберустойчивости» (Cyber Resilience Act) – это «Регламент (ЕС) 2024/2847 Европейского парламента и Совета от 23 октября 2024 г. о горизонтальных требованиях к кибербезопасности продукции с цифровыми элементами, вносящий изменения в Регламенты (ЕС) № 168/2013 и (ЕС) 2019/1020 и Директиву (ЕС) 2020/1828 (Закон о киберустойчивости) (данный нормативно-правовой акт применим в станах Европейской экономической зоны), (Regulation (EU) 2024/2847 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2024 on horizontal cybersecurity requirements for products with digital elements and amending Regulations (EU) No 168/2013 and (EU) 2019/1020 and Directive (EU) 2020/1828 (Cyber Resilience Act) (Text with EEA relevance)), см. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A02024R2847-20241120&qid=1790231766633 
  
  
• Сообщество специалистов в области обеспечения электронной сохранности является весьма разрозненным; в нём существуют диаметрально противоположные взгляды на передовые методы работы.

И разве деятельность по обеспечению электронной сохранности не должна включать в себя непрерывную оценку рисков?

Фредерик Россель (Frederik Rosseel)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/frederikrosseel_ipres-cph-share-7508541312040812545-BZUc/ 

Очередная проводимая раз в три года конференция DLM-форума пройдёт в Дублине (Ирландия) с 3 по 5 ноября 2026 года

Данная новость была опубликована на сайте DLM-форума ( https://www.dlmforum.eu/ ).

Очередная встреча членов DLM-форума – из серии проводимых раз в три года конференций. Это будет трехдневное мероприятия, открытое для широкой аудитории, и мы будем рады видеть на ней и тех, кто не является членами DLM-форума. 

Мероприятие пройдёт с 3 по 5 ноября на стадионе «Авива» (Aviva Stadium) в Дублине. Его организатором являются Национальные архивы Ирландии. 

Предложения о включении Вашего выступления в программу Вы можете представить до 13 сентября 2026 года. Регистрация для очного участия открыта до 1 октября 2026 года.

48-секундный рекламный ролик конференции доступен по адресу https://www.youtube.com/watch?v=1ULsRJnlguI

Тема конференции: «Трансформация цифрового ландшафта: Стратегическое управление, культура и заслуживающее доверия будущее для государственных и частных учреждений» (Transforming the Digital Landscape: Governance, Culture, and Trusted Futures for Public and Private Institutions), с тремя направлениями:

• Цифровая трансформация в сфере государственного управления и государственных услуг. Речь пойдёт о том, как правительства осуществляют цифровую трансформацию, обеспечивая при этом подотчетность, прозрачность и эффективное стратегическое управление информацией.
  
  
• Цифровая трансформация в учреждениях культуры и памяти. Будут рассматриваться вопросы обеспечения долговременной сохранности электронных материалов, доступ к культурному наследию и инновационные формы взаимодействия с архивами и коллекциями.
  
  
• Ожидаемые проблемы в цифровом мире. Здесь в центре внимания будут новые риски и возможности, появляющиеся в цифровой среде.

Источники: сайт DLM-форума / YouTube
https://www.dlmforum.eu/index.php/all-events/169-dlm-mm-dublin-november-2026 
https://www.youtube.com/watch?v=1ULsRJnlguI