Данный материал начинался как очень лаконичный пост, который быстро усложнился, - и я не совсем доволен тем, что в итоге получилось, - но мне кажется, что инициирования обсуждения данной темы важнее, чем моя удовлетворённость ясностью слога. С моей точки зрения, здесь описаны закономерности, которые являются корнем некоторых вполне реальных и действительно укоренившихся типовых подходов, которые нам следует сломать, чтобы вывести наши профессиональные группы из того унылого состояния, в котором мы сейчас находимся. Так что «пристегните ремни», и как, однажды Король посоветовал Алисе: «Начни с начала, продолжай до конца, и затем остановись», — но я надеюсь на то, что Вы остановитесь лишь после того, как добавите свои собственные взгляды к дискуссии, - даже если проявляться это будет в отправке мне гневного письма, говорящего, что, по Вашему мнению (да, именно Вашему), я все неправильно понял. Так что пристегнитесь, и поехали!
Самыми большими проблемами в управлении документами являются:
- То, как мы думаем о зрелости,
- Наша собственная профессиональная культура.
Насколько на самом деле сложно управлять документами? У нас имеются законодательно-нормативные требования к ведению документов. Мы просим сотрудников размещать свои документы в определённом месте, с тем, чтобы ими можно было управлять. Что в этом сложного?
Вот как мы думаем о зрелости. Это означает, что мы склонны думать о зрелости так, как показано на диаграмме ниже.
При этом делается ряд ошибочных предположений:
- Что мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] единственные, кто занимается управлением документами;
- Что если именно мы не управляем документами, то такое управление отсутствует;
- Что если документы не структурированы именно так, как мы этого хотим, то управление ими не осуществляется;
- Что переход [к более зрелому состоянию – Н.Х.] заключается лишь в том, как организованы документы и как они хранятся.
Для меня путь совершенствования управления документами и повышения его зрелости на самом деле больше похож на то, что показано на приведенной ниже диаграмме:
Факт, который почти все специалисты-практики в области управления документами не осознают, заключается в том, что сотрудники уже управляют своими документами. Они управляют своими документами в соответствии с тем, как и почему документируемая информация рассматривается в культуре организации как ценный актив и источник деловой отдачи. Наше [специалистов по управлению документами – Н.Х.] типичное видение зрелости начинается с представления об организации как об изначально некомпетентной и первоначально вообще не управляющей документами, и заканчивается тем, что мы просим всех намного больше расходовать средств на управление документами по сравнению с тем, как культурные практики организации оценивают полезность документированной информации.
В реальной жизни все организации находятся на стадии 2 [отсылка к типичной 5-уровневой модели зрелости – Н.Х.] - их практики управления документами отражают их культурные практики, связанные с использованием документированной информации. Проблема изменения культурных практик заключается в том, что текущие культурные практики, связанные с документированной информацией, являются как причиной создания низкокачественных документов, так и его следствием.
Посмотрите на приведенную ниже диаграмму и подумайте о новых сотрудниках, адаптирующихся к условиям Вашей организации. Новички приходят в организацию, уже имея определенную степень склонности опираться на документированную информацию при принятии решений. Когда им нужно принять решение, они действуют в соответствии с этой тенденцией, если нам повезёт, они попытаются опереться на имеющиеся документы и использовать их.
Что происходит потом? В зависимости от того, была ли попытка опереться на документированную информацию при принятии решений успешной или нет, их соответствующая склонность модифицируется - либо в лучшую, либо в худшую сторону. Это, безусловно, упрощение картины реального мира, но, вероятно, довольно-таки надёжное - человек, которого постоянно раздражают документы, не захочет впоследствии лишний раз обращаться к ним; в то время, как человек, который не привык их использовать, но который всякий раз при обращении к документам чувствует их полезность и видит повышение эффективности своего труда, довольно быстро привыкает работать более легко и эффективно.
Проблема, которую я вижу, заключается в том, что такая модель «замораживает» текущие методы и практики – будь то хорошие или плохие. На диаграмме ниже я сформировал матрицу из четырёх блоков, чтобы показать, какую динамику, по моему мнению, подразумевает эта модель в зависимости от поляризованных комбинаций склонностей людей и культур использования высоко- или низкокачественной информации.
Думаю, моя гипотеза вполне понятна - я ожидаю, что сотрудники привыкнут и приспособятся к нормам той организации, в которую они приходят (или покидают). Культура организации оказывает очень сильное влияние. Вопрос, который меня интересует и который, по моему мнению, является ключевым в плане повышения зрелости, заключается в том, что же необходимо сделать для разрыва этого цикла.
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2025/03/2.html )
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/records-management-and-the-maturity
Комментариев нет:
Отправить комментарий