Недавно я выступил с докладом о том, каким я вижу рынок программного обеспечения для управления документами. Это заставило меня задуматься о различных поколениях технологий, и, хотя существуют разные подходы к их классификации, я думаю, что предлагаемый здесь вариант подходит для описания текущего состояния рынка и происходящего в настоящий момент изменения практики работы.
С моей точки зрения, полезно рассматривать системы управления документами как место для хранения документов – хранилище; и как место для хранения метаданных о них, включая информацию о классификации и упорядочении.
Я не буду говорить о том, что было до того, как у нас появились системы электронной регистрации документов (электронные реестры), - потому что, каким бы интересным ни было изучение этих технологии (да, это технологии), я не думаю, что они существенно влияют на происходящую в данный момент трансформацию.
Когда я смотрю на рынок через призму «хранилища и метаданных», я вижу три существующих поколения технологий и одно нарождающееся:
- Первое поколение – системы электронной регистрации (electronic registries) в сочетании с физическими хранилищами документов;
- Второе поколение – системы электронной регистрации, тесно связанные с электронными хранилищами документов.
- Третье поколение – системы электронной регистрации, довольно свободно связанные с хранилищами, которым требуется структура для поддержки классификации - подумайте о поставщиках, которые используют Sharepoint в качестве своего хранилища, но всё же требуют от Вас привязки расположение в Sharepoint к системе классификации, поддерживаемой электронным реестром.
- Четвёртое поколение - системы электронной регистрации, довольно свободно связанные с хранилищами, которым не требуется структура для классификации документов - вместо этого они используют поисковые роботы для обхода хранилища и понимания того, какой контент доступен для захвата в реестре, а затем использующие автоклассификацию в качестве основного/единственного средства классификации.
Каждое поколение решало определённую задачу:
- Первое поколение позволило нам уйти от карточных каталогов и решить ряд проблем, связанных с доступом к каталогу и поиском по нему.
- Второе поколение решило проблему, связанную тем, что при раздельном управлении электронными хранилищами и электронными реестрами наша модель курирования документов не работала, если мы не могли взять на себя их ответственное хранение - а без контроля над хранилищем мы на самом деле не могли иметь тот уровень контроля над документами, который необходим при ответственном хранении.
- Третье поколение начало решать проблему, заключающуюся в том, что перемещение документов [обычно из деловых систем в специализированную систему управления документами – Н.Х.] нецелесообразно и создает ряд проблем, связанных с дублированием.
Такие системы стали предоставлять организациям возможность управлять документами, находящимися в не принадлежащих им местах – наиболее распространенными целевыми системами хранения были различные версии SharePoint, в но также хорошо были представлены и файловые сервера.
В ряде случаев это была эволюция систем второго поколения; однако одна из типичных вещей, которые выполняют решения второго поколения, это синхронизация управляемого ими [внешнего – Н.Х.] хранилища со своим собственным и поддержание этой синхронизации с течением времени.
Ключевой особенностью таких документных систем, которая (как мне кажется) отличает их от систем будущего, является необходимость структурировать информацию определённым образом для целей её классификации. - Четвертое поколение только начинает появляться. Его ключевой отличительной чертой является использование для классификации каких-либо методов искусственного интеллекта (ИИ) - будь то машинное обучение, обработка естественного языка или что-то ещё.
Типичная модель функционирования системы такого типа заключается в том, что она подключается к хранилищу, выполняет какого-либо рода процесс индексации для формирования реестра, а затем использует автоклассификацию для классификации и упорядочения объектов в хранилище. Это означает, что структура хранилища (т.е. деловая классификационная схема), со всеми присущими ей проблемами, становится неактуальной для принятия решений, касающихся классификации.
Есть ещё одно поколение, которое я пока действительно не знаю, как классифицировать. Можно обоснованно утверждать, что деловые системы предшествовали описанному выше первому поколению. Модель реляционной базы данных существует с 1970-х годов, и люди создают в базах данных документы (какое бы из современных определений понятия «документ» мы ни использовали). Я несколько «залип» на этом вопросе - поэтому мне интересно Ваше мнение.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-emerging-fourth-generation-of
Комментариев нет:
Отправить комментарий