Стратегическое управление информацией - это диета и физические упражнения. Часть 2-1

(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2025/05/1-2.html )

Данная заметка Джо Шепли (Joe Shepley – на фото) была опубликована 18 апреля 2025 года на сайте Legalverse Media.

Мы уже познакомились с идеей о том, что стратегическое управление информацией - это не столько проблема высадки на Марс, сколько прямолинейно-трудная проблема, подобная регулярному соблюдению диеты и выполнению физических упражнений. Мы все знаем, что следует делать, но нам просто трудно это делать на практике. У нас уже более десяти лет существуют хорошие практики стратегического управления документами, однако многие компании испытывают трудности с внедрением эффективного масштабируемого стратегического управления документами не из-за сложности решения, а из-за трудоёмкости его реализации.

В предыдущей заметке мы подробно рассмотрели, каким образом переход от идеи управления документами к идее управления всей информацией является первым из четырех шагов по формированию более эффективного стратегического управления информацией, в число которых входит решение таких проблем, как:

• Выход за рамки документов,
  
  
• Непрактичные указания по срокам хранения документов и действиям по их истечении,
  
  
• Отсутствие поддержки со стороны высшего руководства,
  
  
• Фокус на продвижении стратегического управления информацией.

В этой заметке более детально рассматривается, как скорректировать непрактичные указания по срокам хранения документов, и как это способствует эффективному стратегическому управлению информацией.

Согласование указаний по срокам хранения с политикой

В предыдущей заметке мы увидели, как эффективное стратегическое управления информацией требует расширения сферы охвата политики управления документами и информацией и перехода от бинарного различия «документы» / «не-документы» к инклюзивной категории всей корпоративной информации. Чтобы перечни видов документов с указанием сроков их хранения поддерживали такое расширение, их также необходимо расширить, включив в них не только традиционные документы, но и то, что обычно считалось бы «не-документами», т. е. все виды информации и данных, хранящихся в корпоративных системах.

С этой целью Вам сначала следует выявить типы информации, которые в настоящее время не указаны в Вашем перечне, и добавить их. Это можно сделать с помощью различных методов, включая проведение анализа на предмет наличия персональных данных, обработку сведений о действиях с данными различных типов, интервьюирование ключевых заинтересованных сторон о «не-документной» информации и анализ справочников ИТ-систем (например, Вашей базы данных для управления конфигурацией), хранящих не-документную информацию.

Например, ресторан быстрого обслуживания или сеть кофеен, у которых имеется клиентское приложение, будут собирать значительный объем данных, не относимых к числу традиционных документов - например, данные о посещённых клиентом филиалах или истории заказов. Тем не менее, эти данные подпадают под действие ряда законов и нормативных актов (как федеральных, так и отдельных штатов США), регламентирующих, как и в течение каких сроков они хранятся.

Затем Вы выявляете законодательно-нормативные требования в отношении сроков хранения и уничтожения этой не-документной информации, и кодифицируете их в перечне. Вам потребуется заручиться помощью Ваших коллег – юристов и специалистов по защите персональных данных, поскольку для не-документной информации обычно не существует жёстких законодательно-нормативных требований, устанавливающих сроки хранения: выбор срока хранения в этом случае является скорее «серой зоной» и основывается на «цели сбора», «цели использования» или «цели, для которой информация была собрана» и т.д.

После выполнения этой работы Ваш перечень будет включать всю корпоративную информацию. Следующей Вашей задачей будет сделать его полезным не только для целей управления документами.

Мой комментарий: Мне нравится, с какой легкостью автор советует подготовить исчерпывающий перечень корпоративной информации с указанием сроков её хранения! Те из коллег, которым доводилось решать куда более ограниченную задачу приведения в порядок номенклатуры дел организации, наверное, согласятся – это очень сложная, долгая и трудоёмкая работа, растягивающаяся на несколько лет даже при наличии ресурсов и поддержки высшего руководства …

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2025/06/2-2.html )

Джо Шепли (Joe Shepley)

Источник: сайт Legalverse Media
https://legalversemedia.com/information-governance-is-diet-and-exercise/