С берега лангуста не выловишь: Уроки использования ИИ в управлении документами

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 28 августа 2025 года в социальной сети Substack.

Было позднее утро второго дня конференции 2025 года Ассоциации архивистов и специалистов по управлению документами Великобритании и Ирландии (Archives and Records Association UK and Ireland, ARA) в Бристоле под названием «Следующее поколение: Инновации и воображение в управлении документами» (Next Generation: Innovation and Imagination in Record Keeping), когда внимание собравшихся в бальном зале участников переключилось на сессию «Будущее управления документами с использованием инструментов ИИ» (The Future of Records Management with AI Tools).

На первом плане были два знакомых коллеги из консультационной фирмы Leadership Through Data («Лидерство через данные»): генеральный директор и основатель компании Жаклин «Джеки» Стоквелл (Jacqueline “Jaki” Stockwell) и главный консультант г-жа Андреа Макинтош (Andrea McIntosh). Джеки известна в международном масштабе благодаря своей деятельности по расширению возможностей специалистов по управлению информацией посредством обучения и консультирования, сочетая с этой целью психологию, информационный обмен и креативность для практичного решения сложных задач и делая их увлекательными. Дополняющий подход привносит Андреа, которая имеет за плечами опыт работы в государственном и частном секторах, а также репутацию человека, сочетающего глубокие знания с юмором и заботливым отношением, что позволяет создавать живую и эффективную учебную среду. Вдвоём они предложили сочетание стратегического видения и практического прагматизма, идеальное для изучения того, как инструменты искусственного интеллекта (ИИ) могут трансформировать управление документами.

Их выступление началось с откровенного разговора о способностях и компетенциях: службы управления документами повсеместно работают на пределе своих возможностей, часто полагаясь на сотрудников со стажем, которые, когда они уходят с работы, унося с собой неявные практические знания. По мнению докладчиков, ИИ не решит всех проблем, но он может помочь нам сохранять знания, автоматизировать рутинную работу и принимать более взвешенные решения. Секрет заключается в стратегическом управлении (governance). Искусственный интеллект - не панацея, не волшебный эликсир, которым побрызгал и можно уходить, а нечто такое, что требует чётких границ и намерений.

Джеки и Андреа развлекли нас игрой в «расшифруй аббревиатуру», проверяя, кто из участников понимает такие сокращения, как NLP (natural language processing - обработка естественного языка), ML (machine learning -машинное обучение), IDP (intelligent document processing - интеллектуальная обработка документов), RPA (robotic process automation - роботехническая автоматизация технологических процессов и производств). 

Каждая предъявленная аббревиатура сопровождалась практическими примерами: это были транскрибирование и реферирование; применение машинного обучения для превращения аудиоколлекций в данные, по которым можно вести поиск; применение IDP для извлечения структурированных метаданных из оцифрованных документов, и выполнение рабочих процессов с ранее немыслимой скоростью благодаря RPA. Один из примеров - оцифровка аэрофотоснимков - наглядно продемонстрировал, как ИИ может ликвидировать десятилетние отставания в обработке материалов, превратив оцифровку в управляемую программу.

Вскоре разговор перешёл на платформы, в особенности на Microsoft 365 с его сервисами Azure AI и инструментами Syntex. Выступавшие призвали нас не зацикливаться исключительно на подсказках при использовании генеративного ИИ, а глубже изучить модели, конвейеры и концепции развёртывания. Они отметили, что Syntex можно научить извлекать значимые поля из оцифрованных документов, передавать их по конвейеру в SharePoint, и внезапно сделать метаданные действительно полезными для сотрудников, а не просто задачей по исполнению законодательно-нормативных требований.

Поиск и интеллектуальный анализ данных также оказались в центре внимания. Андреа сказала, что возможность прорваться сквозь загромождённые хранилища и найти то, что действительно важно, не зацикливаясь сначала на идеальной таксономии, это «ежедневная победа». Добавьте к этому интеллектуальные методы обеспечения долговременной сохранности, использующие ИИ для выявления устаревающих форматов, и вы получите основу для более стратегического подхода. Докладчики также напомнили, что ИИ предназначен не только для работы с цифровой информацией: мониторинг и анализ с помощью ИИ показаний датчиков состояния окружающей среды в архивах также могут стать движущей силой для более «умного» ухода за физическими коллекциями.

Две метафоры зацепили меня. Одна из них касалась дрели: люди покупают не дрели, а отверстия. Начните с проблемы, которую хотите решить, а уж затем выберите инструмент ИИ. Вторая метафора, взятая из традиции племени маори, была о лангусте: вы никогда его не поймаете, сидя на берегу и думая о нём - нужно войти в воду. Иными словами, окунитесь в проблему, экспериментируйте и учитесь на практике, не ослабляя при этом внимания к стратегическому управлению.

К тому времени, как докладчики буквально заставили нас шагать то влево, то вправо в качестве реакции на их заключительные подсказки, присутствующие стали энергичнее и, осмелюсь сказать, немного смелее. Для себя я сделал такой вывод: начните с малого; сосредоточьтесь на проблемах, а не на инструментах; и относитесь к каждому внедрению ИИ как к накопительному выигрышу. Посыл был жизнерадостным, практичным и оставил у всех нас ощущение, что где-то может быть лангуст, судьба которого помечена нашим именем :)

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/you-cant-catch-a-crayfish-from-the