Положение о порядке проведения эксперимента по цифровизации процессов электронного документооборота в отдельных федеральных органах исполнительной власти

Правительство Российской Федерации Постановлением от 8 мая 2025 года №629 утвердило «Положение о порядке проведения эксперимента по цифровизации процессов электронного документооборота, исполнения поручений и контроля исполнительской дисциплины в отдельных федеральных органах исполнительной власти».

Положение устанавливает порядок проведения эксперимента по цифровизации процессов электронного документооборота, исполнения поручений и контроля исполнительской
дисциплины в отдельных федеральных органах исполнительной власти (эксперимент) (п.1).

Эксперимент проводится в целях (п.2):

• Апробации механизма обмена цифровыми документами при организации информационного взаимодействия между федеральными органами исполнительной власти и подведомственными им организациями, а также обеспечения возможности дальнейшего внедрения (распространения) и использования указанного механизма участниками информационного взаимодействия, предусмотренными пунктом 1 Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. №1264 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия»;
  
  
• Определения оптимального атрибутивного состава структурированных данных, содержащихся в форматах цифровых документов;
  
  
• Формирования обязательных требований к системам электронного документооборота с учетом необходимости автоматической обработки поручений и иных данных, содержащихся в цифровых документах;
  
  
• Выработки унифицированных шаблонов и форматов цифровых документов;
  
  
• Выработки нормативных и технических решений для автоматизированной подготовки докладов об исполнении поручений, направленных на минимизацию трудозатрат по двойному вводу информации и одновременно исключающих несоответствие атрибутивной и содержательной частей поручений и докладов об исполнении;
  
  
• Выстраивания оптимизированного процесса работы с цифровыми документами и содержащимися в них поручениями в информационных системах;
  
  
• Подготовки предложений о внесении изменений в правовые акты, определяющие взаимодействие и внутреннюю организацию федеральных органов исполнительной власти с учетом изменения процессов подготовки и согласования документов, исполнения поручений и контроля исполнительской дисциплины.

Задачами эксперимента являются апробация и моделирование с учетом унификации и цифровизации процессов электронного документооборота в части (п.3):

• Формирования, отправки, приема, регистрации (при необходимости) и обработки цифровых документов;
  
  
• Доведения цифровых документов, содержащих поручения, до внутренних конечных исполнителей, а также до подведомственных федеральным органам исполнительной власти организаций;
  
  
• Автоматизированной подготовки, регистрации и направления цифровых документов, содержащих доклады исполнителей (соисполнителей);
  
  
• Контроля исполнительской дисциплины;
  
  
• Продления срока исполнения (соисполнения) или смены ответственных исполнителей и соисполнителей поручений, снятия с контроля поручений с использованием цифровых документов и связанных с ними событий;
  
  
• Информационного взаимодействия исполнителей и соисполнителей поручений с головными исполнителями;
  
  
• Межведомственного согласования проектов документов, включая процедуру «автосогласования» (очень надеюсь, что за этим термином кроется нечто иное, чем то, о чём можно было бы подумать с первого взгляда; с моей точки зрения, более приемлемым был бы термин "согласование по умолчанию" - Н.Х.);
  
  
• Подготовки, согласования и внесения в Правительство РФ проектов правовых актов с учетом текущего и перспективного использования ГИС «Национальная единая среда взаимодействия участников нормотворческого процесса» и систем электронного документооборота, исключающих или минимизирующих дублирование действий в разных информационных системах.

Подготовка, согласование и внесение в Правительство РФ проектов правовых актов с использованием ГИС в рамках эксперимента должны осуществляться с учетом Положения о государственной информационной системе «Национальная единая среда взаимодействия участников нормотворческого процесса», утвержденного постановлением Правительства РФ от 11 сентября 2024 г. №1230 (п.4).

В ходе эксперимента формируются (п.5):

• Поручения, содержащиеся в актах Правительства РФ, протоколах заседаний и совещаний, проводимых в ПФ, резолюциях Председателя Правительства РФ и заместителей Председателя Правительства РФ, доклады об исполнении указанных поручений, а также доклады соисполнителей и промежуточные доклады подведомственных федеральным органам исполнительной власти организаций, проекты правовых актов в форматах цифровых документов;
  
  
• События, связанные с цифровыми документами (выдача поручения, назначение ответственного сотрудника, представление доклада исполнителя, представление промежуточного доклада, возвращение доклада на доработку, прекращение контроля по поручению, принятие информации об исполнении, запрос изменения срока, изменение срока поручения, представление предложения соисполнителя);
  
  
• Предложения об изменении автоматизированных процессов документооборота, процесса обмена цифровыми документами;
  
  
• Предложения о визуализации цифровых документов;
  
  
• Предложения об изменении функций систем электронного документооборота и информационных систем, а также типовые требования по доработке указанных систем.

Министерство цифрового развития для обеспечения проведения и достижения целей эксперимента (п.6):

• Утверждает план-график проведения эксперимента;
  
  
• Актуализирует требования к системам электронного документооборота, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения (при необходимости);
  
  
• Разрабатывает и утверждает методические рекомендации по установлению требований к системам электронного документооборота;
  
  
• Оказывает методическую и консультационную поддержку участникам эксперимента;
  
  
• Разрабатывает шаблоны и форматы цифровых документов или подготавливает проекты правовых актов для внесения изменений;
  
  
• Утвержденные шаблоны и форматы цифровых документов;
  
  
• Разрабатывает предложения о внесении изменений в требования к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций;
  
  
• Осуществляет подготовку и представление в Правительство РФ предложений о внесении изменений в нормативные правовые акты, определяющие взаимодействие и внутреннюю организацию федеральных органов исполнительной власти с учетом цифровизации процессов подготовки, согласования документов и контроля исполнительской дисциплины;
  
  
• Формирует проект плана поэтапного перехода на использование цифровых документов с целью расширения функций цифрового взаимодействия, дальнейшей оптимизации процессов исполнения поручений и контроля исполнительской дисциплины.

Участники эксперимента для достижения целей эксперимента (п.7):

• Обеспечивают формирование событий и предложений;
  
  
• Формируют и направляют предложения в рамках целей и задач эксперимента в Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Аппарат Правительства РФ:
  
  
• Об автоматизации и оптимизации процессов межведомственного взаимодействия;
  
  
• Об автоматизации и оптимизации внутренней работы с цифровыми документами и связанными с ними событиями;
  
  
• Об исключении дублирования или минимизации действий в системах электронного документооборота и государственной информационной системе;
  
  
• О доработке и актуализации методических рекомендаций по установлению требований к системам электронного документооборота;
  
  
• О внесении изменений в нормативные правовые акты, определяющие взаимодействие и внутреннюю организацию федеральных органов исполнительной власти с учетом цифровизации процессов подготовки и согласования документов, исполнения поручений и контроля исполнительской дисциплины.

Мой комментарий: В данном положении используется термин «цифровой документ».  С моей точки зрения, опасно плодить новые сущности – действующее российское законодательство знает «электронные документы» и не знает «цифровых». Мне непонятно, зачем нужно вводить такой «подвид» (или что там ещё) электронного документа, поскольку вреда от этого точно будет больше, чем пользы.

Для справки: Постановлением Правительства РФ от 25.02.2025 №218 «Положение об информационной системе обеспечения внутриведомственного и межведомственного документооборота и контроля исполнения поручений, в том числе с использованием облачных сервисов», утв. Правительства Постановление РФ от 17.02.2022 №198, было дополнено следующим – мягко говоря, не вполне соответствующим ни логике, ни правилам терминологической работы - определением понятия «цифровой документ»:

«Цифровой документ» - электронный документ, представленный в машиночитаемой форме в цифровых форматах, разработанных и утвержденных в соответствии с настоящим Положением и иными нормативными правовыми актами.

Мой комментарий: Всё, что способен обрабатывать компьютер, является машиночитаемым, а «цифровые форматы» ничего иного не означают, как применение дискретного кодирования информации. Поэтому рождённый в муках «великими мужами» информатизации термин означает не что иное, как электронный документ, которые не противоречит законодательству!

Источник: Сайт правительства РФ/ Консультант Плюс
http://government.ru/news/55015/
http://static.government.ru/media/files/auNJRQSz8qIQwSd7kMJTjbkccnqILYlh.pdf
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=505237