Для такой крупной организации, как Национальные Архивы, наличие достаточного количества мест хранения является постоянной проблемой. Помимо нашей основной площадке в Кью (Kew), Лондон, мы также используем внеофисное хранилище компании DeepStore ( https://www.deepstore.com/ ), расположенное в соляной шахте Уинсфорд (Winsford) в Чешире (Cheshire). Оборудованные в шахте помещения, находящиеся на глубине 150 метров ниже уровня земли и имеющие стабильную температуру и влажность, идеально подходят для хранения документов. В настоящее время в хранилище DeepStore хранится около 30% всех наших документов.
Как сотрудники группы, занимающейся перемещением документов из Кью в Уинсфорд, мы хотели бы объяснить, как и зачем мы перемещаем документы на внеофисное хранение, чтобы таким образом дать представление о нашем процессе.
Зачем мы перемещаем документы на внеофисное хранение
В Национальных Архивах мы измеряем объёмы мест хранения на стеллажах в погонных метрах, при этом каждая из наших полок имеет в длину около одного метра. В нашем отделении в Кью имеется восемь хранилищ, вмещающих в общей сложности 176 погонных километров документов. Все эти хранилища почти полностью заполнены, и пока что нет возможности для увеличения их ёмкости.
В условиях, когда мы постоянно принимаем новые документы на архивное хранение от государственных органов, нам также приходится использовать внешнее хранилище компании DeepStore (точное название: DeepStore Records Management, член группы Compass Minerals – Н.Х.). Это позволяет нам увеличить суммарную ёмкость наших хранилищ ещё на восемь хранилищ, вмещающих в общей сложности 76 погонных километров полок.
Ввиду значительного расстояния от Уинсфорда до Кью (около 185 миль) находящиеся на внеофисном хранении документы необходимо заказывать для ознакомления за четыре рабочих дня. Это даёт время для их перевозки на грузовике в Кью.
Пользователи Национальных Архивов, возможно, заметили увеличение в последние годы количества документов, отмеченных как находящиеся на внеофисном хранении. Это связано с тем, что в настоящее время у нас выполняется два проекта, требующие принятия на архивное хранение на основной площадке больших объёмов новых документов.
Первый из них - это передача Министерством обороны более 11,4 миллионов послужных списков военнослужащих периода Второй мировой войны ( https://www.nationalarchives.gov.uk/about/our-role/plans-policies-performance-and-projects/our-projects/ministry-of-defence-service-records/ ), а второй - это перемещение документов Парламентских Архивов Великобритании (Parliamentary Archives, см. https://www.parliament.uk/about/living-heritage/building/archives-accommodation-programme/ ) из Вестминстера в Национальные Архивы, это около 6,8 погонных километров документов. Эти проекты в совокупности требуют около 23 погонных километров полок т.е. 13% от общего пространства хранения, доступного нам в Кью.
Как проводится отбор материалов, перемещаемых на внеофисное хранение
Большинство прошедших оцифровку материалов отправляется на хранение в DeepStore. Это позволяет нам лучше сохранять оригиналы, одновременно обеспечивая общественности доступ к оцифрованным копиям. Поскольку, однако, на данный момент оцифровано менее 10% наших фондов, нам также приходится перемещать и неоцифрованные документы.
Отбор документов на внеофисное хранение мы проводим с использованием ряда критериев. К ним относятся количество документов в серии (серия - группа документов, выполняющих одну функцию или относящихся к одной теме, - как, например, серия FO 371, https://discovery.nationalarchives.gov.uk/details/r/C7685 ); наличие существенного разброса в размерах коробов, в которых хранятся документы серии; и будет ли серия недоступна для пользователей в течение длительного времени. Например, из-за «правила 100 лет» ( https://www.nationalarchives.gov.uk/about/freedom-of-information/information-requests/life-expectancy-closure-period-policy/ - сейчас Национальные Архивы Великобритании могут закрывать на период до ста лет доступ к документам, содержащим персональные данных физических лиц – Н.Х.) у нас имеется ряд документов, доступ к которым не будет открыт до 2100 года! Учитываются все эти факторы, однако самым важным из них является частота использования.
Благодаря системе заказа документов Национальных Архивов DORIS, мы можем узнать, какое количество раз конкретный документ заказывался начиная с 1999 года. Это позволяет нам определить, какие серии документов наиболее и наименее популярны. Принимая во внимание количество заказов, объём серии и количество различных читателей, заказывающих документы соответствующей серии, мы можем отобрать наименее востребованные серии для их отправки на внеофисное хранение.
Выборочно отправляя серии документов на внеофисное хранение, мы можем освободить место в Кью, минимизируя тем самым неудобства для читателей.
Почему нет возможности заказать некоторые документы?
Когда мы готовим документы для передачи в хранилище DeepStore, мы меняем статус документа в системе DORIS, чтобы предотвратить возможность его заказа читателями и сотрудниками Национальных Архивов. Это позволяет нам обеспечить доступность для группы перемещения всего массива документов, которые мы собираемся отправить на внеофисное хранение.
Затем документы упаковываются на поддоны и доставляются в зону ожидания для ожидания вывоза. После доставки поддона в DeepStore документы должны быть выгружены на полки, и должно быть зафиксировано их новое местоположение. Список новых мест хранения дважды в месяц отправляется в группу управления архивом (Archive Management Team), а затем мы обновляем сведения о местоположении документов в системе DORIS и снимаем флаг «на перемещении», что позволяет снова заказывать эти документы.
Количество этапов, которые должен пройти данный процесс, означает, что обычно документ, который перемещается на внеофисное хранение, будет недоступен примерно в течение месяца. Для вывоза некоторых более крупных серий может потребоваться нескольких рейсов, поэтому восстановление доступа к ним может занять больше времени, но мы стремимся, чтобы период недоступности документов не превышал шести недель.
Текущая статистика перемещения документов на внеофисное хранение
Многие из наших проектов реализуются быстро, поэтому цифры будут постоянно меняться в ближайшие месяцы, - но, надеюсь, мы здесь даём информативный «снимок» того, что нами было сделано на настоящий момент.
В этом финансовом году мы перевезли 5,6 погонных километров документов из Кью в хранилище DeepStore. Мы также приняли на архивное хранение около 1,5 погонных километров документов государственных органов, в дополнение к послужным спискам, переданным Министерством обороны.
В прошлом финансовом году (с 2023 по 2024 год) документы, хранящиеся в DeepStore, составили 3% от 368 тысяч документов, которые мы подготовили для выдачи в наших публичных читальных залах.
Мы понимаем, что задержки с получением документов могут раздражать, и мы ценим терпение и понимание, проявляемые нашими читателями. Мы надеемся, что данный пост достаточно понятно объясняет, почему некоторые документы могут быть временно недоступны либо должны быть заказаны заранее.
Матильда Вуд (Matilda Wood)
Источник: Блог Национальных Архивов Великобритании
https://blog.nationalarchives.gov.uk/how-and-why-the-national-archives-move-documents-offsite/
Комментариев нет:
Отправить комментарий