Управление документами и информацией на основе онтологий

Данная заметка бывшего Главного архивиста Новой Зеландии, ныне консультанта в сфере искусственного интеллекта, машинного обучения и управления информацией и данными Стивена Кларка (Stephen Clarke) была опубликована 28 марта 2025 года на сайте LinkedIn.

Общее представление о концепции управление документами и информацией на основе онтологий

Вместо линейных потоков рабочих процессов «старой школы» данная модель представляет собой итеративный, самоусиливающийся, многонаправленный цикл, признающий, что онтология и ИИ постоянно совершенствуют, оптимизируют и улучшают результаты управления документами и информацией (RIM). Документы могут перемещаться по всем стадиям и в любом направлении.

Обзор структуры модели

Это модель континуума, означающая, что каждая её стадия улучшает, взаимодействует и совершенствует последующую стадию, обеспечивая:

• Возможности для самообучения - ИИ адаптирует и улучшает качество данных
  
  
• Интероперабельность - Онтология «наводит мосты» с деловыми системы для единообразного получения знаний и идей
  
  
• Жизнеспособное стратегическое управление – Управление информацией и документами адаптируется к меняющимся законодательству и практике.

Стадии континуума

Захват (capture)

• Приём структурированных и неструктурированных данных
  
  
• Извлечение и классификация метаданных
  
  
• Приём данных из разрозненных деловых систем

Контекстуализация (contextualise)

• Семантическое моделирование и графы знаний
  
  
• Применение бизнес-правил и извлечение признаков
  
  
• Взаимосвязи данных, специфические для предметной области

Классификация (classify)

• Автоматизированное распознавание сущностей
  
  
• Обработка естественного языка с целью классификации документов
  
  
• Предиктивная маркировка и применение политик

Стратегическое управление (govern)

• Поддерживаемое ИИ управление сроками хранения и проведение уничтожения/передачи
  
  
• Привязка к законодательно-нормативным требованиям через онтологию
  
  
• Выявление и маркировка рисков в реальном времени

Активное использование (activate)

• Подготовка отчётности и аналитики с помощью ИИ
  
  
• Автоматизация процессов и триггеры рабочих процессов
  
  
• Бизнес-аналитика и анализ

Оптимизация (optimize)

• Циклы обратной связи c ИИ для его улучшения
  
  
• Уточнение онтологии по итогам её использования
  
  
• Адаптивная и динамичная адаптация политик

Соответствие «измерениям» модели континуума документов

Мой комментарий: О структуре модели континуума документов см. также https://rusrim.blogspot.com/2024/10/blog-post_137.html

Захват и создание (capture & create)

Документы существуют как свидетельства/доказательства в контексте деятельности организаций.

Связь с этапами «захват» и «контекстуализация»:

• Управление корпоративной информацией → Сбор структурированных и неструктурированных данных
  
  
• Контекст, управляемый на основе онтологии → Обеспечение сбора метаданных и применения бизнес-правил в точке захвата документов и информации

Организация (organise)

Документы существуют в более широком административном контексте и контексте рабочих процессов

Связь с этапами «классификация» и «стратегическое управление:

• Обогащение данных с помощью ИИ → Автоматическое распознавание сущностей, обработка естественного языка с целью классификации, предиктивная маркировка
  
  
• Взаимоувязка стратегического управления и исполнения законодательно-нормативных требований → Хранение в течение установленных сроков, уничтожение/передача по их истечении и применение политик с помощью ИИ

Многосторонность (pluralise)

Документы существуют в социальном, культурном и юридическом контекстах.

Связь с этапами «контекстуализация» и «активное использование»:

• Управление контекстом на основе онтологии → Графы знаний и онтологии обеспечивают доступность информации в различных контекстах
  
  
• Взаимоувязка стратегического управления и исполнения законодательно-нормативных требований → ИИ помогает динамически связывать документы с нормативно-правовыми требованиями

Повторное использование (reuse)

Документы существуют в историческом контексте и в контексте управления знаниями

Связь с этапами «активное использование» и «оптимизация»:

• Бизнес-аналитика и поддержка принятия решений → Подготовка аналитики и отчетности, а также автоматизация рабочих процессов на основе ИИ
  
  
• Непрерывное совершенствование → Циклы обратной связи с ИИ, уточнение онтологий с целью обеспечения возможности непрерывно использовать цифровые материалы в длительной перспективе.

Будущее управления информацией и документами заключается в автоматизации на основе онтологий и ИИ. Эта модель континуума — подход 21-го века, позволяющий вернуть нашу практику управления документами и информацией в «ядро» деловой деятельности!

Стивен Кларк (Stephen Clarke)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/steffclarke_the-ontology-continuum-model-ontology-driven-activity-7311263163398664192-HFDI