Борьба двух центров притяжения: Стремление к архивной целостности и влияние стратегического управления информацией, часть 2

(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2025/05/1_01671479820.html )

Архивное видение не отвергает концепцию документов как активов, переформулирует её, расширяя определение «ценности». Традиционные концепции стратегического управления информацией отдают приоритет снижению рисков, снижению стоимости жизненного цикла и поддержке деловой деятельности. Архивное же мышление - особенно с точки зрения модели континуума - добавляет слои смысла, контекста и релевантности во времени.

Архивное мышление ставит вопрос: «Если документ является активом, то для кого? В каком контексте? И как долго?».

Мой комментарий: Отмечу, что если опираться на определение в стандартах ИСО, то «актив» - это до смешного пустое понятие, означающее что нечто представляет хоть для кого-то хоть какую-то ценность. Что же, если кто-то не поленился создать и сохранить документ или информацию, то, конечно же, при подобной трактовке это точно будет «актив»! Кстати говоря, в более ранних определениях ИСО понятия «документ» говорилось не о непонятных «активах», а об использовании в интересах деловой деятельности информации справочного характера (в отличие от юридически-значимых доказательств, подтверждающих решения, действия и факты деловой деятельности организации).

В число ключевых действий входят:

• Включение архивных требований в политики стратегического управления информацией, включая обязанности по обеспечению долговременной сохранности, инициирующие передачу документов на архивное хранение события-триггеры, а также процессы проведения экспертизы ценности с привлечением заинтересованных сторон;
  
  
• Включение архивных рисков в корпоративные модели рисков, с использованием таких концептуальных документов, как стандарт ISO 18128:2024 «Информация и документация – Риски для документов – Оценка риска в контексте управления документами» (Information and documentation - Records risks - Risk assessment for records management, о нём см. мой пост https://rusrim.blogspot.com/2024/04/iso-181282024.html . Более ранняя редакция этого документа был адаптирован в России как ГОСТ Р 57551-2017 / ISO/TR 18128:2014 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем», см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=210200 - Н.Х.);
  
  
• Проектирование систем с расчётом на непрерывность использования документов, обеспечивая тем самым, что документы будут поддерживать как оперативную деловую деятельность, так и подотчётность в будущем;
  
  
• Распространение «архивной логики» на цифровые сферы деятельности, такие как управлением документами, создаваемыми искусственным интеллектом и документами в блокчейн-системах.

Архивная точка зрения, вводя эти дополнительные измерения, обеспечивает, что приписываемая документам ценность не сводится к их сиюминутной полезности сегодня. Эта ценность может поддерживаться во времени, в масштабах различных юрисдикций и посредством изменений в интерпретации и потребностях.

Вместо того, чтобы рассматривать архивные виды ценности как ограничения, нам следует относиться к ним как к архитектурным подкреплениям, которые критически важны для поддержания смысла, доверия и возможности использования с течением времени.

Эта борьба притягивающих сил не подразумевает дисфункцию. Напротив, она способствует достижению динамического баланса. Стратегическое управление информацией обеспечивает ориентацию и контроль, сохраняя информацию полезной и защищённой в настоящем. Архивная целостность, обогащенная благодаря континуальному мышлению, даёт «якоря» и перспективу, обеспечивая, что сохраняемые нами сегодня материалы останутся понятным, снабжёнными надлежащим контекстом и открытыми для будущих интерпретаций.

По мере того, как в организациях ускоряются процессы цифровой трансформации, организации не должны забывать об этом двойном притяжении. Мы не просто управляем документами как активами, мы также развиваем память как инфраструктуру. Мы не только оптимизируем рабочие процессы, но и документируем наши коллективные «следы».

Точно так же, как движение по орбите требует как скорости, так и гравитационного притяжения, - стратегическое управление информацией требует гибкости и якорей.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://substack.com/inbox/post/161550910