Нравится нам это или нет, управление документами - это подобласть информационных технологий, и так было всегда.
Во многих отношениях управление документами - это изначальная сфера применения информационных технологий. Однако в какой-то момент люди, занимающиеся программированием, управлением компьютерами и их инфраструктурой, начали использовать термин «информационные технологии», а затем и просто «технологии», - и мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] заняли оборонительную позицию в этом вопросе.
С моей точки зрения, такая наша позиция была нам же во вред - вместо того, чтобы признать, что эта иная дисциплина (ИТ) специализируется на технологиях документирования и перемещения информации, и понять, насколько это важно для нашего собственного успеха, мы решили, что они - это не мы, или что они что-то у нас украли; и мы возвели стену вместо того, чтобы пригласить ИТ-специалистов к сотрудничеству.
Это означает, что мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] упустили ряд действительно полезных наработок и возможностей — особенно по мере того, как представители ИТ стали более остро осознавать, что внедрение технологий не является прямолинейно простым делом - доказательства чему опыт внедрения систем управления документами и контентом (EDRMS) предоставил в больших объемах, по мере того, как EDRMS-системы прошли путь от решений, используемых профессионалами, до решений для пользователей.
Одна из не замеченных нами наработок - это десятилетия развития теории о том, как и почему люди используют системы. Модель принятия технологий (technology acceptance model) стала ранней попыткой (в 1989 году) дать ответ на этот вопрос и предложить модель для размышлений о том, по каким причинам наши системы могут не использоваться. Соответствующая диаграмма приведена ниже, и имеется довольно хорошая страница в Википедии об этой модели. Хотя существуют две более поздние модели, которые пытаются дать более полную картину, я считаю, что оригинальная модель лучше, и что с её помощью нам легче всего понять, почему сотрудники не делают то, о чём мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] их просим.
Диаграмма модели принятия технологий от пользователя Nippie, источник: https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=14457270
По сути дела, эта модель говорит нам, что фактическое использование системы сотрудниками зависит от того, сформировалось ли у них намерение её использовать. Формирование намерения использовать основано на отношении сотрудников к использованию системы, в котором можно выделить два ключевых компонента: ожидаемая полезность системы для сотрудников и простота её использования (стоит также посмотреть на стрелки на диаграмме модели, которые подчеркивают, что действительно полезная система будет использоваться, даже если к ней ужасное отношение).
Почему это важно для управления документами?
Когда мы пытаемся объяснить полезность управления документами, мы обычно говорим об обеспечении долговременной подотчётности и о сохранении истории.
Когда мы создаем системы управления документами, мы структурируем их таким образом, который предполагает, что в дальнейшем текущая организация может перестать существовать - что требует от сотрудников освоения совершенно нового подхода к своей информации, прежде чем они смогут использовать такую систему.
Проще говоря, мы просим сотрудников выполнять работу, которая им самим не принесёт пользы, при этом делая это весьма непростым образом.
Модель принятия технологий предсказывает, что разработанная таким образом система использоваться не будет.
Я постоянно слышу разговоры коллег-специалистов по управлению документами о том, что ИТ-специалисты «ничего не понимают» (и даже слова покрепче).
С моей точки зрения, то, что происходит на самом деле – это попытки ИТ-специалистов поделиться с нами наработками на основе десятилетий опыта создания систем, которые реально используются и приносят пользу организациям; и им крайне неприятно, что к ним относятся так, словно они «ничего не понимают».
Если бы мы начали прислушиваться к ИТ-специалистам по вопросу того, как нам лучше строить наши системы, - возможно, мы извлекли бы пользу из их опыта. Возможно, такой процесс сделал бы ИТ-специалистов открытыми для получения отдачи уже исходя из нашего опыта…
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-gains-records-and-information
Комментариев нет:
Отправить комментарий