Национальные Архивы США: Управление документами в социальных сетях и электронными документами

Данная заметка Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) была опубликована 27 января 2017 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов (NARA).

В последнее время мы получаем много вопросов об ответственности в плане управлению документами за контент, созданный в социальных сетях и при использования систем электронных сообщений. Мы хотели бы напомнить федеральным ведомствам о том, что нами были опубликованы руководства по этим темам:

• Бюллетень Национальных Архивов США (NARA) 2014-02 от 25 октября 2013 года  Руководство по управлению документами в социальных сетях (Guidance on Managing Social Media Records, https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2014/2014-02.html - о нем см. мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/i.html ), и


• Бюллетень Национальных Архивов США (NARA) 2015-02 от 29 июля 2015 года «Руководство по управлению электронными сообщениями» (Guidance on Managing Electronic Messages, https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2015/2015-02.html - о нём см. мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2015/08/2015-02.html ).

Федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за соответствие требованиям этих бюллетеней и за управление материалами социальных сетей и электронными сообщениями - включая традиционные SMS-тексты, зашифрованные сообщения, приложения для обмена сообщениями, а также прямые сообщения (direct messages) на социальных медиа-платформам - которые являются государственными документами. Связанные с деятельностью этих органов контент социальных сетей и электронные сообщения по умолчанию считаются федеральными документами.

Государственные органы обязаны надлежащим образом управлять всеми федеральными документами, независимо от вида носителя и формата, что включает в себя определение того, применимы ли в их отношении существующие указания по срокам хранения и действиям по их истечении. Такие указания (или перечни) определяют сроки хранения документов. Если соответствующих указаний не имеется, то государственные органы должны их разработать и представить в Национальные Архивы для анализа и утверждения Архивистом США.

Бюллетень 2014-02 информирует государственные органы о том, что контент, созданный на платформах социальных сетей, включая Twitter, скорее всего является федеральными документами и им следует управлять соответствующим образом. В случае размещения документов на платформах социальных сетей, принадлежащих третьим сторонам, ведомства должны определить, каким образом лучше управлять документами в течение установленного срока их хранения, и, где это необходимо, обеспечить их сбор и захват. Некоторые документы в социальных сетях могут быть временного срока хранения, который может варьироваться от очень короткого до длительного. Некоторые же из них могут подлежать постоянному хранению, и такие документы должны сохраняться до момента их  последующей передачи на хранение в Национальные Архивы.

Бюллетень 2015-02 содержит указания по управлению электронными сообщениями как документами. Эти указания применимы, в частности, к системам текстовых сообщений, чатам / системам обмена мгновенными сообщениями, к инструментам и приложениям для непосредственного обмена сообщениями в социальных сетях, к голосовым сообщениям и к иным подобным видам систем обмена электронными сообщениями. Электронные сообщения, созданные или полученные в процессе деловой деятельности федерального органа исполнительной власти, являются федеральными документами. Как и для прочих  федеральных документов, для таких электронных сообщений должны быть установлены сроки хранения и действия по их истечении. Некоторые типы электронных сообщений, такие, как сообщения электронной почты, с большей вероятностью могут содержать существенную информацию и, соответственно, требовать сохранения в течение ряда лет или даже постоянного хранения. Те электронные сообщения (в том числе сообщения электронной почты), что были созданы или получены через личную учетную запись и соответствует определению «федерального документа», должны быть продублированы на официальную учетную запись в системе обмена сообщениями в течение 20 дней.

После того, как документам, в том числе твит-сообщениям и прочим электронным сообщениям, установлены сроки хранения, их запрещается удалять до истечения авторизованного срока хранения. Национальные Архивы авторизуют проведение федеральными ведомствами уничтожения документов посредством утверждаемых ими указаний по срокам хранения и перечней, поэтому о любом случае изменения, удаления, уничтожения или изъятия документов, который имел место в нарушение установленных сроков хранения, следует незамедлительно сообщить Национальным Архивам.

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Источник: блог Национальных Архивов США
https://records-express.blogs.archives.gov/2017/01/27/records-management-of-social-media-and-electronic-records/