Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора о хранении документов

Приказом Минфина России от 31 декабря 2016 г. № 256н утвержден «Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора»».

Для справки: В соответствии со статьей 21 федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», федеральные стандарты относятся к документам в области регулирования бухгалтерского учета.

В документе установлены:

• Сроки хранения бухгалтерской (финансовой) отчетности (п.13), первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета (п.32);


• Возможность их хранения в электронном виде «на электронных носителях»;


• Требование о подписании их только усиленной электронной подписью.

Субъекты отчетности обеспечивают хранение бухгалтерской отчетности в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела в РФ, но не менее пяти лет после окончания отчетного года, в котором (за который) они составлены (п.13).

Мой комментарий: Похоже, что положения нового стандарта входят в противоречие со сроками хранения, установленными в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558.

Сейчас в перечне две статьи (351 и 352) устанавливают сроки хранения для бухгалтерской отчетности.

• Ст. 351. Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): сводная годовая (консолидированная), годовая, квартальная, месячная;


• Ст. 352. Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки): годовая, квартальная, месячная.

Годовым отчетам установлен постоянный срок хранения, но при их отсутствии постоянно хранятся квартальные (основной срок хранения – 5 лет), а то и месячные отчеты, которым вообще-то установлен срок хранение 1 год.

При этом стандарт не выделяет именно «бюджетную отчетность», хотя этот вид отчетности как самостоятельный закреплен в ст. 264.1 Бюджетного кодекса Российской Федерации.

Субъект учета обеспечивает хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела в РФ, но не менее пяти лет после окончания отчетного года, в котором (за который) они составлены.

Мой комментарий: В «Перечне типовых управленческих архивных документов…» в ст. 361 и 362 установлены такие же сроки хранения, однако там включено условие, что уничтожить документы можно только «при условии проведения проверки (ревизии)». С моей точки зрения, это условие незаконное и, к тому же, с учетом других положений законодательства, бессмысленное. В стандарте же, как и в российском законодательстве, никаких событий-триггеров для отсчета срока хранения первичных учетных документов не установлено.

При наличии технической возможности субъект вправе осуществлять хранение на электронных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах, и подписанных квалифицированной электронной подписью:

• Бухгалтерскую (финансовую) отчетность, сформированную в форме электронных документов;


• Первичные электронные документы (электронные регистры).

Мой комментарий: Хотелось бы знать, что авторы документа понимают под «хранением на электронных носителях». Охватывает ли эта формулировка информационные системы и базы данных, в которых в настоящее время, как правило, отчетность и первичные электронные документы не только создаются, но и хранятся, - или же имеются в виду лишь съемные носители информации?

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются:

• В форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью;


• На бумажном носителе в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов, а также в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

Формирование первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется обособленно и с соблюдением норм законодательства РФ о защите государственной тайны.

Мой комментарий: В данном случае, для государственной сектора установлено жесткое требование подписывать бухгалтерскую отчетность, первичные (сводные) учетные документы и регистры бухгалтерского учета только «квалифицированной электронной подписью».

С моей точки зрения, ограничение возможности использования простой и усиленной электронной подписи для подписания первичных учетных документов является неоправданным. Кроме того, возникает вопрос о том, что делать, если коммерческая организация-  контрагент организации государственного сектора - направила ей первичный учетный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью. Ведь данный стандарт является обязательным только для госсектора!

В случае, если в соответствии с законодательством РФ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронных документов, изымаются, их копии, изготовленные в порядке, установленном законодательством РФ, включаются в документы бухгалтерского учета.

При хранении бухгалтерской отчетности, первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться защита их данных от несанкционированных исправлений.

Мой комментарий: Как мне кажется, было бы правильно все-таки согласовать сроки хранения с Федеральным архивным агентством (Росархивом). Разночтения могут привести к утрате документов.

В стандарте никак не отражен тот факт, что на самом деле бухгалтерский учет ведется в смешанном документообороте, и у организаций могут быть «на руках» как электронные, так и бумажные документы.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=216121