Соответствие нормативным требованиям, установленным Национальными Архивами США (NARA, https://www.archives.gov/ ) - это не только требование федерального законодательства, но и показатель применения передовой практики в управлении документами и контентом. Национальные Архивы устанавливают порядок ведения, сбора и архивирования государственных документов. Хотя соответствующие нормативные акты специально разрабатываются для федеральных органов исполнительной власти, их последствия вызывают резонанс и частном секторе, влияя на то, как коммерческие организации управляют своими документами.
Исполнение установленных Национальными Архивами нормативных требований для федеральных органов исполнительной власти обязательно по закону. Благодаря этому обеспечивается сохранение документов таким образом, чтобы поддерживались как подотчетность государственных органов, так и публичный доступ. Установленные Национальными Архивами правила ( https://www.archives.gov/guidance ) требуют, чтобы все федеральные документы создавались, управлялись и хранились в электронных форматах. Этот переход на электронные документы и электронное управление ими призван сделать работу органов федерального правительства более эффективной и прозрачной.
Коммерческие организации не обязаны по закону исполнять требования Национальных Архивов, однако они по ряду причин также внедряют аналогичные подходы. Во-первых, ведение документов в электронной форме соответствует современным деловым практикам, которые отдают приоритет безопасности и доступности данных. Во-вторых, компаниям, которые работают с государственными учреждениями, часто приходится соответствовать требованиям Национальных Архивов, чтобы выполнить требования контрактов ( https://www.foxit.com/blog/meeting-nara-records-management-requirements-doesnt-have-to-be-difficult/ ). Наконец, требования и рекомендации Национальных Архивов служат моделью для внедрения надёжных систем управления документами, способных противостоять киберугрозам и успешно проходить проверку в случае судебных споров и расследований.
Переход к технологиям, соответствующим требованиям Национальных Архивов, уже идёт. Федеральные органы исполнительной власти были обязаны обеспечить управление всеми своими электронными документами постоянного срока хранения в электронной форме ещё к концу 2022 года ( https://www.archives.gov/files/records-mgmt/prmd/A31report-9-19-14.pdf - однако многие не справились, в первую очередь из-за того, что данное требование не было подкреплено материальными, кадровыми и финансовыми ресурсами – Н.Х.). Для коммерческих организаций сроки внедрения таких технологий различаются в зависимости от их потребностей и ресурсов. Тенденция, однако, ясна: будущее за цифровыми технологиями, а соответствие требованиям Национальных Архивов служит путеводной звездой.
Ожидается, что будущие усовершенствования в технологиях, соответствующих требованиям Национальных Архивов, будут использовать возможности искусственного интеллекта и машинного обучения для автоматизации категоризации, поиска и извлечения документов, делая эти процессы более эффективными и менее подверженными ошибкам. Такие технологии не просто видны на горизонте; они уже сейчас интегрируются в системы, сигнализируя о близком будущем, в котором электронно-цифровое управление документами станет нормой.
Соответствие требованиям Национальных Архивов - это нечто больше, чем требование федерального законодательства; это приверженность обеспечению подотчётности и эффективности, которые становятся всё более актуальными для коммерческих организаций. По мере развития технологий совершенствуются и возможности систем управления документами и контентом, обеспечивая как для государственных учреждений, так и для частных компаний способность удовлетворить потребностям преимущественно цифрового мира. Движение на пути к полномасштабной реализации технологий, соответствующих требованиям Национальных Архивов, продолжается, и с каждым технологическим нововведением мы приближаемся к будущему, в котором цифровое управление документами будет бесшовно интегрировано в нашу повседневную оперативную деятельность.
Дик Вейсингер (Dick Weisinger)
Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/ensuring-accountability-the-significance-of-nara-compliance/
Комментариев нет:
Отправить комментарий