Ответ на вопрос коллеги о номенклатуре дел современного формата

Вопрос: Подскажите, есть ли примеры иного принципа систематизации дел, т.е. номенклатура дел современного формата?

Ответ: Номенклатура дел является справочником по структуре документального фонда организации, а также часто используется как локальный нормативный акт, устанавливающий сроки хранения дел и документов (если те не установлены законодательством).

В электронной среде управления документами (как электронными, так и бумажными) номенклатуру дел вполне может заменить электронная классификационная схема, сформированная в СЭД или иной подходящей информационной системе (если она будет достаточно полной, включая также сроки хранения). При этом уже не нужно ни думать наперёд о возможных заголовках, ни утверждать их состав – и пересматривать ежегодно тоже не нужно.

При желании, классификационную схему можно распечатать и утвердить по-старинке.

Замечательное, хотя и редко используемое свойство передовых СЭД – это возможность поддерживать одновременно несколько классификационных схем (одну – для делопроизводителей и архивистов, другую – для деловых подразделений, третью – для ИТ), и возможность отображения дел (и документов) не в одной-единственной структуре более высокого уровня, а в нескольких – если это почему-либо удобно для работы. Соответствующие функциональные требования были включены, например, в известные спецификации MoReq2.