Стандарты ISO 9001, ISO 30301 и ISO 15489 - союзники во Вселенной, движимой документацией, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2025/06/iso-9001-iso-30301-iso-15489-1.html )

На сцену выходят стандарты семейства ISO 30300: Гравитационное притяжение систем менеджмента

Если ISO 9001 и ISO 15489 – это, так сказать, соседние планеты, то стандарты серии ISO 30300 - это своего рода гравитационное поле, которое помогает согласовать их движение. Семейство ISO 30300, и в особенности стандарт ISO 30301, устанавливает требования к системам менеджмента документов (Management Systems for Records, MSR), используя ту же самую высокоуровневую структуру, что применяется в стандарте ISO 9001 системы менеджмента качества.  

Мой комментарий: Речь идёт о следующих стандартах:

• Стандарт ISO 30300:2020 «Информация и документация – Управление документами – Основные положения и словарь» (Information and documentation — Records management — Core concepts and vocabulary), см. https://www.iso.org/standard/74291.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:74291:en , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2020/05/iso-303002020.html . В России стандарт был адаптирован как ГОСТ Р ИСО 30300-2015 (ISO 30300:2011) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=194658 и мой пост https://rusrim.blogspot.com/2016/03/30300-2015.html .
  
  
• Стандарт ISO 30301:2019 «Информация и документация - Системы менеджмента документов - Требования» (Information and documentation - Management systems for records – Requirements), см. https://www.iso.org/standard/74292.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:74292:en , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2019/02/iso-30301.html , - с поправкой Amd 1:2024 «Поправка 1: Изменения, связанные с усилиями по борьбе с изменением климата» (Amendment 1: Climate action changes), см. https://www.iso.org/standard/88415.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:88415:en , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2024/04/iso-303012019.html . Стандарт ISO 30301:2019 адаптирован в России дважды - как ГОСТ Р 7.0.101-2018 / ИСО 30301:2011 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования». см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=222670 (мой пост о нём: https://rusrim.blogspot.com/2018/03/iso-30301.html ); и ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=181007 и мой пост https://rusrim.blogspot.com/2015/03/blog-post_98.html .
  
  
• Стандарт ISO 30302:2022 «Информация и документация - Система менеджмента документов – Руководство по внедрению» (Information and documentation - Management systems for records - Guidelines for implementation), см. https://www.iso.org/standard/81595.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:81595:en , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2022/05/iso-303022022.html , - с поправкой Amd 1:2025 «Поправка 1: Несоответствия, корректирующие действия и требования по борьбе с изменением климата» (Amendment 1: Non conformities, corrective actions and climate change requirements), см. https://www.iso.org/standard/87537.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:87537:en . В России стандарт был адаптирован как ГОСТ Р ИСО 30302-2022 (ISO 30302:2015) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Системы управления документами. Руководство по внедрению», см. https://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=233571 , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2022/06/30302-2022.html .

Как ISO 9001, так и ISO 30301 требуют от организаций:

• Понимать условия, в которых они ведут свою деятельность (контекст),
  
  
• Формулировать политику и цели,
  
  
• Планировать с учётом рисков и возможностей,
  
  
• Управлять документированной информацией (документами),
  
  
• Измерять показатели эффективности и постоянно совершенствовать свою деятельность.

Хорошее управление документами, подкрепленное принципами стандартов серии ISO 30300, укрепляет деловую практику таким же образом, как стабильная орбита планеты способствует зарождению и развитию жизни – посредством формирования заслуживающей доверия, управляемой и жизнестойкой среды оперативной деятельности.

Если  ISO 9001 обеспечивает соответствие продуктов и услуг организации стандартам качества, то ISO 30301 обеспечивает надёжность и отыскиваемость доказательств и памяти организации. Вместе они способствуют достижению общей цели: обеспечения жизнеспособных, заслуживающих доверия и постоянно улучшающихся показателей  деятельности организации.

Вывод: Использование стандартов добровольное, но играет крайне важную роль

Ни один аудитор не потребует от Вас внедрения ISO 15489 или ISO 30301 для получения сертификации на соответствие стандарту ISO 9001. В то же время любой организации, желающей не просто пройти аудит, но и преуспеть в вопросах стратегического управления, управления рисками и жизнестойкости оперативной деятельности, было бы разумно интегрировать принципы управления документами в свою деятельность.

Во вселенной стандартов хорошее управление документами - это не просто какая-то далёкая луна, а стабилизирующая сила. По мере ускорения цифровой трансформации и усиления законодательно-нормативных требований создание «моста» между стандартами ISO 9001, ISO 15489 и ISO 30301 становится уже не просто хорошей практикой, а жизненной необходимостью при ведении интеллектуальной и жизнестойкой деловой деятельности.

Практический контрольный список: Использование ISO 15489 для повышения готовности к аудиту на соответствие ISO 9001

• Выявите всю документированную информацию, которая требуется согласно стандарту ISO 9001,
  
  
• Применяйте принципы стандарта ISO 15489 для обеспечения аутентичности, надёжности, пригодности для использования и доверенности всех документов и контента,
  
  
• Внедрите стандарты метаданных для поддержки прослеживаемости (речь идёт, например, о таких метаданных, как дата создания, автор, версия),
  
  
• Обеспечьте контролируемый доступ к документам с целью поддержания их целостности,
  
  
• Введите ясные политики хранения документов в течение установленных сроков и уничтожения/передачи по их истечении, соответствующие стандарту ISO 15489,
  
  
• Обучите персонал надлежащим практикам ведения документов,
  
  
• Периодически проводите аудит Вашей документированной информации на предмет наличия пробелов или рисков,
  
  
• Документируйте Ваши процедуры управления документами для внутренних и внешних аудиторов.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://substack.com/inbox/post/162423413