Ответ на вопрос коллеги о процедуре изъятия документов из архива организации в ходе досудебного расследования

Вопрос:  Где искать описания процедуры изъятия документов из архива организации в ходе досудебного расследования? Описание процедуры изъятия документов из архива организации в ходе досудебного расследования, с конкретными ссылками на документы. Основания изложены в УПК РФ №174-ФЗ, но там нет конкретики именно по процессу.

Ответ: Процедура изъятия документов из архива организации в ходе досудебного расследования регулируется нормами Уголовно-процессуального кодекса РФ (УПК РФ) от 18.12.2001 №174-ФЗ (ред. от 21.04.2025) и иными федеральными законами.

1. Основания для изъятия документов

Изъятие документов возможно в рамках следственных действий, таких как обыск (УПК РФ, ст. 182 «Основания и порядок производства обыска») или выемка (УПК РФ, ст. 183 «Основания и порядок производства выемки»).

Основанием производства обыска является наличие достаточных данных полагать, что в каком-либо месте или у какого-либо лица могут находиться орудия, оборудование или иные средства совершения преступления, предметы, документы и ценности, которые могут иметь значение для уголовного дела.

• Обыск производится на основании постановления следователя (в жилище - на основании судебного решения), предъявляемого до начала обыска.
  
  
• До начала обыска следователь предлагает добровольно выдать подлежащие изъятию предметы, документы и ценности, которые могут иметь значение для уголовного дела.
  
  
• Выемка предметов и документов, содержащих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, предметов и документов, содержащих информацию о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях, а также вещей, заложенных или сданных на хранение в ломбард, производится на основании судебного решения.
  
  
• При производстве обыска во всяком случае изымаются предметы и документы, изъятые из оборота.
  
  
• Изъятые предметы, документы и ценности предъявляются понятым и другим лицам, присутствующим при обыске, и в случае необходимости упаковываются и опечатываются на месте обыска, что удостоверяется подписями указанных лиц.
  
  
• При производстве обыска участвуют лицо, в помещении которого производится обыск, либо совершеннолетние члены его семьи. При производстве обыска вправе присутствовать защитник, а также адвокат того лица, в помещении которого производится обыск.
  
  
• При производстве обыска составляется протокол. В протоколе должно быть указано, в каком месте и при каких обстоятельствах были обнаружены предметы, документы или ценности, выданы они добровольно или изъяты принудительно. Все изымаемые предметы, документы и ценности должны быть перечислены с точным указанием их количества, меры, веса, индивидуальных признаков и по возможности стоимости. Копия протокола вручается лицу, в помещении которого был произведен обыск, либо совершеннолетнему члену его семьи. Если обыск производился в помещении организации, то копия протокола вручается под расписку представителю администрации соответствующей организации.

2. Процедура изъятия

Этап 1. Вынесение решения. Обыск и выемка проводятся по постановлению следователя (в ряде случае требуется, чтобы оно было санкционировано судом).

Этап 2. Проведение изъятия.

Обыск и изъятие проводятся при свидетелях. При производстве обыска участвуют лицо, в помещении которого производится обыск, либо совершеннолетние члены его семьи. При производстве обыска вправе присутствовать защитник, а также адвокат того лица, в помещении которого производится обыск.

Составляется протокол. Копия протокола вручается под расписку представителю администрации соответствующей организации.

• Фиксируется перечень изымаемых документов, их характеристики.
  
  
• Документы упаковываются и заверяются подписями участников.
  
  
• Копия протокола вручается представителю организации.

Согласно п.1 ст.12 «Защита права собственности на архивные документы» Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ (ред. от 13.12.2024) «Об архивном деле в Российской Федерации»: «Право собственности на архивные документы независимо от их форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается.»

Этап 3. Возврат изъятых архивных документов

Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов. (Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ (ред. от 13.12.2024) «Об архивном деле в Российской Федерации», п.8 статья 26 «Использование архивных документов»).

3. Права организации

• Присутствие руководителя или представителя при изъятии (ст. 182 УПК РФ).
  
  
• Получение копии протокола и описи изъятых документов.
  
  
• Обжалование действий следователя в суд (ст. 125 УПК РФ).

Несоблюдение процедуры (например, отсутствие понятых или судебного решения) может повлечь признание доказательств недопустимыми (ст. 75 «Недопустимые доказательства» УПК РФ).

Важно: Изъятие документов должно быть обоснованным и соразмерным целям расследования, без избыточного вмешательства в деятельность организации.

4. Правила работы архивов об изъятии

В «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 №77, в главе XVI «Изъятие архивных документов» установлен порядок действий архива в случае изъятия документов:

п. 208. Изъятие документов допускается: по решению судебных и (или) правоохранительных органов; по письменному обращению владельца о возврате ему не полученных в свое время подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, о членстве в общественных организациях, а также наград, трудовых книжек.

п. 209. С изымаемых документов изготавливаются копии, которые заверяются подписью работника архива (лица, ответственного за архив) и печатью государственного органа, органа местного самоуправления, организации и приобщаются к соответствующей единице хранения.

п. 210. В случае возврата документов из судебных и (или) правоохранительных органов, они помещаются (подкладываются) на место прежнего нахождения, а изготовленные с них копии, если они составляют отдельную единицу хранения, используются как фонд пользования, а если представляют собой отдельные листы единицы хранения - уничтожаются.

п. 211. Подлинные личные документы выдаются владельцу с разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченного им лица по предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, либо его родственнику по предъявлении документа, подтверждающего родство, или иному лицу по доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации.

п. 212. Изъятие (возврат) документов оформляется актом. Акт и другие документы, на основании которых произведено изъятие (возврат), включаются в дело фонда. Изъятие (возврат) документов и их замена на копии отражаются в учетных архивных документах.

Хорошей практикой является оформление и использование карты-заместителя изъятых дел и документов.

Особые случаи – например, налоговые проверки

Процедура истребование налоговых документов в ходе налоговых проверок регламентируется Налоговым кодексом (часть первая), ст. 93 «Истребование документов» и 94 «Выемка документов и предметов». Специфические требования предъявляются к протоколу, см. ст. 99 «Общие требования, предъявляемые к протоколу, составленному при производстве действий по осуществлению налогового контроля».