Разделение упорядочивания документов для целей их ведения и классификации для целей управления документами

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 23 мая 2025 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

В эпоху кастодиального управления документами (когда документы находились под полным физическим и интеллектуальным контролем своих ответственных хранителей – архивистов и специалистов по управлению документами – Н.Х.) мы классифицировали документы - у нас был номер дела, и имелась система, в которой мы фиксировали классификацию дел.

В пост-кастодиальную эпоху (когда управление документами может осуществляться в отсутствии физического контроля над ними – Н.Х.) мы документы упорядочиваем, предоставляя сотрудникам структуру папок [в компьютерной среде – Н.Х.], и ожидаем, что они будут хранить документы в этой структуре. Схемы упорядочивания и классификация одинаковы.

Что получается в результате? Возникают документные системы, которые сотрудники не могут понять и отказываются использовать.

Мой комментарий: В данном посте Карл Мелроуз противопоставляет структуризацию документов для удобства деловой деятельности т.е. для сотрудников деловых подразделений, называя её «упорядочиванием»; и структуризацию документов для удобства управления ими в соответствии с правилами делопроизводства и архивного дела, в которой заинтересованы специалисты по управлению документами и архивисты, называя её «классификацией».

Я ещё ни разу не видел документной системы, которая не допускала бы разделения классификации и упорядочивания – но я почти никогда встречал систем, в которых бы такое разделение проводилось.

Мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] являемся представителями дисциплины, главной задачей которой является сохранение и управление доказательствами.

У нас есть масса доказательств того, что попытки заставить сотрудников вести документацию, упорядоченную не для их собственного удобства, а для целей управления документами терпят неудачу.

У нас также есть масса доказательств двух других закономерностей:

• Когда сотрудникам дают систему, в которой документы упорядочены для поддержки их работы, они с радостью внедряют и используют её;
  
  
• Когда сотрудникам не дают систему, в которой документы упорядочены для поддержки их работы, они создают огромный беспорядок.

Чем нам оправдать продолжение использования совпадающего с классификацией упорядочения, при наличии такой массы доказательств неудачности этого подхода?

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/separating-arrangement-for-record