Архивная экспертиза ценности играет ключевую роль при определении того, какие документы следует сохранить для долгосрочного использования, а какие следует уничтожить. По мере роста объёмов архивных фондов, эффективная экспертиза ценности становится всё более важной для обеспечения того, что на архивное хранение попадают только документы, имеющие непреходящую ценность.
Что такое архивная экспертиза ценности?
Архивная экспертиза ценности - это процесс оценки архивных документов (см. https://lucidea.com/blog/a-primer-on-archival-appraisal-values/ ) с целью установления той пользы, которую можно получить посредством обеспечения их долговременной сохранности. Данная оценка учитывает различные факторы, включая информационную, доказательную и историческую ценность документов. Ставится задача обеспечить долговременную сохранность тех материалов, которые будут ценны для будущих исследований, для юридических целей и в качестве исторических документов.
Экспертиза информационной, доказательной и исторической ценности
Информационная, доказательная и историческая ценность документов имеет ключевое значение для понимания прошлого, а также понимания функций организаций и отдельных лиц. Каждый из этих видов ценностей (см. https://lucidea.com/blog/informational-evidential-and-intrinsic-values-within-archives/ - есть перевод: https://rusrim.blogspot.com/2024/08/blog-post_721.html - Н.Х.) уникальным образом способствует сохранению и интерпретации исторических документов и документов организаций.
Информационная ценность
Имеющие высокую информационную ценность документы содержат уникальные данные, которые нельзя найти где-либо ещё. Эта информация включает уникальные отчеты, оригинальные материалы исследований и документы, касающиеся значимых событий. Такие документы бесценны для исследователей, историков и ученых, поскольку они позволяют получить представления, знания и информацию, которые невозможно получить из иных источников.
Доказательная ценность
Доказательной ценностью обладают те документы, которые подтверждают функции, политики и деятельность организаций или отдельных лиц. Эти документы имеют важнейшее значение для документирования процессов принятия решений, выполняемых действий и реализации политик. Они также помогают понять операционный контекст и историческое значение деятельности организации.
Историческая ценность
Имеющие историческую ценность документы отражают события, тенденции или движения. Хотя эти документы могут не иметь непосредственного практического применения, их сохраняют ввиду их полезности с точки зрения понимания более широкой исторической перспективы. Их ценность заключается в их способности помочь получить представление об исторических контекстах и развитии событий.
Проблемы экспертизы ценности, с которыми сталкиваются архивисты
Экспертиза ценности документов не всегда проста и прямолинейна. Архивисты сталкиваются с рядом проблем, в числе которых можно назвать ограниченность ресурсов, субъективную природу ценности документов и огромный объёмы подлежащих экспертизе документов. Решения о том, что сохранить, а что выбросить, должны приниматься с осторожностью, поскольку они имеют долгосрочные последствия для архивных коллекций.
Архивисты часто сталкиваются с ограниченностью имеющихся в их распоряжении ресурсов, в том числе бюджета и кадровых ресурсов, что затрудняет проведение экспертизы ценности. Из-за этих ограничений крайне важно сделать приоритетными усилия по проведению экспертизы ценности. Такой подход обеспечивает эффективное выявление и обеспечение долговременной сохранности наиболее ценных документов.
Еще одной проблемой экспертизы ценности является внутренне присущая субъективность при оценке ценности документов. У разных архивистов могут быть различные мнения о том, что следует считать ценным. Для решения этой проблемы архивисты устанавливают чётко определенные критерии экспертизы ценности, которые применяются последовательно и повсеместно.
Растущие объёмы электронных документов добавляет ещё один уровень сложности в процесс экспертизы ценности. Когда дело касается управления и проведения экспертизы ценности больших объемов цифрового контента, наличие системы управления архивными коллекциями (archival collection management system, см. https://lucidea.com/archivera/ ) позволяет более эффективно обрабатывать современные архивные документы.
По мере роста объёмов документов, особенно в цифровой среде, архивисты должны адаптировать свои стратегии для сохранения эффективности применяемых ими методов экспертизы ценности. Успешному управлению архивами и архивными фондами способствует сбалансированный подход, принимающий во внимание проблемы ограниченности ресурсов, субъективности и растущих объёмов документов.
Наилучшие практики проведения экспертизы ценности
Разработка четких политик и критериев экспертизы ценности обеспечивает последовательное принятие решений в ходе архивной работы. Эти политики должны соответствовать миссии и целям архивов, а также учитывать потребности будущих пользователей. Устанавливая четко сформулированные стандарты, архивисты могут принимать более объективные и последовательные решения о том, какие материалы сохранять, а какие удалять.
Не менее важно тщательное документирование решений, принятых в процессе экспертизы ценности. Такая практика обеспечивает прозрачность и позволяет сохранить обоснования решений о сохранения или уничтожении материалов. Подобная документация бесценна для будущих архивистов и исследователей, которым может понадобиться понять контекст и обоснование решений, принятых в прошлом в ходе экспертизы ценности.
Помимо чётких политик и документации, сотрудничество с заинтересованными в архивных документах сторонами (см. https://lucidea.com/blog/unlocking-collaborative-archival-potential/ ) также играет ключевую роль в процессе экспертизы ценности. Взаимодействие с источниками комплектования / донорами, с исследователями и с руководителями организаций помогает архивистам увидеть значимость документов в более широкой перспективе. Такой основанный на сотрудничестве подход способствует принятию в ходе экспертизы ценности более обоснованных и продуманных решений.
Проверенные практики и всесторонние стратегии
Используя совместно данные практики - разрабатывая четкие политики, документируя решения и сотрудничая с заинтересованными сторонами - архивисты могут повысить эффективность и прозрачность своих процессов экспертизы ценности. Такой всесторонний подход обеспечивает долговременную сохранность ценных документов и управление ими так, чтобы поддерживать выполнение миссии архива и приносить пользу будущим пользователям архивов.
Эффективная архивная экспертиза ценности используется для формирования и поддержания коллекций, которые служат потребностям будущих поколений. Архивисты могут обеспечить сохранение их коллекциями и фондами актуальности и ценности, проводя экспертизу ценности отбираемых на архивное хранение документов с точки зрения их информационной, доказательной и исторической ценности.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/archival-appraisal/
Комментариев нет:
Отправить комментарий