Ответ на вопрос коллеги: На что стоит обратить внимание при работе с делами со сроком «до минования надобности»?

Вопрос: Подскажите, пожалуйста, в какую категорию дел определить дела со сроком «до минования надобности»? 

Ответ: Вопрос действительно интересный, и ответ на него во многом зависит от того, что понимается под термином «до минования надобности» (ДМН).

«Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденная приказом Росархива от 20.12.2019 №237, даёт следующую трактовку:

4.6. Срок хранения «До минования надобности» означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года. Срок хранения «До минования надобности» установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов.

Трактовка термина ДМН в локальных нормативно-правовых актах может отличаться:

Порядок отбора, подготовки и передачи дел, законченных делопроизводством, на хранение в архив Госадмтехнадзора Московской области, утв. приказом Госадмтехнадзора МО от 06.02.2006 №10-Пр

4.3. Дела, срок хранения которых установлен «до минования надобности», могут храниться любой срок, но не менее 1 года.

Обычно к категории ДМН относят дела короткого временного срока хранения, - однако если отношение к ним будет как в приведенной выше цитате, то вопрос становится очень интересным, раз уж срок хранения «ДМН» фактически может превратиться в срок хранения «постоянно» :)

Еще один подход к документам такого рода нашёл отражение в нормативно-правовых актах судебных органов и органов МВД, - причем за 10 лет трактовка изменилась. Разница заключается в том, что если в 2013 году считалось, что дела ДМН содержат документы, которые имеют лишь практическое значение, то в 2023 году уже говорится о том, что сроки их хранения организации определяют самостоятельно:

Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 №100 (ред. от 11.07.2014) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)»

Срок хранения «До минования надобности» означает, что документы имеют только практическое значение (как правило, они являются копиями). Сроки их хранения определяются в подразделениях суда, но он не может быть менее одного года.

Приказ МВД России от 29.03.2023 №170 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков их хранения»

11. Срок хранения «До минования надобности» означает, что подразделения органов внутренних дел сами определяют срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее 1 года.

13. Срок хранения «До минования надобности» научно-технической документации означает, что эти документы хранятся в подразделениях делопроизводства и режима или в подразделениях, которые используют их в своей практической деятельности, не менее 5 лет. На хранение в подразделения архивной информации информационных центров территориальных органов МВД России на окружном, межрегиональном и региональном уровнях указанные документы не передаются.

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 31.07.2023 №162 «Об утверждении Примерной номенклатуры дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей, и Примерного порядка хранения некоторых видов документов, предусмотренных Примерной номенклатурой дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей»

11. Срок хранения документов с отметкой «до минования надобности» означает, что срок хранения указанных документов определяется самостоятельно, однако этот срок не может быть менее одного года.

Более того, Верховный суд в своём нормативно-правовом акте даже предусмотрел возможность передачи таких дел на хранение в архив федерального суда общей юрисдикции:

Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции (утв. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 №56, ред. от 29.05.2024)

7.5. Документы временных (до 10 лет) сроков хранения или «до минования надобности» в архив суда по общему правилу не передаются.

В соответствии с распоряжением председателя суда в исключительных случаях (отсутствие возможности обеспечения сохранности, соответствующих помещений для их хранения и иных) документы временных (до 10 лет) сроков хранения или «до минования надобности» дела могут быть переданы в архив суда по соответствующим описям.

Подготовка дел временных (до 10 лет) сроков хранения или «до минования надобности» для передачи в архив, а также передача таких дел в архив суда осуществляется в соответствии со сроками, установленными пунктами 5.1, 7.1 настоящей Инструкции.

… По истечении срока хранения или по миновании надобности документы временных (до 10 лет) сроков хранения или «до минования надобности» уничтожаются в порядке, установленном настоящей Инструкцией, о чем составляется акт.

С моей точки зрения, если в организации срок хранения ДМН используется разумно, не переходя грань 10 лет, то можно считать такие дела документами временного (до 10 лет) срока хранения.  В противном случае их правильнее считать документами, которым срок хранения надлежащим образом не был установлен и (вплоть до установления срока хранения как положено) относиться к ним как к документам постоянного срока хранения. Кстати говоря, именно так поступают в похожих ситуациях в госсекторе США.

Анализ правоприменительной практики показывает, что срок хранения «до минования надобности» позволяет организациям успешно «отбиваться» от обвинений другой стороны в несохранении и непредставлении документов - даже в случаях, когда явно имели место злоупотребление сроком ДМН и неоправданное уничтожение документов.

Пример 1: Арбитражный суд Ставропольского края в марте 2023 года рассмотрел дело №А63-1985/2022, в котором ООО «СТАВРОПОЛЬНЕФТЕГАЗ» оспаривало предписание, вынесенное в его отношении МЧС России в октябре 2021 года по результатам проведения выездной плановой проверки в целях оценки выполнения обществом соблюдения требований пожарной безопасности здания.

Одной из претензий контролирующего органа было непредставление проектной документации здания (пункт 1 предписания).

Суд согласился с позицией нового собственника здания, что «законодательством не регламентируются вопросы, связанные с отсутствием проектной документации в целом на действующий объект защиты 1969 года постройки, не определяется ни возможность, ни порядок восстановления проектной документации, срок хранения которой с характеристикой «до минования надобности», определялся предыдущим собственником».

Мой комментарий: Иными словами, несмотря на то, что здание до сих пор существует и эксплуатируется, проектная документация на него отсутствует и в случае возникновения чрезвычайной ситуации ни у собственника, ни у спасательных служб может не оказаться необходимой информации для принятия управленческих решений.

Пример 2: В феврале 2023 года в Нижегородском областном суде рассматривалось дело №3а-25/2023 (3а-815/2022) (УИД 52OS0000-01-2022-000484-87), в котором граждане оспаривали отдельные положения постановления Правительства Нижегородской области от 01.04.2014 года №208 «Об утверждении региональной программы капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах, расположенных на территории Нижегородской области» (речь шла о решении перенести срок капитального ремонта крыши в доме на более позднее время).

Суд в своем решении отметил:

«В 2014 году на основании приказа Министерства от 31 декабря 2013 г. №329 «Об утверждении номенклатуры дел министерства энергетики и ЖКХ Нижегородской области» хранение проектов муниципальных программ капитального ремонта многоквартирных домов предусмотрено до минования надобности.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. №236, руководствуясь которым формируется номенклатура дела Министерства, срок хранения «до минования надобности» означает, что срок хранения определяется структурным подразделением самостоятельно, но не может быть менее одного года. В связи с чем, проект муниципальной программы по проведению капитального ремонта многоквартирных домов, расположенных на территории городского округа город Нижний Новгород Нижегородской области, за 2014 в Министерстве энергетики и жилищно-коммунального хозяйства отсутствует.».