Новый Южный Уэльс (Австралия): Продолжается публичное обсуждение руководства по оцифровке документов

Поводом ещё раз вернуться к этой теме стала заметка, опубликованная 11 апреля 2012 года на блоге осуществляемого Управлением государственных документов штата Новый Южный Уэльс (NSW State Records) проекта «Выдержать проверку временем» (Future Proof NSW). В ней Управление напоминает о продолжающемся публичном обсуждении проекта руководства по оцифровке (о котором см. также http://rusrim.blogspot.com/2012/02/blog-post_2434.html и http://rusrim.blogspot.com/2012/03/blog-post_312.html ) и приглашает заинтересованные стороны присылать свои замечания и предложения.

Мы получаем от государственных органов штата много запросов, касающихся оцифровки документов. Люди часто ищут на нашем сайте информацию по этой теме, и заметки об оцифровке на наших блогах постоянно популярны среди читателей.

Вследствие этого мы подготовили проект руководства как по программе оцифровки в ходе деловой деятельности, так и по проведению ретроспективной оцифровки. Данный проект с названием «Управление программой и проектами оцифровки» (Managing digitisation programs and projects, http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/guidance/guidelines/managing-digitisation-programs-and-projects/new-draft-guidance-on-digitisation  ) выложен на нашем сайте для публичного обсуждения с февраля 2012 года. Она включает в себя ряд практических примеров из опыта работы государственных органов штата Новый Южный Уэльс.

Лаборатория по оцифровке (фото: Binghamton University Libraries)

Публичное обсуждение завершается 27 апреля, поэтому присылайте, пожалуйста, Ваши предложения и замечания!

Нам очень интересно узнать следующее:

• Прочитали ли Вы руководство по оцифровке (полностью или частично)?
  
  
• Считаете ли Вы это руководство полезным?
  
  
• Согласны Вы или не согласны с данными нами рекомендациями?
  
  
• Можете ли Вы предложить какие-то идеи, соображения и т.д., которые помогли бы улучшить руководство?   

Мы включили в проект несколько вопросов – как общего плана, так и конкретных – которые могут помочь Вам подготовить Ваши замечание и предложения.

Мой комментарий: Как раз на упомянутых в конце заметки вопросах к участникам публичного обсуждения я бы хотела остановиться поподробнее, поскольку из них видно, какие проблемы беспокоят разработчиков руководства.

Вопросы «общего плана» заданы следующие:

• «Есть ли у Вас предложения по структуре руководства?». Вопрос, в основном, связан с тем, что основная часть руководства состоит из двух частей, одна из которых относится к оцифровке в рамках обычной деловой деятельности, а другая – к проведению ретроспективной оцифровки. Поскольку у этих процессов есть немало общего, определенные подразделы повторяются, иногда практически совпадая, а иногда и заметно отличаясь.
  
  
• «Являются ли предложенные рекомендации реалистичными и практически реализуемыми?» Здесь разработчики подчёркивают, что, в отличие от библиотек и архивов, в которых оцифровка часто проводится оптимальным образом, при оцифровке в ходе деловых процессов (а порой и при ретроспективной оцифровке) вследствие финансовых и технических ограничений порой приходится идти на компромиссы, отклоняясь от оптимальных стандартов.
  
  
• «Являются ли предложенные рекомендации полными и точными?»
  
  
• «Можете ли Вы предложить дополнительные примеры, которые могли бы усилить руководство?»

Были также предложены следующие конкретные вопросы:

• «Нужно ли при описании оцифровки в ходе деловой деятельности говорить о мастер-копиях и их производных?»  Разработчики отмечают, что им известно, что при подобной оцифровке обычно создается только один графический образ, но что они на всякий случай включили и определенные рекомендации, касающиеся мастер-копий и изготавливаемых с них производных графических образов. Разработчиков интересует, представляет ли такой материал интерес, или его можно убрать?
  
  
• «Согласны ли Вы с установленными в руководстве обязательными требованиями к метаданным?» Разработчики отмечают, что они просто продублировали соответствующие требования из «Стандарта по управлению электронными документами» (Standard on digital recordkeeping), но что их интересует мнение специалистов относительно уместности данных требований.
  
  
• «Столкнулись ли Вы с какими-либо трудностями при внедрении рекомендованных технических спецификаций, и если да, то в чём заключались проблемы?». В частности, если требования в какие-либо областях показались чересчур жёсткими, разработчики просят об этом сообщить и высказать свои предложения по их модификации.

Источник: сайт Управления государственных документов штата Новый Южный Уэльс
http://futureproof.records.nsw.gov.au/invitation-to-comment-on-our-digitisation-guidance/
http://www.flickr.com/photos/binglib/2736094250/sizes/m/in/photostream/  (фото)