Один из читателей моего блога попросил меня высказать своё мнение о понятиях «категории документов» (categorie de documente) и «тип документа» (gen de document, genul documentului). Вопрос действительно очень интересный, особенно учитывая очевидную путаницу при использовании этих терминов, и то, что их часто рассматривают их как синонимы. Классическим примером тому является фраза: «типы документов в архивной описи…». Я попробую объяснить различие этих понятий - описав общую схему и возможно, упростив некоторые более сложные аспекты.
В румынской литературе по дипломатике и архивному делу используется термин «тип документа» (gen de documente). Это не единственно возможный, а лишь устоявшийся вариант. Если я правильно помню, Дамиан Богдан (Damian P. Bogdan (1907-1991) - румынксий историк, библиотекарь и специалист в области славянских языков – Н.Х.) в введении к своей публикации о славяно-румынской дипломатике, вышедшей в серии «Документы по истории Румынии» (Documente privind istoria României, DIR) использует термин «тип» (gen), в то время, как Сигизмунд (Зигмунд Пол) Яко (Sigismund (Zsigmond Pál) Jakó (1916-2008) – румынский историк и архивист венгерского происхождения – Н.Х.) в работе по латинской дипломатике предпочитает термин «вид» (tip). Со временем утвердился термин «тип».
Классификация по типам - это классификация документа на основе его характеристик с точки зрения дипломатики, которые определяют/индивидуализируют его, говорится в словаре Общества американских архивистов (SAI, см. https://dictionary.archivists.org/entry/record-type.html ). Таким образом, можно сказать, что «тип» напрямую связан с формой документа (forma documentară), определяемой как «правила представления, в соответствии с которыми передается содержание (контент) документа, его административный и документальный контекст, а также его юридическая сила и полномочия» (InterPARES, см. https://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db/documentary-form/497 - для сравнения, см. https://www.ciscra.org/mat/mat/term/2357/2881 - Н.Х.). То есть (оставляя в стороне цифровые технологии - однако, с соответствующими изменениями, приведенные ниже положения применимы и к ним):
- Если речь идёт о распорядительном документе (ordin), то ожидается, что он будет содержать решение, инструкцию; будет адресован нижестоящему в иерархии лицу; будет подобающим образом оформлен (не будет написан на салфетке); и будет подписан вышестоящим в иерархии лицом.
- Если речь идёт о заявлении / прошении (cerere), то ожидается, что оно будет содержать просьбу, обычно от имени физического лица (либо от его собственного имени, либо от имени третьего лица, уполномочившего заявителя); будет включать идентификацию заявителя и описание предмета просьбы. «Церемониальность» оформления может отсутствовать; такие документы часто пишутся от руки.
- Если речь идёт о счёте-фактуре (factură), то он должен содержать элементы, позволяющие идентифицировать плательщика, получателя платежа, сумму; также ожидается наличие граф для проведения бухгалтерских расчётов. - Квитанция (chitanță), однако, может содержать некоторые из тех же элементов, но не будет включать разбивку по НДС и другие данные, и не будет выполнять те же функции в ходе деловой деятельности, что счёт-фактура. Это другой тип документа.
- Если речь идёт о договоре (contract), он должен включать идентификацию сторон, предмет договора, условия его исполнения, а также подписи и/или регистрационные номера. Это не то же самое, что устное (jurământ) или письменное (promisiune scrisă) обещание.
В компьютерных системах типы документов широко используются, поскольку это позволяет стандартизировать производство документов с помощью форм, начиная от заявлений на отпуск и плоть до договоров. Преимущества такого подхода многочисленны:
- Повторяющиеся элементы уже присутствуют, так что не тратится время на их написание, а также можно избежать риска упущения важной информации;
- Информационное содержание (контент) становится из неструктурированного (полу)структурированным, что упрощает сбор и автоматическую обработку контента.
- Управлять документами, как правило, становится проще, благодаря возможности применять общие политики в отношении одного и того же типа информации. Как следствие, складывается политика - иногда опасная - установления сроков хранения в соответствии с типом документа (на уровне документа).
Если понятие «типа документа» связано с дипломатикой, то понятие «категории документов» связано с архивной наукой. Прежде всего, следует отметить, что когда речь идёт о категориях, то слово «документы» используется во множественном числе: мы говорим о «типе документа» и о «категориях документов». Категории, очевидно, также являются формой классификации, логически группирующей типы документов на основе критериев создания/извлечения.
Примечание: Строго говоря, «категория» документов представляет собой класс, в то время как «тип» документа является членом этого класса; на практике же документы разных типов образуют серию. Но давайте не будем усложнять себе жизнь такими тонкостями...
Категория не включает документы сами по себе: документ - это объект; а категория включает общее описание критериев, лежащих в основе группировки документов, которые, для ясности, могут идентифицироваться по конкретным элементам (которые их характеризуют - следовательно, по типам). Критерию группировки в категорию могут удовлетворять один или несколько типов документа. Связь между ними является инклюзивной: тип является частью категории.
Согласно румынской нормативно-правовой базе, категория обозначается индексом по номенклатуре и имеет срок хранения. Сложная деловая деятельность может порождать несколько критериев для группировки/управления/поиска документов, - и, следовательно, несколько категорий.
Срок хранения обычно назначается категории, поскольку экспертизу ценности для отбора на хранение/уничтожение по объективным причинам невозможно провести на уровне отдельных документов. Мы можем захотеть удалить все ссылки из дел, но кто будет заниматься очисткой всех этих дел? Проще проводить экспертизу целых групп. Кроме того, такая экспертиза на уровне группы также даёт возможность проводить экспертизу в контексте: важен может быть не только сам документ, но и деловой процесс, результатом которого он является - это позволит сохранить всю взаимосвязанную документацию; не только разрозненные фрагменты, но и полную картину процесса.
Именно здесь проявляется основной риск, связанный с установлением срока хранения на уровне документа: при таком подходе можно снизить бремя [хранения документов – Н.Х.], но в результате могут возникнуть ситуации, когда, например, уже не удастся продемонстрировать этапы принятия решения. Поэтому там, где была введена эта система, существуют технические правила приоритета — например, если срок хранения дела дольше, чем у [входящего в состав дела – Н.Х.] документа, то последний не может быть уничтожен [до истечения срока хранения дела – Н.Х.]. Там же, где считалось, что картина процессов не имеет значения, были созданы отдельные категории на основе типов (см., например, судебные решения).
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2026/04/2_01157371137.html )
Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)
Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2026/03/16/categorie-vs-gen-de-documente/
Комментариев нет:
Отправить комментарий