Кладовщики или же архитекторы подотчётности, доверия и институциональной памяти? Переосмысление управления документами как дисциплины, направленной на достижение целей организации, часть 2

(Окончание)

Когда цели и намерения отсутствуют

Что происходит, когда цели и намерения отсутствуют, неясны либо оспариваются? В таком случае происходит фрагментирование управление документами, и мы обычно наблюдаем:

• Избыточно длительное хранение документов и информации, приводящее к параличу систем;
  
  
• Недостаточно полный захват/сбор документов и информации, что подрывает подотчётность;
  
  
• Не связанные друг с другом системы, которые теряют контекст;
  
  
• Незаинтересованный персонал, который не понимает важность надлежащего управления документами

В подобных условиях документы трудно использовать, и им сложно доверять. Они не соответствуют стандарту. Однако этот провал имеет не только технический, но и культурный характер, поскольку он отражает неудачу с постановкой целей и намерений — отсутствие ясности с тем, чего организация пытается достичь, что пытается защитить и что хочет помнить. В таком случае нисходящие процессы, такие как классификация, присвоение метаданных и управление сроками хранения, вырождаются в бюрократические ритуалы, не имеющие внутренней логики.

Сообщество специалистов, занимающихся разработкой стандартов, понимает это. Именно поэтому стандарт ISO 15489, наряду с сопутствующими стандартами, такими как ISO 16175 (функциональные требования), ISO 23081 (метаданные) и ISO 30301 (системы менеджмента), подчеркивает важность согласованности между управлением и условиями ведения (контекстом) деловой деятельности, толерантностью к риску и нормативно-правовыми рамками.

Мой комментарий: Здесь упомянуты следующие международные стандарты:

• Стандарт ISO 16175-1:2020 «Информация и документация – Процессы и функциональные требования к программному обеспечению для управления документами - Часть 1: Функциональные требования и связанные с ними рекомендации для всех приложений, управляющих электронными документами» (Information and documentation - Processes and functional requirements for software for managing records - Part 1: Functional requirements and associated guidance for any applications that manage digital records, см. https://www.iso.org/standard/74294.html ), см. также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2020/07/iso-16175.html . В настоящее время продолжаются усилия по адаптации данного документа в качества российского национального стандарта, см. http://rusrim.blogspot.com/2023/03/16175-1.html
  
  
• Технические спецификации ISO/TS 16175-2:2020 «Информация и документация – Процессы и функциональные требования к программному обеспечению для управления документами - Часть 2: Руководство по отбору, проектированию, внедрению и эксплуатации программного обеспечения для управления документами» (Information and documentation — Processes and functional requirements for software for managing records - Part 2: Guidance for selecting, designing, implementing and maintaining software for managing records, см. https://www.iso.org/standard/74293.html ), о нём также см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2020/10/isots-16175-22020.html .
  
  
• Стандарт ISO 23081-1:2017 «Информация и документация – Процессы управления документами – Метаданные документов – Часть 1: Принципы» (Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1: Principles, см. https://www.iso.org/standard/73172.html ), о нём также см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2017/11/blog-post_13.html . Данный стандарт (в редакции 2006 года) был адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=166090 .
  
  
• Стандарт ISO 23081-2:2021 «Информация и документация –Метаданные для управления документами – Часть 2: Концептуальные вопросы и вопросы внедрения» (Information and documentation - Metadata for managing records - Part 2: Conceptual and implementation issues, см. https://www.iso.org/standard/81600.html ), о нём также см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2021/09/blog-post_502.html .
  
  
• Технический отчет ISO/TR 23081-3:2011 «Информация и документация – Управление метаданными для документов – Часть 3: Метод самооценки» (Information and documentation - Managing metadata for records - Part 3: Self-assessment method, https://www.iso.org/standard/57121.html ), о нём также см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2011/08/iso-23081.html .
  
  
• Стандарт ISO 30301:2019 «Информация и документация - Системы менеджмента документов - Требования» (Information and documentation - Management systems for records – Requirements, см. https://www.iso.org/standard/74292.html ) с поправкой ISO 30301:2019/Amd 1:2024 «Поправка 1: Изменения, связанные с усилиями по борьбе с изменением климата» (Amendment 1: Climate action changes, см. https://www.iso.org/standard/88415.html ), о нём см. также мои посты http://rusrim.blogspot.com/2019/02/iso-30301.html и http://rusrim.blogspot.com/2024/04/iso-303012019.html .
  
  Более ранняя редакция стандарта ISO 30301 была адаптирована в России, и не один раз, а дважды – как ГОСТ Р 7.0.101-2018 / ИСО 30301:2011 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=222670 ; и как ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=181007 .

Иными словами, управление документами начинается с разговора о целях и намерениях организации.

Стратегическая, а не поддерживающая роль

Сказать, что управление документами играет стратегическую (или должно играть – Н.Х.), а не просто поддерживавшую роль – вовсе не самовосхваление. Это призыв к лучшей согласованности с целями и задачами организации. Организации должны перестать относиться к документам как к отходам административно-управленческой деятельности и начать признавать их как элемент основной инфраструктуры.

Это особенно актуально в цифровых средах, где документы создаются в разбросанных по платформам и сформированных на основе непрозрачных алгоритмов системах, специально не предназначенных для управления доказательствами. В таких условиях роль специалиста по управлению документами становится ещё более критически-важной – его задача заключается не в том, не управлять абсолютно всеми документами и информацией, а обеспечить, что управление тем, за что он несёт ответственность, является нацеленным, подотчетным и объяснимым.

Эпоха искусственного интеллекта (ИИ) не будет благосклонна к учреждениям, которые будут не способны обосновать свои решения и сохранить последовательность рассуждений, лежащую в их основе. Она, однако, вознаградит тех, кто разработал системы управления доказательствами, а специалисты по управлению документами - да, даже так называемые «кладовщики» - будут играть центральную роль в этой работе.

Прощание со «складом»

Так что давайте сохраним «кладовщика» как одну из ролей, - но не стереотипное представление о специалистах по управлению документами как просто кладовщиках..

Давайте представим себе будущее, в котором прежний «склад» станет известен как доверенное хранилище собранных и поддерживаемых с определенной целью, защищающих права и сохраняющих свою ценность и силу доказательств. Давайте представим себе человека, который им управляет - не в качестве укладчика коробов, а в качестве куратора доверия, разработчика концепций и того, кто трансформирует цели и намерения организации в действия.

Роль управления документами заключается не в том, чтобы «подчищать» за теми, кто работает по принципу «как проще» и за ИТ; и не сводится к исполнению законодательно-нормативных требований. Управление документами осуществляется на основе целей, задач и намерений организации.

Если Вы не понимаете работу (обычных – Н.Х.) складов, Вы не понимаете организацию. А если Вы не понимаете документы организации, то не понимаете её память - и её будущее.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://substack.com/inbox/post/161239687
https://www.linkedin.com/posts/apotter_recordsmanagement-informationgovernance-iso15489-activity-7317218703660511232-kLKB