Вопрос коллеги: Отказ от документов на бумажных носителях

Вопрос: Наша организация рассматривает вопрос об отказе бумажного варианта эксплуатационной и распорядительной документации, оставив исключительно электронный формат. В РФ такая практика отсутствует, но на конференции в Казани в апреле 2018 гола было озвучено, что данный опыт имеется во Франции и в Канаде. Не могли бы Вы подсказать, где можно более подробно с ним познакомиться.

Ответ: Практика отказа от бумаги есть и в России - во всяком случае, ряд крупных коммерческих организаций очень активно идёт по этому пути. Некоторые документы в принципе уже не могут быть полноценным образом представлены на бумаге, особенно если дело касается чертежей. Иное дело, что перевести исключительно в электронный вид все и сразу ни у кого не получается.

Вы назвали две группы документов - эксплуатационная и распорядительная документация. Как Вы сами понимаете, назначение этих групп очень разное, более того, , для перевода их в электронный вид требуется проведение серьезной экспертной работы, оценки рисков и т.д. Особенно это касается эксплуатационной документации.

Опыт Франции и Канады – это главным образом опыт хранения организационно-распорядительной, бухгалтерской и налоговой документации, других деловых документов. Ключевым элементом там является сертификация соответствующих систем хранения на соответствие национальным стандартам, и в этом случае законодательство дает хранимым в таких системах электронным документам презумпцию подлинности. У нас, к сожалению, нет ни стандартов такого рода, ни законодательных норм. Из этого опыта можно взять ряд хороших требований к системам хранения электронных документов. Если говорить конкретно, то во Франции это стандарты:

1) NF Z 42-013:2009 «Электронная архивация – Требования к разработке и использованию информационных систем по обеспечению сохранности и целостности содержащихся в этих системах документов»  (Archivage électronique - Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes, см. https://www.boutique.afnor.org/norme/nf-z42-013/archivage-electronique-specifications-relatives-a-la-conception-et-a-l-exploitation-de-systemes-informatiques-en-vue-d-assurer/article/773362/fa125098  ).

На основе этого стандарта был подготовлен международный стандарт ISO 14641-1:2012 «Управление электронными документами – Часть 1: Требования к проектированию и эксплуатации информационных систем для обеспечения долговременной сохранности электронной информации» (Electronic archiving - Part 1: Specifications concerning the design and the operation of an information system for electronic information preservation) - сейчас он пересматривается и скоро выйдет новая редакция.

См. посты на моем блоге:

• Стандартизация во Франции: NF Z 42-013 - NF Z 42-020 - NF Z 42-025 – что дальше?, https://rusrim.blogspot.com/2012/07/nf-z-42-013-nf-z-42-020-nf-z-42-025.html


• Выигрышное уравнение электронной архивации: NF Z 42-013 + ISO = ISO 14641-1 , https://rusrim.blogspot.com/2011/07/nf-z-42-013-iso-iso-14641-1.html


• Франция: Началась работа по пересмотру стандарта NF Z 42-013 «Электронная архивация – Требования к разработке и использованию информационных систем по обеспечению сохранности и целостности содержащихся в этих системах документов» , https://rusrim.blogspot.com/2015/10/nf-z-42-013.html


• Франция: Как идёт пересмотр стандарта NF Z 42-013?, https://rusrim.blogspot.com/2017/10/nf-z-42-013.html  


• Международная организация по стандартизации утвердила новый стандарт по обеспечению сохранности электронных документов, https://rusrim.blogspot.com/2012/01/blog-post_5411.html  

2) NF Z 42-020:2012 «Функциональные характеристики компоненты "Электронный сейф", предназначенной для сохранения электронной информации в условиях, обеспечивающих её целостность во времени» (Spécifications fonctionnelles d’un composant Coffre-Fort Numérique destiné à la conservation d'informations numériques dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps), см. https://www.boutique.afnor.org/norme/nf-z42-020/specifications-fonctionnelles-d-un-composant-coffre-fort-numerique-destine-a-la-conservation-d-informations-numeriques-dans-des-/article/796213/fa176610. Сейчас в ИСО рассматривается вопрос о создании на основе этого документа международного стандарта.

См. посты на моем блоге:

• Франция: Регулятор сформулировал свою позицию в отношении услуг «электронного сейфа» - как теперь относиться к стандарту NF Z 42-020?, https://rusrim.blogspot.com/2013/10/nf-z-42-020.html


• Франция: Новый стандарт «электронного сейфа» NF Z 42-020, https://rusrim.blogspot.com/2012/03/nf-z-42-020.html

3) Дополняет предыдущие два документа стандарт NF Z 42-026 «Определение и спецификации услуг по надёжной оцифровке документов на бумажном носителе и контроль над оказанием этих услуг» (Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations, https://www.boutique.afnor.org/norme/pr-nf-z42-026/definition-et-specifications-des-prestations-de-numerisation-fidele-de-documents-et-controle-de-ces-prestations/article/874692/fa187367  )

См. пост на моем блоге «Надежная оцифровка и уничтожение оригиналов: Наступил ли конец бумаги?», https://rusrim.blogspot.com/2017/09/blog-post_14.html

В Канаде – это стандарт CAN/CGSB-72.34-2017 «Электронные документы как документальное доказательство» (Electronic Records as Documentary Evidence), https://www.scc.ca/en/standardsdb/standards/28933

См. пост на моем блоге «Канада: Опубликована новая редакция стандарта CAN/CGSB 72.34-2017 «Электронные документы как документальные доказательства»», https://rusrim.blogspot.com/2017/05/cancgsb-7234-2017.html