Штат Виктория, Австралия: Руководство по определению оптимального уровня кадрового обеспечения служб управления документами в организациях

Я регулярно рассказываю на блоге об уникальном опыте в области стандартизации управления документами и архивного дела Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV). Сегодня я предлагаю вниманию читателей документ, опубликованный полтора года назад - 20 ноября 2023 года, но рассматривающий весьма любопытный вопрос о том, как определить адекватную численность персонала службы управления документами в организации. Пост подготовлен по материалам на сайте PROV.

Руководство опубликовано онлайн по адресу https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/staff-resourcing-model .
 
О данном руководстве

Модель PROV кадрового обеспечения для обеспечения исполнения требований к управлению документами и информацией устанавливает рекомендуемое количество выделенного персонала по управлению документами для государственных учреждений разных размеров.

Цель данной модели - помочь организациям государственного сектора принимать во внимание ключевые переменные, которые влияют на их кадровые потребности, связанные с достижением целей организации. К этим переменным относятся размер и сложность организации, её процессы и системы.

Зачем нужно это руководство?

Министерствам и государственным учреждениям штата нужны надлежащим образом обеспечивать кадрами службы и группы управления документами и информацией, чтобы обеспечить:

• Соблюдение законодательства,
  
  
• Наличие точной и надёжной информации о своих решениях, действиях и соглашениях,
  
  
• Экономию времени за счёт повторного использования информации,
  
  
• Сохранение знаний при увольнении сотрудников,
  
  
• Подотчетность и доверие к правительству и его органам благодаря тому, что принятие решений может быть обосновано и продемонстрировано,
  
  
• Предотвращение, обнаружение и выявление коррупции.

Последствия плохого управления документами могут быть значительными и далеко идущими. Неточность и ненадёжность документов означает, что не может быть найдена важная информация, что ставится под сомнение подотчётность, а в худшем случае - ставится под угрозу безопасность, травмы переживаются повторно, и может процветать коррупция.

Для кого это руководство?

Данное руководство предназначено для:

• Руководителей органов исполнительной власти штата,
  
  
• Руководителей и менеджеров, которые осуществляют надзор над программой управления документами,
  
  
• Подбора руководителей, в т.ч. руководителей служб и групп управления документами.

Модель кадрового обеспечения служб управления документами

Данная модель основана на ряде предположений, определений и соображений. Пожалуйста, изучите специфические обстоятельства Вашей организации, чтобы убедиться, что у Вас достаточно текущих и будущих сотрудников для достижения Ваших целей.

Мой комментарий: Структура модели приведена на рис. Основные рекомендации модели следующие:

•    Для малых организаций со штатом менее 20 человек – требуется 0,5 – 1 ставки специалистов по управлению документами и информацией,

•    Для средних организаций со штатом от 20 до 200 человек – требуется 1-5 ставок,

•    Для крупных организаций со штатом свыше 200 человек – требуется 5 ставок + 1 дополнительная ставка в расчете на каждые 500 человек персонала сверх 200.

В модели также приводятся соображения, которые стоит принять во внимание при точном определении численности персонала служб управления документами.

При этом:

• Все рекомендации являются минимальными и ориентировочными, рассчитанными только на обеспечения включения вопроса о численности персонала служб управления документами в кадровые стратегии органов исполнительной власти штата.
  
  
• Данные рекомендации не являются жёстким ориентиром; организации должны оценивать свои собственные потребности в сопоставлении с деловыми целями, финансированием и поддержкой организации, которые необходимы для исполнения требований к управлению документами..

Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/staff-resourcing-model