Из-за широкого использования электронной почты и её важности в качестве асинхронного канала связи, многим организациям необходимо обеспечивать сохранность и предоставлять доступ к сообщениям электронной почты. И если передача готовых сообщений электронной почты по необходимости стандартизирована, то наличие большого количества как открытых, так и проприетарных файловых форматов сообщений и почтовых систем создает проблемы для обеспечения долговременной сохранности.
У многих организаций имеются специфические требования в отношении сроков хранения сообщений электронной почты, в соответствии с требованиями законодательства или политик организации:
- Государственные органы и учреждения обязаны документировать важные обсуждения и решения, которые часто встречаются в электронной переписке;
- Коммерческим компаниям может потребоваться архивирование корпоративной электронной почтовой переписки сотрудников в рамках процесса их увольнения или же при переходе с одной корпоративной почтовой системы на другую;
- Отдельным лицам может быть нужно сохранять старые электронные письма в автономном режиме с тем, чтобы сохранить возможность поиска и доступа к содержащейся в них информации в тех случаях, когда их учётные записи электронной почты имеют жёсткие ограничения по объему хранения или же если они меняют провайдеров или почтовые клиенты;
- Архивы и библиотеки заинтересованы в легко внедряемым методам и практиках захвата, обеспечения сохранности, отображения и распространения сообщений электронной почты, которые имеют постоянную ценность для отдельных лиц, организаций и общества.
Продуманная, нейтральная к поставщику упаковка и представление сообщений электронной почты с использованием формата PDF может обеспечить простой, повсеместной используемый и высокозащищенный способ как обеспечения сохранности, так и просмотра заархивированный сообщений.
Решение на основе архивного варианта формата PDF
Новый цифровой файловый формат EA-PDF разработан для верного и проверяемого сохранения активов электронной почты во времени.
Формат EA-PDF предлагает механизм для автономного сохранения исходных данных электронной почты вместе с надёжной статической визуализацией этих данных. Формат EA-PDF, созданный на основе существующих стандартов серии ISO 19005 для файловых форматов PDF для архивного хранения (PDF/A-3 и PDF/A-4f), предоставляет учреждениям, корпорациям и частным лицам следующие преимущества:
- Независимое от поставщика автономное хранение сообщений электронной почты, вне зависимости от используемых систем электронной почты;
- Исходные данные сообщений электронной почты могут быть включены вместе с каждым электронным письмом, и увязаны с визуализацией PDF-файла, что позволяет легко визуализировать, вести программный поиск и выполнять иные исследовательские действия с использованием существующей технологии PDF;
- Статическая визуализация позволяет осуществлять последующее распространение, разметку или внесение изменений без компрометации и распространения исходных данных, и без необходимости поддержки многочисленных проприетарных форматов электронной почты;
- Возможность упаковывать и сохранять иерархические группы сообщений, учётную запись или даже несколько учетных записей целиком в одном PDF-файле с помощью уникальной функциональной возможности Collections формата PDF;
- Поддержка неотправленных и незавершённых электронных писем, таких как черновики;
- Контроль над тем, какие URL-ссылки в электронных письмах должны быть активными, с целью проблем безопасности и отслеживания;
- Возможность и простота широкомасштабного использования - все знают, как использовать PDF, и, таким образом, смогут использовать EA-PDF;
Формат EA-PDF позволяет получить желаемые возможности работы с сообщениями электронной почты в существующих программных приложениях, поддерживающих формат PDF. У нового формата имеется потенциал для значительного расширения возможностей просмотра и отображения при использовании инструментов просмотра, способных поддерживать специфические особенности формата EA-PDF.
Почему за основу взят именно формат PDF?
- Независимый от поставщика открытый формат, стандартизированный Международной организацией по стандартизации (ИСО);
- Архивный формат PDF/A уже сейчас легко поддерживается и является надёжным и широко используемым форматом для целей архивации и распространения;
- Полностью самодостаточный файловый формат, пригодный для использования в автономном режиме (может использоваться в отсутствие серверов, не имеет иных внешних зависимостей);
- Обеспечивает аутентичность и доверие посредством использования усиленных электронных подписей;
- Поддерживает встраивание и извлечение электронных объектов любого типа;
- Полная поддержка языков и поиска по тексту;
- Мощные средства отображения страниц и другие функциональные возможности, позволяющие имитировать внешний вид и функциональность сообщений в почтовом клиенте;
- Все данные в PDF можно сжимать, что обеспечивает небольшой размер файла при сохранении удобства использования;
- Поддерживает богатый расширяемый набор метаданных;
- Сложившаяся здоровая глобальная экосистема поставщиков предлагает решения для технологии PDF;
- Файлы EA-PDF, созданные на основе формата PDF/A, могут быть формально проверены на соответствие спецификациям формата;
- Формат EA-PDF поддерживает в качестве базового как стандарт PDF 1.7, так и новейший стандарт PDF 2.0.
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2025/02/ea-pdf-pdf-2.html )
Источник: сайт Ассоциации PDF
https://pdfa.org/ea-pdf-archiving-email-using-pdf/
Комментариев нет:
Отправить комментарий