Карл Мелроуз и его коллеги Майкл Аптон и Джуди Верно выложили 40-й подкаст по теме управления информацией

12 сентября 2024 года на канале «Information Revolution podcast» на сайте YouTube ( https://www.youtube.com/@informationrevolutionpodca8610/videos ) был выложен очередной, 40-й по счёту подкаст, подготовленный австралийским специалистом в области управления документами и информацией Карлом Мелроузом (Karl Melrose – на фото) и его новозеландскими коллегами Майклом Аптоном (Michael Upton) и Джуди Верно (Judi Vernau).

Напомню, что если открыть подкаст в браузере Yandex, то при наведении курсора в верхнюю часть видео появится меню, позволяющее включить ИИ-автоперевод и субтитры (можно выбрать как английский, так и русский язык, нажав на «троеточие»). Подготовка автоперевода может занять несколько минут.

Эпизод 40: «Да они совсем одичали!» (They've gone feral!)

Подкаст продолжительностью 32 минуты был выложен 12 сентября 2024 года. В описании этого подкаста ( https://www.youtube.com/watch?v=C1VF6j8WgYc ) сказано:

«Эпизод 40! Ух ты! Спасибо всем, кто нас слушал и случает! В этом выпуске мы снова возвращаемся к теме человеческих ошибок, размышляя о том, что происходит, когда люди на работе не придерживаются установленных правил.

Ссылки по всплывавшим по ходу дискуссии темам:

• Фундаментальное смещение атрибуции (Fundamental Attribution Bias, https://www.simplypsychology.org/fundamental-attribution.html ),
  
  
• Как использовать технику «5 почему» для анализа первопричин проблем (How to Use the 5 Whys Technique for a Root Cause Analysis, https://www.masterclass.com/articles/how-to-use-the-5-whys-technique-for-a-root-cause-analysis ) -  Метод «5 почему» - это метод решения проблем, который основан на том, чтобы задав пять раз подряд вопрос «почему?», выявить в результате первопричину проблемы – Н.Х.»

Источник: сайт YouTube
https://www.youtube.com/watch?v=C1VF6j8WgYc

Национальные Архивы США: Достигнутый этап в переходе на исключительно цифровые технологии прокладывает путь к автоматическому (Zero Click) документированию без участия человека

Данная заметка Веслан Хансен (Weslan Hansen – на фото) была опубликована 6 сентября 2024 года на сайте MeriTalk.

После успешного соблюдения ключевых сроков перехода к приему на архивное хранение от федеральных органов исполнительной власти США исключительно электронных документов, представитель Национальных Архивов США (NARA) на этой неделе заявила, что Национальные Архивы продолжат давать рекомендации и оказывать поддержку по вопросам управления электронными документами, в том числе посредством использования технологий искусственного интеллекта.

Директор NARA по политике управления федеральными документами и по связям с общественностью Лиза Харалампус (Lisa Haralampus) на конференции 930Gov, проведенной Институтом цифрового правительства (Digital Government Institute) в Вашингтоне 4 сентября 2024 года, отметила, что после успешного выполнения в срок, к 30 июня 2024 года, давно запланированного полного перехода на приём документов на архивное хранение исключительно в электронном формате, Национальные Архивы теперь работают над переходом к автоматическому (Zero Click) документированию и управлению документами без участия человека.

Автоматическое (Zero Click) документирование - это автоматизированный процесс оптимизации, результатом которого становится автоматическое управление документами в качестве составной части выполнения обычных задач, реализуемое посредством внедрения правил управления в электронные системы, - что позволяет сотрудникам федеральных органов исполнительной власти сосредоточить своё внимание на других своих обязанностях. Переход на автоматическое документирование сократит «количество «ручных операций, позволяя органам исполнительной власти протестировать работу в эффективной и продуктивной среде», - сказала Харалампус.

«Мы хотим изучить автоматизированные подходы, которые снимут традиционную нагрузку, ложащуюся на каждого отдельного федерального государственного служащего», — подчеркнула Харалампус. «Именно здесь мы можем увидеть преимущества такого перехода».

Июньский 2024 года крайний срок подтолкнул многие федеральные органы исполнительной власти к переходу на перейти на электронно-цифровые процессы и созданию электронных версий своих аналоговых документов — хотя до наступления крайнего срока эти органы успели передать на архивное хранение в NARA миллион коробов с документами. По словам Харалампус, в этот период поступило «больше, чем обычно» запросов на передачу документов на архивное хранение, поскольку федеральные органы стремились успеть передать свои бумажные дела и документы в Национальные Архивы.

Харалампус отметила, что несмотря на то, что Национальные Архивы больше не принимают на хранение неэлектронные дела и документы, управление документами в электронном виде по-прежнему сталкивается с проблемами; и что объёмы федеральных документов - включая электронные письма и текстовые сообщения - продолжают быстро расти.

Признавая этот факт, она также сказала, что Национальные Архивы намерены оказывать федеральным органам исполнительной власти поддержку в ходе их перехода на цифровые технологии, а также в обслуживании «многообразия» электронных документов временного и постоянного сроков хранения.

«Национальные Архивы в дальнейшем продолжат предоставлять рекомендации по поддержке управления электронными документами и по обеспечению эффективности и результативности», — сказала Харалампус, добавив, что Национальные Архивы будет работать над созданием инфраструктуры, необходимой для перехода к автоматическому документированию. «Это всегда было нашей целью, и мы продолжим работать в этом направлении», — сообщила она.

Другие недавние усилия, направленные на расширение масштабов управления документами в электронном виде, включают открытие в апреле 2024 года в отделении NARA в штате Мэриленд нового центра оцифровки Национальных Архивов ( https://www.archives.gov/news/articles/mass-digitization-center-college-park-opening ), оснащённого высокоскоростными сканерами и фотосистемами, которые позволяют оцифровывать «до 10 раз больше документов в год». Согласно информации Национальных Архивов, этот центр был создан для расширения возможностей по хранения документов и для улучшения доступа общественности к документам федерального правительства США.

Веслан Хансен (Weslan Hansen)

Источник: сайт MeriTalk
https://meritalk.com/articles/naras-digital-only-milestone-paves-way-for-zero-click/

Утверждены новые Правила формирования и ведения информационной модели объекта капитального строительства

Правительство РФ постановлением от 17 мая 2024 года №614 утвердило:

• Правила формирования и ведения информационной модели объекта капитального строительства, состава сведений, документов и материалов, включаемых в информационную модель объекта капитального строительства и представляемых в форме электронных документов, и требований к форматам указанных электронных документов;
  
  
• Состав сведений, документов и материалов, включаемых в информационную модель объекта капитального строительства и представляемых в форме электронных документов;
  
  
• Требования к форматам указанных электронных документов.

Постановление вступило в силу с 1 сентября 2024 года и будет действовать до 1 сентября 2030 года.

Ведение информационной модели объекта капитального строительства, согласно Правилам, это процесс включения в информационную модель сведений, документов и материалов об объекте капитального строительства, проверки их достоверности, а также актуализации путем их изменения и/или их перевода в режим архивного хранения, осуществляемый с использованием информационных систем, обеспечивающих функции передачи данных между субъектами градостроительных отношений и их регистрации;

Формирование информационной модели объекта капитального строительства – это процесс сбора, обработки, систематизации, учета и хранения в электронной форме взаимосвязанных сведений, документов и материалов на этапах (п.2):

• Выполнения инженерных изысканий;
  
  
• Осуществления архитектурно-строительного проектирования;
  
  
• Строительства;
  
  
• Реконструкции;
  
  
• Капитального ремонта;
  
  
• Эксплуатации и/или
  
  
• Сноса объекта капитального строительства.

Обрабатывающие вычислительные комплексы (серверы) и базы данных информационных систем должны располагаться на территории Российской Федерации и под ее юрисдикцией.

Сведения о фактическом выполнении работ в процессе осуществления инженерных изысканий, архитектурно-строительного проектирования, строительства, реконструкции и эксплуатации объекта капитального строительства включаются в информационную модель после завершения выполнения таких работ и подписания соответствующих сведений, документов и материалов (п.6)

В случае если сведения, документы и материалы размещены в открытом доступе в составе информационных ресурсов государственных информационных систем, в информационную модель включаются сведения о таких ГИС и способах доступа к содержащимся в них сведениям, документам и материалам (п.7).

Сведения, документы и материалы подлежат хранению в составе информационной модели в ГИС обеспечения градостроительной деятельности субъектов РФ и единой ГИС обеспечения градостроительной деятельности «Стройкомплекс.РФ» с момента их включения в такую информационную модель и без ограничения срока (п.8).

Размещение информационной модели осуществляется в ГИС обеспечения градостроительной деятельности субъекта Российской Федерации (п.10).

Внесение изменений в информационную модель на следующем этапе жизненного цикла объекта капитального строительства возможно только в версию информационной модели, размещенную в ГИС градостроительной деятельности субъекта Российской Федерации.

Обработка в составе информационной модели сведений, документов и материалов, содержащих информацию ограниченного доступа, осуществляется с учетом требований законодательства Российской Федерации о защите информации ограниченного доступа (п.11).

Мой комментарий: Таким образом, в ГИС будут обрабатываться в электронном виде и информация ограниченного доступа.

До введения в действие схем, подлежащих использованию для формирования электронных документов в виде файлов в формате XML, ЭД представляются в ГИС обеспечения градостроительной деятельности субъектов РФ и единую ГИС обеспечения градостроительной деятельности «Стройкомплекс.РФ» в следующих форматах (п.7 Состава сведений):

• ODT - для документов с текстовым содержанием, не включающих формулы;
  
  
• PDF/A - для документов с текстовым содержанием, в том числе включающих формулы и/или графические изображения, а также для документов с графическим содержанием;
  
  
• ODS - для документов, содержащих сводки затрат, сводного сметного расчета стоимости строительства, объектных сметных расчетов (смет), локальных сметных расчетов (смет), а также для сметных расчетов на отдельные виды затрат;
  
  
• LandXML или иной формат данных с открытой спецификацией - для инженерных цифровых моделей местности;
  
  
• IFC или иной формат данных с открытой спецификацией - для цифровых информационных моделей.

В случае использования типовой проектной документации при подготовке информационной модели сведения, документы и материалы включаются в информационную модель в формате, применяемом при разработке типовой проектной документации (п.8 Состава сведений).

Использование форматов, не предусмотренных пунктом 7, при ведении информационных моделей, представляемых в ГИС, может быть допущено в случае, если такие информационные модели были сформированы и размещены в ГИС обеспечения градостроительной деятельности Российской Федерации до вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от 17 мая 2024 г. №614

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=476610

ИСО: Опубликована новая редакция стандарта ISO 11799:2024 «Требования к хранению архивных и библиотечных документальных материалов»

6 сентября 2024 года сайт Международной организации по стандартизации (ИСО) сообщил о публикации новой, третьей по счёту редакции стандарта ISO 11799:2024 «Информация и документация - Требования к хранению архивных и библиотечных документальных материалов» (Information and documentation - Document storage requirements for archive and library materials) объёмом 41 страниц основного текста, см. https://www.iso.org/standard/82306.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:82306:en .

Документ подготовлен подкомитетом SC10 «Требования к хранению документов и условия обеспечения долговременной сохранности»» (Requirements for document storage and conditions for preservation) технического комитета ИСО TC46 «Информация и документация» (Information and documentation). Новая редакция заменила ранее действовавший стандарт ISO 11799:2015.

Мой комментарий: О работе над данным документом я уже рассказывала здесь: http://rusrim.blogspot.com/2024/05/iso-11799.html

Во вводной части стандарта отмечается:

«Настоящий документ устанавливает требуемые характеристики хранилищ, используемых для долговременного хранения архивных и библиотечных материалов. Он охватывает вопросы выбора местоположения, строительства и обновления здания хранилища и установки оборудования, используемого как внутри, так и вокруг здания.

Стандарт применим в отношении любых архивных и библиотечных материалов, содержащихся в хранилищах, в которых различные носители информации могут храниться вместе с бумажными материалами. Это не исключает возможности создания в конкретных хранилищах выделенных зон или отсеков, в которых может создаваться микроклимат, подходящий для конкретных архивных материалов.

Данный стандарт не содержит рекомендаций в отношении проведения выставок или экспозиций.»

Содержание стандарта следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Жизнеспособность – хранение и обеспечение долговременной сохранности коллекций.
5. Планирование проектно-конструкторских работ
6. Строительные материалы и сооружение хранилища
7. Мебель и освещение
8. Мониторинг условий в среде хранения
9. Угрозы для коллекций, связанные со зданием
10. Документация на объект и техническое обслуживание объекта.
Приложение А: Автоматические системы пожаротушения
Приложение B: Рекомендуемые климатические условия для долговременного хранения архивных и библиотечных материалов.
Приложение C: Перемещение материалов из одной среды хранения в другую
Библиография

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/82306.html
https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:82306:en

Положение о государственной информационной системе управления в области охоты и сохранения охотничьих ресурсов

Правительство Российской Федерации постановлением от 29 августа 2024 г. №1172 утвердило «Положение о государственной информационной системе управления в области охоты и сохранения охотничьих ресурсов».

Содержание документа следующее:

I. Общие положения

II. Функции оператора федеральной системы и иных участников информационного взаимодействия

III. Порядок создания, развития и эксплуатации федеральной системы

IV. Состав, структура содержащейся в федеральной системе информации, порядок, периодичность и сроки предоставления, обработки и обмена информацией, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования и сети "Интернет", порядок взаимодействия с информационными системами органов, не являющихся поставщиками информации и получателями информации

V. Порядок предоставления доступа к информации, содержащейся в федеральной системе, а также порядок взаимодействия с инфраструктурой, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме

Обладателем информации, содержащейся в федеральной системе (ФС), является Российская Федерация (п.4).

Исключительные права на программы для электронных вычислительных машин и иные результаты интеллектуальной деятельности, связанные с созданием и развитием ФС, технические средства, предназначенные для обработки информации, содержащейся в ФС, в том числе программно-технические средства и средства защиты информации, принадлежат РФ.

Правомочия обладателя информации, содержащейся в ФС, а также исключительных прав, указанных в абзаце втором настоящего пункта, от имени Российской Федерации осуществляет Министерство природных ресурсов и экологии Российской Федерации.

В федеральной системе размещается информация (п.13):

• Содержащаяся в государственном охотхозяйственном реестре;
  
  
• Содержащаяся в государственном реестре разрешений на содержание и разведение охотничьих ресурсов в полувольных условиях и искусственно созданной среде обитания;
  
  
• Содержащаяся в государственном реестре разрешений на проведение акклиматизации, переселения или гибридизации охотничьих ресурсов;
  
  
• Содержащаяся в реестре недобросовестных лиц, заключивших охотхозяйственные соглашения, и участников аукциона на право заключения охотхозяйственного соглашения;
  
  
• О выданных разрешениях на добычу охотничьих ресурсов;
  
  
• О добытых охотничьих ресурсах;
  
  
• О заключенных охотхозяйственных соглашениях.

Условиями представления, обработки и обмена информацией в ФС (с использованием федеральной системы), в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования и сети «Интернет», являются (п.28):

• Безвозмездное представление информации;
  
  
• Наличие действительной электронной подписи в соответствии с законодательством РФ в области использования электронной подписи.

Размещение информации в ФС осуществляется путем обмена электронными документами следующими способами (п.29):

• Ввод информации в ФС посредством личного кабинета;
  
  
• Направление информации в ФС из иных информационных систем, в том числе ГИС, муниципальных информационных систем.

Электронные документы размещаются в ФС в форматах TXT, CSV, XML, JSON, PDF/А, SHP, MID/MIF (п.30). 

При направлении информации из иных информационных систем Министерством природных ресурсов и экологии Российской Федерации заключается соглашение об информационном взаимодействии, которое содержит в том числе требования к форматам электронных документов.

При размещении информации в ФС поставщиками информации используются следующие виды электронных подписей (п.31):

• Усиленная квалифицированная электронная подпись - федеральными органами исполнительной власти, исполнительными органами субъектов РФ, органами местного самоуправления, лицами, действующими от имени юридического лица без доверенности, или индивидуальными предпринимателями;
  
  
• Усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством РФ, - физическим лицом при представлении интересов юридического лица или индивидуального предпринимателя на основании машиночитаемой доверенности.

Взаимодействие иных информационных систем с ФС осуществляется с использованием унифицированных структурированных открытых форматов для передачи данных (единых форматов для информационного взаимодействия) на основе расширяемого языка разметки (XML), которые утверждаются Министерством природных ресурсов и экологии Российской Федерации и размещаются на официальном сайте ФС в сети «Интернет» (п.32).

Каждая запись в реестре (реестрах), содержащемся в ФС, идентифицируется уникальным номером с указанием сведений о ее актуальности (п.39).

Обеспечиваются учет и фиксация вносимых изменений в запись.

Записи в реестрах ФС, а также иная информация, содержащаяся в ФС подлежат постоянному хранению (п.41).

Технические и программные средства ФС должны отвечать в том числе следующим требованиям (п.42):

• Располагаться на территории Российской Федерации;
  
  
• Обеспечивать сохранность всех версий создаваемых документов и истории их изменений.

Мой комментарий: Появилась очередная государственная информационная система с постоянным сроком хранения размещенной в ней информации :)

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=484985

Оценка управления документами на соответствие стандарту ISO 18829 «Оценка внедрений систем управления контентом, информацией и документами - Доверие»

Данная рекламная заметка была опубликована в начале августа 2024 года на сайте консультационной компании EID.

Мой комментарий: Здесь упоминается международный стандарта ISO 18829:2017 «Управление контентом - Оценка внедрений систем управления контентом, информацией и документами - Доверие» (Document management - Assessing ECM/EDRM implementations – Trustworthiness), см. https://www.iso.org/standard/63513.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:63513:en .

В России подходит к завершению работа по адаптации данного международного стандарта как ГОСТ Р ИСО 18829–2024 «Управление документооборотом. Оценка внедрений ECM/EDRM. Достоверность».

Оценка среды электронных документов

Знаете ли вы отраслевые стандарты для среды электронных документов? Не подвергает ли используемый Вами способ хранения Ваших электронных документов риску Вашу деловую деятельность?

Мы можем помочь Вам сориентироваться в решениях, чтобы минимизировать деловые и юридические риски, связанные с тем, как хранятся и защищаются Ваши электронные документы. Мы хорошо знакомы как с отраслью, так и со стандартизированными мероприятиями по оценке электронных документов, описанными в международном стандарте ISO 18829:2017 «Управление контентом - Оценка внедрений систем управления контентом, информацией и документами - Доверие» (чтобы познакомиться с его предшественником - национальным стандартом США ANSI/AIIM 25-2012 «Оценка доверенных систем на соответствие отраслевым стандартам и наилучшей практике» (Assessing Trusted Systems for Compliance with Industry Standards and Best Practices) объёмом 19 страниц см. https://www.eid-documentmanagement.com/wp-content/uploads/2019/03/ANSI_AIIM_25-2012.pdf ).

Стандарт ISO 18829, помогающий оценивать возможность доверять системам управления документами и контентом и содержащимся в них материалам, является ключевым для отрасли, поскольку он предоставляет подробную информацию не только о том, какие аспекты систем следует проверять, но и о том, какую информацию следует собирать, а также о том, какую информацию следует включать в соответствующий отчет, который является результатом процесса оценки.

Продвижение передовых отраслевых практик

Компания EID помогла разработать метод оценки того, в безопасности ли информация, сохраняемая в электронном виде в Вашей компании (electronically stored information, ESI – термин современного американского права – Н.Х.), и соответствует ли она отраслевым стандартам и передовым практикам. Наш метод находится в процессе становления международным стандартом.

Наши представители также возглавляли технический комитет, который в своё время разработал стандарт AIIM ARP-1-2009 «Рекомендуемая практика - Анализ, выбор и внедрение электронных систем управления контентом» (Recommended Practice - Analysis, Selection, and Implementation of Electronic Document Management Systems (EDMS), см. https://archives.cdn.sos.ca.gov/pdf/er-aiim-arp1-2009.pdf ), ставший прототипом международного технического отчёта ISO/TR 22957:2018 «Управление контентом - Анализ, выбор и внедрение систем управления корпоративным контентом (ECM)» (Document management - Analysis, selection and implementation of enterprise content management (ECM) systems), который в настоящее время пересматривается – это проект ISO/CD TR 22957 «Управление контентом – Доверенные среды управления документами и контентом – Передовые практики» (Document management - Trustworthy content/records management environments - Best practices), см. https://www.iso.org/standard/86083.html .

Данный технический отчёт описывает передовые практики, касающиеся доверенных систем управления документами и контентом. В нашем штате есть бывший главный юрисконсульт и консультант по бизнес-рискам, имеющий опыт оценки правовых и деловых рисков в Ваших существующих системах.

Когда вы разрабатываете или обновляете электронные информационные системы, развёрнутые на собственной площадке, легко упустить из виду передовые отраслевые практики. Это создает для Вашей организации деловые и правовые риски.

Оценка Ваших уязвимостей

Чувствуете себя немного не в своей тарелке? Вы не одни!

Многие из лучших организаций обоснованно чувствуют себя перегруженными, когда им приходится управлять тысячами или миллионами конфиденциальных электронных документов. Технологии хранения электронных документов и контента стремительно развиваются, и соответственно усиливаются связанные с ними риски.

Все чаще сложившиеся естественным образом системы управления документами и контентом (ECM-системы) не соответствуют лучшим отраслевым практикам, что создает деловые и правовые риски. Эти лучшие практики необходимо принимать во внимание при проектировании новых систем. В ходе оценки рисков для сохраняемой в электронном виде информации (ESI) практики и процедуры хранения Вашей организации сопоставляются с лучшими отраслевыми практиками, описанными в стандарте AIIM ARP-1, и наши специалисты сотрудничают с Вами, чтобы разработать соответствующие меры реагирования на выявленные уязвимости.

Независимо от того, требуется ли Вашей организации оценить существующую систему управления электронными документами и контентом, или же Вас интересует поиск и представление документов в суд или регуляторам, наши опытные юристы и технические специалисты помогут Вам понять уязвимости, риски и подходы к их смягчению.

В ходе проводимых нами оценок рисков практики и процедуры хранения Вашей организации сравниваются с лучшими отраслевыми практиками. Мы знаем, какие аспекты Ваших систем следует изучить, и какую информацию следует собрать и включить в подготовленный для Вас отчёт об оценке. Затем мы взаимодействуем с Вами, чтобы разработать соответствующие меры реагирования на выявленные нами уязвимости безопасности, с тем, чтобы Ваши документы и контент были в безопасности, а Ваша деловая деятельность могла процветать.

Соответствует ли Ваша среда управления документами наилучшим отраслевым практикам и/или соответствующим государственным требованиям?

Способен ли кто-либо в Вашей организации подтвердить, что имеющийся экземпляр или копия электронной информации (ESI) является верным и точным воспроизведением первоисточника?

Кто-нибудь в организации обязательно ответит «Конечно!» на этот вопрос. Компания EID проводит оценку рисков для того, чтобы оценить юридически защитимую позицию организации на случай, когда от организации потребуют подтвердить, что документы являются верными воспроизведениями оригиналов.

Реализованы ли политики и процедуры документирования того, каким образом и какие материалы хранятся в системе управления документами и контентом?

Компания EID имеет опыт работы с организациями по разработке политик и процедур, которые помогут создать долгосрочную надежную систему управления электронной информацией, соответствующую лучшим практикам.

Создаётся ли ряд электронных экземпляров / копий сохраняемой электронным образом информации, и хранится ли как минимум один экземпляр / копия территориально за пределами офиса, с использованием неперезаписываемых носителей информации?

Компания EID может помочь организациям с разработкой систем управления электронной информацией, которые соответствуют лучшим отраслевым практикам, таким как стандарт AIIM ARP-1 (2009), связывая их с политиками установления и отслеживания сроков хранения документов и контента, политиками восстановления после катастроф и/или планами обеспечения непрерывности деловой деятельности.

Источник: сайт компании EID / сайт LinkedIn
https://www.eid-documentmanagement.com/ansiaiim-25-compliant-records-assessment-to-iso/
https://www.linkedin.com/posts/robertblatt_iso-18829-compliant-records-assessment-activity-7229873680376283137-0SVP  

19 сентября 2024 года Международный совет архивов проводит бесплатный вебинар на тему «ИИ и архивы: Расширение использования архивами ИИ-технологий»

Данная новость была распространена в новостной рассылке Международного совета архивов, а также выложена на сайте Экспертной группы МСА по исследовательским услугам и информационно-разъяснительной работе (Expert Group on Research Services and Outreach, EGRSO).

Долгожданный вебинар «ИИ и архивы: Расширение использования архивами ИИ-технологий» (AI and Archives: Advancing Archival Engagement), организованный Экспертной группы Международного совета архивов (МСА) по исследовательским услугам и информационно-разъяснительной работе (EGRSO, https://www.ica.org/ica-network/expert-groups/egrso/ ) пройдёт 19 сентября 2024 года с 16:00 до 17:30 по московскому времени, в Zoom.

Язык мероприятия – английский.

На вебинаре речь пойдёт о революционном влиянии искусственного интеллекта (ИИ) в контексте архивного дела и образования. Зарезервируйте своё место прямо сейчас, чтобы получить представление о новейших приложениях ИИ, которые преобразуют нашу сферу деятельности!

Зарегистрироваться можно на веб-странице по адресу: https://www.ica.org/event/ica-egrso-webinar-ai-and-archives-advancing-archival-engagement/

Подключайтесь и послушайте, как приглашённые нами эксперты представят передовые проекты, формирующие будущее ИИ в архивной сфере:

1. Революционный ИИ-проект Национальных Архивов США (NARA)

Докладчик: Кэрол Лагундо (Carol Lagundo) из NARA.

Узнайте, как NARA в сотрудничестве с компанией FamilySearch использует ИИ для транскрибирования более 2 миллионов пенсионных дел времен Войны за независимость. Эта инициатива направлена на повышение доступности и формирование бесценных информационных ресурсов в преддверии 250-й годовщины независимости США.

2. ИИ в историческом образовании

Докладчики: Эндрю Пейн (Andrew Payne, Национальные Архивы Великобритании) и Бен Уолш (Ben Walsh, Фонд образования Дэвида Росса - David Ross Education Trust)

Узнайте, как ИИ может трансформировать историческое образование. Наши эксперты обсудят инструменты ИИ, разработанные для вовлечения учащихся в работу с архивными источниками, способствуя тем самым более глубокому пониманию исторических документов и исторического контекста.

3. Руководство по ИИ Библиотеки парламента Канады

Докладчики: Энн-Мари Дженин-Шаретт (Anne-Marie Genin-Charette) и Джоанна Смит (Johanna Smith), Библиотека парламента Канады

Познакомьтесь с недавно разработанным и введённым в Библиотеке парламента Канады «Руководством по использования генеративного (порождающего) ИИ». В данном докладе будет рассказано о разработке этого руководства, о его содержание и его воздействии, включая, в том числе, стратегические соображения по интеграции ИИ.

Модерировать ход вебинара будет директор по инновациям Национальных Архивов США Памела Райт (Pamela Wright), привнося в обсуждение свой обширный опыт и знания в области цифровых инноваций и обеспечения доступа к архивным материалам.

Данный вебинар является бесплатным и открытымдля всех желающих. Однако для получения гиперссылки для подключения необходимо пройти регистрацию здесь: https://www.ica.org/event/ica-egrso-webinar-ai-and-archives-advancing-archival-engagement/

Мы будем рады видеть Вас и ждём интересных дискуссий. Не упустите этот шанс оставаться на переднем крае разработок ИИ в нашей области и возможность пообщаться с коллегами по профессии!

Источник: Новостная рассылка МСА / сайт ICA/EGRSO
https://www.ica.org/event/ica-egrso-webinar-ai-and-archives-advancing-archival-engagement/

С 1 сентября 2024 года при подаче проектной документации на экспертизу нужно использовать только машиночитаемую доверенность

На сайте Федерального автономного учреждения «Главное управление государственной экспертизы» была размещена информация о том, что с 1 сентября 2024 года в случае, если документы в организацию представляет представитель юридического лица, то электронный документ подписывается его квалифицированной электронной подписью. Одновременно от имени юридического лица представляется электронная доверенность в машиночитаемом формате (далее - МЧД).

Для справки: Федеральное автономное учреждение «Главное управление государственной экспертизы» (ФАУ «Главгосэкспертиза России») является государственным учреждением, подведомственным Министерству строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации, оно уполномочено проводить государственную экспертизу проектной документации.

Предоставление бумажной доверенности при взаимодействии посредством информационного обмена не требуется.

Организация предупредила, «если в комплекте представленных документов для оказания услуг, предусмотренных Уставом Учреждения будет отсутствовать МЧД, то это станет основанием для отказа в принятии их на экспертизу».

Сами документы, которые представляются в Учреждение должны быть подписаны с помощью УКЭП с приложением МЧД (при необходимости).

Такие требования действуют, в том числе, при представлении для проведения государственной экспертизы или иных экспертных услуг любых документов, которые подписаны представителями:

• Техзаказчика;
  
  
• Застройщика;
  
  
• Лица, выполняющего РИИ или подготовку ПД по доверенности.

Если пакет документации в рамках проекта был подан на экспертизу до 1 сентября 2024 года, а после этой даты возникла необходимость в подписании дополнительных документов, то в этом случае также требуется МЧД в целях продолжения ранее возникших правоотношений.

Источник: Консультант плюс / сайт ФАУ «Главгосэкспертиза России»
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=485382
https://gge.ru/press-center/news/s-1-sentyabrya-pri-podache-dokumentov-na-ekspertizu-mozhno-ispolzovat-tolko-mashinochitaemuyu-dovere/

9-й семинар по вычислительной архивной науке, который пройдёт в декабре 2024 года в США в рамках международной конференции IEEE Big Data 2024, открыл приём заявок на доклады

Данная заметка профессора архивоведения факультета информатики Университета Британской Колумбии (University of British Columbia, Канада) Виктории Лемьё (Vicki Lemieux – на фото) была опубликована 28 августа 2024 года в социальной сети LinkedIn.

Организаторы 9-го семинара по вычислительной архивной науке (Computational Archival Science, CAS), который пройдёт в рамках конференции IEEE Big Data 2024, опубликовали официальный призыв к подаче заявок на доклады. Это будет девятый по счёту такой семинар, после семинаров 2016, 2017, 2018, 2019, 2020, 2021, 2022 и 2023 годов. Все принятые на семинар доклады будут включены в материалы конференции, публикуемые издательством IEEE Computer Society Press.

Мой комментарий: Сведения о предыдущих семинарах см. здесь: http://rusrim.blogspot.com/2023/06/2023-ieee-big-data-2023-8.html и http://rusrim.blogspot.com/2023/12/8-2023-ieee-big-data-2023.html

На этом однодневном семинаре будет рассматриваться связь (и её последствия) новых и нарождающихся методов и технологий, основанных на больших данных и искусственном интеллекте (ИИ), с архивной практикой и новыми формами анализа и исторического, социального, научного и культурного исследовательского взаимодействия с архивами.

Мы стремимся выявлять и оценивать текущие тенденции, потребности и потенциал в этих областях, изучать новые проблемные вопросы, которые эти инновации могут спровоцировать, и помогать с определением возможных направлений дальнейших исследований в рамках эволюции вычислительной архивной науки в ближайшие годы.

В то же время мы рассмотрим вопросы и проблемы, возникающие у ученых по поводу интерпретации «больших данных» и их прикладного применения, в особенности обращая внимания на проблемы преобразования количества данных в качество (т.е. в понимание, знания и полезную отдачу), на отслеживание и анализ происхождения данных в экосистемах сложных платформ «больших данных» и производства знаний, - а также на решение проблемы обеспечения неприкосновенности частной жизни и защиты персональных данных.

Ключевые даты:

• 4 ноября 2024 года: Крайний срок подачи полных текстов докладов,
  
  
• 15 ноября 2024 года: Уведомление авторов о принятии доклада,
  
  
• 20 ноября 2024 года: Представление готовых к печати текстов принятых докладов,
  
  
• 15–18 декабря 2024 года: Проведение семинар [точная дата будет объявлена дополнительно].

Для получения дополнительной информации, ознакомьтесь с полным текстом предложения о подаче заявок на выступление на семинаре ( https://ai-collaboratory.net/cas/cas-workshops/2024-9th-cas-workshop/ ), включающем предлагаемые темы исследований и инструкции по подаче заявок.

Виктория Лемьё (Vicki Lemieux)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/vicki-lemieux-311ba63_ieee-big-data-2024-cas-9-activity-7233948139987030016-_bUq

Минстрой: О возможности использования информационно-удостоверяющего листа при формировании исполнительной документации в формате XML

Департамент цифрового развития Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации в своем письме от 27 июня 2024 г. №16576-ОГ/00 высказал свою позицию о возможности использования информационно-удостоверяющего листа при формировании исполнительной документации в формате XML.

Согласно пункту 4 «Порядка ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства», утвержденного приказом Минстроя России от 16 мая 2024 года № 344/пр, исполнительная документация в форме электронных документов подписывается усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в порядке, установленном «Правилами создания и использования сертификата ключа проверки усиленной неквалифицированной электронной подписи в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 1 декабря 2021 года № 2152, или усиленной квалифицированной электронной подписью.

Ведомство обратило внимание на то, что оформление информационно-удостоверяющего листа в отношении исполнительной документации Порядком не предусмотрено.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=482446

Трансформирующая сила подготовки данных в эпоху порождающего (генеративного) искусственного интеллекта

Данная заметка Дика Вейсингера (Dick Weisinger – на фото) была опубликована 22 августа 2024 года на блоге компании Formtek.

Порождающий (генеративный) ИИ (generative A, GenAI) становится фактором, который меняет правила игры во многих областях. В сфере инженерии данных порождающий ИИ революционизирует способ обработки и управления данными. Хотя влияние порождающего ИИ, несомненно, глубоко, оно также заново напоминает вековую истину: подготовка данных всегда была важнейшим компонентом успешных инициатив в области данных.

Порождающий ИИ - это не просто «модные» алгоритмы; это эффективность и точность. Автоматизируя повторяющиеся задачи, генерируя код и оптимизируя перемещение данных, порождающий ИИ становится бесценным инструментом для инженеров данных, занимающихся организацией сложных конвейеров обработки данных. Данный симбиоз порождающего ИИ и человеческого опыта открывает новую эру автоматизации, когда созданные ИИ шаблоны легко интегрируются с индивидуализированным кодом, освобождая инженерам данных время для того, чтобы сосредоточить своё внимание на таких тонких аспектах, как логика трансформаций.

Влияние порождающего ИИ на инженерию данных уже ощущается в различных отраслях. Рассмотрим пример из практики, в котором порождающий ИИ был интегрирован в жизненный цикл данных клиента ( https://fractal.ai/transforming-data-engineering-with-genai/ ): создание таблиц, перемещение данных и генерация тестовых примеров стали автоматизированными, что привело к сокращению времени и усилий на 50%. Благодаря возможностям порождающего ИИ аналитики смогли выполнять сложные задачи анализа данных с большей эффективностью. В финансовом секторе порождающий ИИ ускоряет регрессионное тестирование, избегая ручной работы при генерации тестовых данных и обеспечивая безопасность данных во время передачи.

Интеграция порождающего ИИ в инженерию данных имеет далеко идущие последствия и приводит к значительным сдвигам в отрасли:

• Гибкость и эффективность: Порождающий ИИ повышает гибкость, давая инженерам данных возможность быстро адаптировать конвейеры обработки в ответ на меняющиеся потребности деловой деятельности. Повышение эффективности проходит сквозь всю экосистему данных, оптимизируя использование ресурсов и сокращая время на выработку нужных знаний и представлений.
  
  
• Запросы на естественном языке: Отдача от порождающего ИИ охватывает запросы на естественном языке, сокращая разрыв между техническим жаргоном и языком деловых пользователей. Представьте себе, например, что порождающий ИИ правильно интерпретирует запрос «Покажите мне тенденции продаж за второй квартал 2024 года» и предоставляет нужную информацию.
  
  
• Масштабируемость: По мере того, как объемы данных продолжают стремительно расти, критически важным становится масштабируемость порождающего ИИ. Он легко обрабатывает большие наборы данных, оптимизируя скорость обработки и использование ресурсов, а также способствуя тому, чтобы инженерия данных шла в ногу с постоянно растущими объёмами данных.

В будущем мы можем ожидать следующее:

• Более «умные» (интеллектуальные) конвейеры данных: Благодаря порождающему ИИ продолжится совершенствование процессов перемещения, преобразования и оркестровки данных. Конвейеры будут динамически адаптироваться, обучаясь на основе закономерностей и оптимизируя себя для достижения максимальной эффективности.
  
  
• Этичный ИИ: По мере того, как порождающий ИИ будет становиться всё более распространённым, в практику инженерии данных будут интегрироваться этические соображения. Выявление необъективности / предвзятости, защита неприкосновенности частной жизни (персональных данных) и справедливость станут неотъемлемыми компонентами инициатив по работе с данными на основе порождающего ИИ.
  
  
• Бесперебойное сотрудничество: Инженеры данных и порождающий ИИ будут беспрепятственно сотрудничать, используя сильные стороны друг друга для преодоления сложностей, обеспечения качества и надёжности данных и для извлечения новых знаний и идей из данных.

Дик Вейсингер (Dick Weisinger)

Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/the-transformative-power-of-data-preparation-in-the-genai-era/

Минстрой: О возможности использования информационно-удостоверяющего листа при разработке проектной документации

Департамент цифрового развития Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации в своем письме от 13 мая 2024 года №12128-ОГ/00 высказал свою позицию о возможности использования разработчиками проектной документации информационно-удостоверяющего листа при разработке проектной документации в формате XML-схем.

В соответствии с разъяснениями, полученными от Федерального автономного учреждения «Главгосэкспертиза России», согласно пункту 7 «Требований к формату электронных документов, представляемых для проведения государственной экспертизы проектной документации и (или) результатов инженерных изысканий и проверки достоверности определения сметной стоимости строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства», утвержденных приказом Минстроя России от 12 мая 2017 г. №783/пр, представляемые электронные документы подписываются с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) лицами, обладающими полномочиями на их подписание в соответствии с законодательством Российской Федерации, а в случаях, предусмотренных пунктом 6 Требований, лицами, уполномоченными на представление документов для оказания услуг.

Проектная документация, сформированная в форме электронного документа, подписывается лицами, участвующими в ее разработке, осуществлении нормоконтроля и согласовании, а в случае невозможности обеспечения их УКЭП - на отдельные документы в составе проектной документации оформляется информационно-удостоверяющий лист (ИУЛ) на бумажном носителе, содержащий наименование электронного документа, к которому он выпущен, фамилии и подписи не обеспеченных электронной подписью лиц, дату и время последнего изменения документа.

Такой ИУЛ сканируется в соответствии с пунктом 6 Требований, и сформированный по результатам сканирования электронный документ подписывается лицом, уполномоченным на представление документов для оказания услуг, с использованием УКЭП.

Действующее законодательство не устанавливает исключения к Требованиям в случае подписания документации, подготовленной с использованием xml-схем. На основании изложенного, в случае представления на экспертизу проектной документации, разработанной в формате xml, такая проектная документация подписывается электронными подписями ответственных лиц, или предоставляется ИУЛ, оформленный в соответствии с пунктом 7 Требований.

Ведомство также сообщило, что в соответствии с Положением о проведении государственной экспертизы проектной документации и государственной экологической экспертизы проектной документации по принципу «одного окна», утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 20 декабря 2021 г. №2366, для проведения государственной экспертизы и экологической экспертизы по принципу «одного окна» заявление, проектная документация, представляемые документы и материалы направляются в Учреждение в форме электронных документов, подписанных заявителем усиленной квалифицированной электронной подписью.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=484408

Эндрю Уорланд: Краткая история электронных систем управления документами и контентом, а также связанных с ними стандартов, часть 2

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2024/09/1_086532472.html )

Австралийская система серий документов

Питер Скотт (Peter Scott), Иэн Маклин (Ian McLean) и другие сотрудники Архивного управления Австралийского Содружества (Australian Commonwealth Archive Office, CAO – первоначальное название Национальных Архивов Австралии – Н.Х.) в 1966 году опубликовали «Серии документов Содружества» (Commonwealth Record Series, CRS). Этот документ включал диаграмму (см. https://timsherratt.org/shed/crs/crs_diagram.html - Н.Х.), показывающую связь между организациями, агентствами, лицами, сериями и объектами, которая очень похожа на модели взаимосвязи сущностей и визуализации данных.

Хотя система серий CRS предложила очень полезный способ понимания взаимосвязей между различными сущностями, связанными с документами, однако критический анализ этой модели, проведенный Национальными Архивами Австралии в 2022 году, показал, что «существует тенденция навязывать аналоговые представления при работе с электронными документами, в результате чего богатый источник данных фактически оказывается невидимым» (Источник: «Переосмысление системы серий документов Содружества» (Re-imagining the Commonwealth Record Series), Национальные Архивы Австралии, 2022 г., см. https://www.researchgate.net/publication/363243818_Reimagining_the_Commonwealth_Record_Series_System/fulltext/636c889137878b3e8799b664/Reimagining-the-Commonwealth-Record-Series-System.pdf )

Аналоговый подход к управлению электронными документами окажет влияние на развитие систем управления документами и контентом.

Первое сообщение электронной почты

Рэй Томлинсон (Ray Tomlinson, умер в 2016 г.) и его команда в 1971 г. разработали первую систему электронной почты и отправили первое электронное письмо. (Источник: https://en.wikipedia.org/wiki/Ray_Tomlinson ).

Как мы увидим, электронная почта впоследствии окажет глубокое влияние на управление документами начиная с 1980-х годов.

1970-е годы — Реляционные базы данных и ранние системы управления контентом

Реляционные базы данных и специализированные системы управления контентом начали появляться в начале 1970-х годов.

1970 — Появляется концептуальная модель реляционных баз данных

В 1970 году, через год после написания внутреннего отчёта по той же теме в период его работы в фирме IBM, Э. Ф. Кодд (E.F. Codd) опубликовал научную статью под названием «Реляционная модель для больших коллективно используемых банков данных» (Relational Model for Large Shared Data Banks). Говорят, что фирма IBM изначально не проявила особого интереса, но под давлением своих клиентов решила разработать такую модель, но не на основе предложенного Коддом языка «Alpha», а с использованием нереляционного языка под названием «SEQUEL». Позднее это название было изменено на SQL (Structured Query Language – «язык структурированных запросов»), поскольку название SEQUELуже являлось торговой маркой другой компании. (Источник: «Хронология истории баз данных» (A timeline of database history), https://www.quickbase.com/articles/timeline-of-database-history ).

Понятие систем управления реляционными базами данных, или СУБД (Relational Database Management Systems, RDBMS) стала признанным термином в это десятилетие. (Источник: Хронология истории базы данных).

1973 — Рождение Plato Notes, предшественника Lotus Notes

История Lotus Notes началась в 1973 г. под именем Plato Notes, которая была разработана Лабораторией компьютерных исследований в области образования (Computer-based Education Research Laboratory, CERL) при Университете Иллинойса в 1973 г. В конце 1970-х годов элементы системы Plato Notes были разработаны для ПК Рэем Оззи (Ray Ozzie). Эта работа была подхвачена компанией Lotus Development Corporation, и в 1984 г. решение стало называться Lotus Notes.

1973 — Создан миникомпьютер фирмы Wang Laboratory

Компания Wang Laboratories была основана в США в 1951 году. Она выпустила микрокомпьютер Wang 2200 в 1973 году, а затем выпускала Wang VS начиная с 1977 года. Его программное обеспечение Wang WP, хотя оно и не обязательно позиционировался на рынке как система управления документами и контентом, позволяло организациям создавать и «сохранять» документы и контент.

1974 — Появление реляционной базы данных Ingres

Реляционная база данных Ingres, разработанная в Калифорнийском университете в Беркли (University of California Berkeley, UBC), была выпущена в 1974 году. Она использовала язык запросов, известный как QUEL, и привела к созданию таких систем, как Ingres Corp., MS SQL Server, Sybase, PACE фирмы Wang и Britton-Lee. (Источник: Хронология истории базы данных).

1974 — Основана компания Compulink Management Center – создатель решения Laserfiche

Компания Compulink Management Center была основана в США в 1974 году. В 1987 году она создала Laserfiche, первую систему управления графическими образами документов на базе операционной системы DOS.

1974 — Фирма IBM создаёт System R

В 1974 г. исследовательский центр IBM в Сан-Хосе разработал реляционную систему управления базами данных (СУБД), основанную на модели Э. Ф. Кодда. Она получила название System R. System R была выпущена в продажу в 1977 году

1976 — Основана компания Micro Focus

Компания Micro Focus была основана в Великобритании в 1976 году. Её первым программным продуктом было решение для микрокомпьютеров CIS COBOL. Компания вышла на рынок электронных систем управления документами и контентом в 2017 году, см. ниже.

1977 — IBM выпускает реляционную базу данных System R

В 1977 году IBM выпустила реляционную базу данных System R. Эта база данных использовала язык запросов SEQUEL и способствовала разработке SQL/DS, IBM DB2 (см. ниже в информации о 1983 г.), Allbase, Oracle и Non-Stop SQL. (Источник: Хронология истории баз данных).

1978 — Создан Технический комитет Международной организации по стандартизации (ИСО) TC 171

В 1978 году недавно созданному техническому комитету ИСО TC 171 было поручено разработать стандарты приложений для управления контентом. При этом из сферы деятельности технического комитета явно исключалось всё, что было связано с управлением документами.

Мой комментарий: Причиной такого ограничения было то, что вопросами управления документами уже занимался технический подкомитет ИСО TC46/ SC11. Это разграничение формально сохраняется до сих пор, однако оба заинтересованных технических комитета нередко его нарушают (маскируя это использованием иной терминологии).

1979 — IBM выпускает решение для IBM 5520

Согласно статье в Википедии, «Административная система IBM 5520» (IBM 5520 Administrative System), выпущенная в 1979 году, «была системой для распространения текстов, электронного контента и обработки данных», которая включала некоторые рудиментарные функциональные возможности для управления контентом (как и IBM 8100). В статье отмечается, что одним из побудительных факторов выпуска этой системы была конкуренция со стороны таких компаний, как Wang. (Источник: https://en.wikipedia.org/wiki/IBM_5520 ).

(Продолжение следует)

Эндрю Уорланд (Andrew Warland)

Источник: блог Эндрю Уорланда
https://andrewwarland.wordpress.com/2021/02/11/a-brief-history-of-electronic-document-and-records-management-systems-and-related-standards/

Арбитражная практика: Суд признал недействительными документы, послужившие основанием для выдачи сертификата ключа УКЭП

Использование «левых» УКЭП в мошеннических действиях, к сожалению, стало регулярно упоминаться в судебной практике.

Арбитражный суд города Москвы в марте 2022 года рассмотрел дело №А40-235476/21-58-1710, в котором оспаривалось получение средств создания подписи на генерального директора компании, которые использовались для заключения договоров поставки на электронной торговой площадке.

Суть спора

В период с апреля по июнь 2021 года к обществу ООО «ПромТорг» был предъявлен ряд исковых заявлений, поступивших от 7 компаний. В процессе рассмотрения данных дел истцу стало известно о том, что эти компании участвовали в качестве поставщиков в торговых процедурах, размещенных на торговой площадке «b2b-center», организатором которого был акционерное общество «Центр развития экономики».

Суд учёл, что в ходе рассмотрения дела №А60-263 54/2021 по иску ООО «Компания ИмПарт» о взыскании с общества долга в сумме более 883. тыс. руб., общество АО «Центр развития экономики» предоставило сведения об ЭЦП, выданной неустановленному лицу обществом ООО «Удостоверяющий центр «Столица». В качестве получателя ЭЦП был указан генеральный директор общества.

Для справки: По данному делу обществом «ПромТорг» был заявлен встречный иск к обществу «Компания ИмПарт» о признании недействительными договора поставки и приложений к нему, доверенности на получение грузов, УПД/товарной накладной, как подписанными неуполномоченными (неустановленными) лицами. В иске было указано на то, что общество «ПромТорг» никаких договоров с обществом «Компания ИмПарт» не заключало и не подписывало, товар от истца не получало, в связи с чем оснований для оплаты и взыскания с ответчика стоимости указанного товара не имеется.

Вместе с тем, общество не участвовало в закупках на каких-либо электронных площадках, и не имело ни личного кабинета, ни электронной цифровой подписи для участия в тендерах и размещения документации на электронных площадках.

Согласно сведениям с официального сайта единой информационной системы в сфере закупок в информационно-телекоммуникационной сети Интернет https://zakupki.gov.ru, организация ООО «ПромТорг» не содержится в реестре участников закупок.

Генеральным директором общества является гражданин, который был назначен на должность в октябре 2020 года на основании решения единственною участника общества.

Заявление о выдаче ЭЦП в ООО «Удостоверяющий центр «Столица» истец не направлял, ответчик с обществом по вопросу проверки данных либо запроса данных, либо проверки личности единоличного исполнительного органа, не связывался.

О том, что неустановленными лицами от имени общества были совершены мошеннические действия по приобретению товара у ряда компаний, которые участвовали в торговых процедурах, ответчику стало известно 31.03.2021 года после получения на официальную почту компании письма по электронной почте «Претензия ООО «СтальТранс» по оплате».

С конца марта 2021 года на электронную почту и телефон общества, а также на личный телефон генерального директора общества стали поступать звонки и письма с требованиями об оплате поставленного в адрес общества товара от различных фирм-поставщиков.

Узнав о данных обстоятельствах, в апреле 2021 года истец направил по электронной почте в адрес удостоверяющего центра заявление об отзыве электронного ключа.

Истец указал, что спорный договор в форме заявления на регистрацию и изготовление квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи был заключен для дальнейшего участия неустановленных лиц от имени истца в торговых площадках и осуществления закупок товара в своих интересах.

Указанные обстоятельства послужили основанием для обращения в суд с настоящим иском.

ООО «ПромТорг» просило признать недействительными:

• Заявление на регистрацию и изготовление квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи юридического лица;
  
  
• Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный удостоверяющим центром;
  
  
• Электронную подпись ООО «ПромТорг» на имя гражданина, изготовленную удостоверяющим центром.

Позиция Арбитражного суда города Москвы

Арбитражный суд г. Москвы отметил, что законом №63-ФЗ предусмотрено создание и выдача сертификата ключа проверки электронной подписи, под которым понимается электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи.

Суд подчеркнул, что доводы ответчика, изложенные в отзыве на исковое заявление, документально не подтверждены, не опровергают изложенные истцом обстоятельства. Истцом в дело представлены доказательства, которые в совокупности подтверждают заявленные требования.

Так, истцом на обозрение суда был представлен оригинал паспорта генерального директора общества, который не соответствует паспорту, предоставленному в удостоверяющий центр для регистрации ЭЦП.

Поскольку истцом не подписывались документы, послужившие основанием для выдачи сертификата ключа ЭЦП и составления соответствующих документов, фактически позволивших неустановленным лицам осуществлять от имени юридического лица юридически значимые действия, при реальном отсутствии на то законных оснований, в отсутствии возражений ответчика, свидетельствующих об одобрении и совершении именно истцом и его уполномоченными лицами действий, направленных на заключение договора и получение сертификата ЭЦП, а равно доказательств, подтверждающий действие аккредитации ответчика на момент выдачи сертификата и ключа ЭЦП и на момент подписания документов, арбитражный суд признал заявленные исковые требования подлежащими удовлетворению.

Суд признал недействительными:

• Заявление на регистрацию и изготовление квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи юридического лица;
  
  
• Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный удостоверяющим центром «Столица»;
  
  
• Электронную подпись общества на имя директора, изготовленную удостоверяющим центром «Столица».

Девятый арбитражный апелляционный суд в апреле 2022 года оставил без изменения решение Арбитражного суда г. Москвы, а апелляционную жалобу - без удовлетворения.

Источник: Официальный сайт Верховного Суда Российской Федерации / Электронное правосудие по экономическим спорам
http://www.arbitr.ru/ 

Эндрю Уорланд: Краткая история электронных систем управления документами и контентом, а также связанных с ними стандартов, часть 1

Первая редакция данной статьи известного австралийского консультанта по вопросам управления документами и информацией Эндрю Уорланда (Andrew Warland – на фото) была опубликована на его блоге «Документы о мире» (Records about the world,  https://andrewwarland.wordpress.com/ ) 11 февраля 2021 года, а последние обновления были сделаны 7 августа 2024 года.

В данном посте приводится краткая история электронных систем управления документами и контентом, а также оказавших на них влияние стандартов.

В нём отмечается следующее:

• Ранние электронные системы управления документами (electronic records management system, ERMS) в основном представляли собой базы данных на базе больших универсальных компьютеров;
  
  
• Электронные системы управления контентом (Electronic document management system, EDMS) разрабатывались с 1980-х годов для управления неструктурированной электронной информацией;
  
  
• Электронные системы управления документами начали включать неструктурированную информацию с 1990-х годов, особенно с введением стандартов DOD 5015.2 и MoReq;
  
  
• Появление в конце 1990-х годов языка XML оказало влияние на методы обеспечения долговременной сохранности электронной информации;
  
  
• Системы управления контентом (content management, CM) и управления знаниями (knowledge management, KM) появились в 1990-х годах;
  
  
• Облачные системы управления контентом (EDM) и корпоративным контентом (ECM) появились с начала 2000-х годов;
  
  
• Облачные системы бросили вызов установленным локально электронным системам управления документами и контентом (EDRM);
  
  
• Приводится история слияний и поглощений.

Указываются (там, где они известны) источники этой информации.

Предыстория

Ранние идейные лидеры:

Ключевым фактором для последующей разработки и проектирования систем управления документами и контентом стал принцип происхождения (provenance), восходящий к концепции «уважения фондов» (respect des fonds) - уважения к первоначальному порядку дел и документов, разработанной во Франции с начала 1800-х годов. Данная концепция обеспечивала рациональную основу для архивного упорядочения. Эта концепция была впоследствии усовершенствована в следующих работах:

• Мюллер (S. Muller), Фейт (J. A. Feith) и Фруин (R. Fruin), Голландия, «Руководство по упорядочиванию и описанию архивных документов», 1898 г. (советские архивисты познакомились с ним через 20 лет по переводу И.А.Голубцова «Архивисты Голландии о приведении в порядок и описании архивов», см. «Архивное дело», 1925, № 2. стр. 17-40; № 3-4, стр. 82-102 – Н.Х.);
  
  
• Хилари Дженкинсона (Hilary Jenkinson), Великобритания, «Руководство по управлению архивами» (Manual of Archive Administration), 1922;
  
  
• Теодор Шелленберг (Theodore R. Schellenberg), США, «Современные архивные принципы и методы» (Modern Archival Principles and Techniques), 1956.

(Источник: https://www.archives.gov/research/alic/reference/archives-resources/principles-of-arrangement.html ).

Период с 1880-х годов: эпоха бюрократии и пишущих машинок

До появления в 1880-х годах на рабочих местах пишущих машинок большинство документов писалось от руки или копировалось (в основном мужчинами), а затем подшивалось в дела.

Затем в течение почти 100 лет документы часто продолжали писаться от руки мужчинами и печататься женщинами.

В этот период также появились телексные аппараты.

Период после Второй мировой войны – Появление компьютеров

По окончании Второй мировой войны (и, вероятно, созданные на основе ранних компьютеров, использовавшихся для взлома кодов) компьютеры начали появляться в организациях.

Клод Шеннон (Claude Shannon,), известный как изобретатель слова «бит», опубликовал в 1956 году свою «Теорию информации» (Information Theory). Шеннон также принял участие в самой первой конференции по искусственному интеллекту, состоявшейся в Дартмуте (Dartmouth), США, в 1959 году.

На протяжении 1960-х годов, по мере того, как обычно отличавшиеся большими масштабами промышленные и коммерческие компьютеры становились всё более доступными и менее дорогими, начали появляться компьютеризированные базы данных. Эдгар Фрэнк Кодд (Edgar Frank Codd) - англичанин, с которым мы снова встретимся ниже - работал в фирме IBM с 1948 года. В 1960-х годах IBM (которая работала с компьютерами со времен Второй мировой войны) выпустила семейство мэйнфреймов System/360.

IBM разработала свою «Систему управления информацией» (Information Management System, IMS) - комбинацию иерархической базы данных и управления информацией, которая поддерживала обработку транзакций начиная с 1966 года.

Одной из ранних и наиболее успешных (и до сих пор существующих) коммерческих баз данных была SABRE. Согласно её истории на sabre.com, толчком к созданию базы данных стала случайная встреча тогдашнего президента авиакомпании American Airlines и старшего торгового представителя фирмы IBM. «Полуавтоматизированная среда бизнес-исследований» (Semi-Automated Business Research Environment, SABRE) была введена в промышленную эксплуатацию в 1964 году, тогда она была установлена на двух компьютерах IBM 700.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2024/09/2_0476550431.html )

Эндрю Уорланд (Andrew Warland)

Источник: блог Эндрю Уорланда
https://andrewwarland.wordpress.com/2021/02/11/a-brief-history-of-electronic-document-and-records-management-systems-and-related-standards/

Опубликована обновлённая политика ответственного использования искусственного интеллекта в органах правительства Австралии

Данная новость была опубликована 15 августа 2024 года на сайте центрального правительства Австралии ( https://www.digital.gov.au ).

Версия 1.1 «Политики ответственного использования ИИ в органах правительства» (Policy for the responsible use of AI in government) вступает в силу с 1 сентября 2024 года.

Данная политика применяется в отношении всех некорпоративных субъектов Австралийского Содружества (за некоторыми исключениями).

Министерства и ведомства должны обеспечить соответствие обязательным требованиям в следующие сроки:

• В отношении ответственных должностных лиц - к 30 ноября 2024 года (в течение 90 дней с момента вступления политики в силу);
  
  
• В отношении заявлений о прозрачности - к 28 февраля 2025 года (в течение 6 месяцев с момента вступления политики в силу).

Данная политика не применяется в отношении использования ИИ в оборонном секторе.

Данная политика не применяется в отношении «национального разведывательного сообщества» (national intelligence community, NIC), состав которого определён в разделе 4 «Закона об Управлении национальной разведки» 2018 года (Office of National Intelligence Act 2018).

Мой комментарий: Как-то странно всерьёз говорить о политике ответственного использовании ИИ, если та не распространяется именно на те ведомства, которые активнее всего внедряют ИИ и при этом с наибольшей вероятностью нарушают права и свободы граждан … Неужели так сложно было сформулировать базовые этические принципы, которым должны следовать даже «силовики» и разведывательное сообщество?

Скачать PDF-файл с новой версией 1.1 политики ответственного использования ИИ в органах правительства Австралии, объёмом 19 страниц, можно по адресу https://www.digital.gov.au/sites/default/files/documents/2024-08/Policy%20for%20the%20responsible%20use%20of%20AI%20in%20government%20v1.1.pdf

Цель политики

Цель настоящей политики заключается в том, чтобы обеспечить ведущую роль правительства во внедрении ИИ на благо австралийцев, одновременно обеспечивая безопасное, этичное и ответственное использование ИИ в соответствии с ожиданиями общества.

Реализация преимуществ ИИ

Данная политика обеспечивает единый подход органов правительства, позволяющий использовать ИИ уверенно, безопасно и ответственно, реализуя преимущества ИИ.

Внедрение технологий и возможностей ИИ проходит по-разному в рамках государственной службы Австралии. Данная политика призвана унифицировать подход органов правительства посредством предоставления базовых требований к стратегическому управлению ИИ, обеспечению его надёжности и прозрачности.

Это позволит устранить барьеры для внедрения в органах правительства, придавая органам исполнительной власти уверенность в их подходе к ИИ и стимулируя безопасное и ответственное использование ИИ для общественного блага.

Укрепление общественного доверия

Данная политика направлена на укрепление общественного доверия к использованию ИИ государственными органами посредством обеспечения повышенной прозрачности, стратегического управления и обеспечения уверенности в отсутствии недопустимых рисков.

Одной из самых больших проблем, препятствующих успешному внедрению ИИ, является отсутствие общественного доверия к принятию и использованию ИИ государственными органами. Отсутствие общественного доверия воздействует как тормоз на процесс внедрения. Общественность обеспокоена тем, как используются данные граждан, а также отсутствием прозрачности и подотчетности относительно развертывания ИИ и того, как принятие решений с помощью этих технологий влияет на них.

Данная политика решает эти проблемы путем реализации органами исполнительной власти ряда обязательных и дополнительных мер, таких как проведение мониторинга и оценки эффективности, повышение прозрачности в отношении использования ИИ этими органами и введение стандартизированного стратегического управления.

Адаптация с течением временем

Данная политика направлена на внедрение прогрессивного адаптивного подхода к использованию ИИ органами правительства, предусматривающего эволюцию и развитие этого подхода с течением времени.

Технологии ИИ быстро изменяются, и масштабы и характер этих изменений трудно предугадать. Данная политика была разработана для обеспечения гибкого подхода, учитывающего быстро меняющийся характер ИИ. Она требует от органов исполнительной власти реагирования и адаптации к изменениям в технологической и политической среде.

Источник: сайт центрального правительства Австралии
https://www.digital.gov.au/policy/ai/policy

ФНС: Ограничения доступа к информации, содержащейся в государственном информационном ресурсе бухгалтерской (финансовой) отчетности

Федеральная налоговая служба в письме от 27 августа 2024 г. №КВ-4-1/9770 разъяснила свою позицию о публикации информации, содержащейся в государственном информационном ресурсе бухгалтерской (финансовой) отчетности (далее ГИР БО).

ФНС сообщила, что порядок ограничения и возобновления доступа к информации, содержащейся в ГИР БО, регулируется постановлением Правительства Российской Федерации от 16 сентября 2022 года №1624 «О порядке ограничения и возобновления доступа к информации, содержащейся в государственном информационном ресурсе бухгалтерской (финансовой) отчетности, и о признании утратившими силу некоторых решений Правительства Российской Федерации».

Согласно постановлению №1624, доступ к содержащейся в ГИР БО информации может быть ограничен, в том числе, в случае, если организация включена в перечень лиц, к которым применяются, могут быть применены или на которых распространяются ограничительные меры, введенные иностранными государствами, государственными объединениями и/или союзами и/или государственными (межгосударственными) учреждениями иностранных государств или государственных объединений и/или союзов.

Перечень формируется в соответствии с Правилами, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16 сентября 2022 №1625 «Об определении случаев, в которых доступ к информации (сведениям), содержащейся в государственном информационном ресурсе бухгалтерской (финансовой) отчетности и едином государственном реестре юридических лиц, может быть ограничен, о внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 6 июня 2019 г. N 729 и признании утратившими силу отдельных положений некоторых актов Правительства Российской Федерации».

Пунктом 10 Правил формирования Перечня установлено, что лица, включенные в перечень, подтверждают актуальность оснований нахождения их в перечне раз в год в период с 1 января до 31 января, начиная с года, следующего за годом включения в перечень.

ФНС также обратила внимание на то, что поскольку перечень начал формироваться с 1 января 2023 года, поэтому ограничение доступа к информации, содержащейся в ГИР БО возможно за отчетные периоды не ранее 2023 года, и требует ежегодной актуализации оснований нахождения в перечне.

В этой связи требуется ежегодного предоставлять в ФНС России заявления об ограничении доступа к информации, содержащейся в ГИР БО, представляемого в виде электронного документа по форме, в формате и в порядке, которые утверждены приказом ФНС России от 14.10.2022 №ЕД-7-1/939@

Источник: Гарант
https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/409488617/

Обеспечение подотчетности: Важность исполнения нормативных требований, установленных Национальными Архивами США

Данная заметка Дика Вейсингера (Dick Weisinger – на фото) была опубликована 16 августа 2024 года на блоге компании Formtek.

Соответствие нормативным требованиям, установленным Национальными Архивами США (NARA, https://www.archives.gov/ ) - это не только требование федерального законодательства, но и показатель применения передовой практики в управлении документами и контентом. Национальные Архивы устанавливают порядок ведения, сбора и архивирования государственных документов. Хотя соответствующие нормативные акты специально разрабатываются для федеральных органов исполнительной власти, их последствия вызывают резонанс и частном секторе, влияя на то, как коммерческие организации управляют своими документами.

Исполнение установленных Национальными Архивами нормативных требований для федеральных органов исполнительной власти обязательно по закону. Благодаря этому обеспечивается сохранение документов таким образом, чтобы поддерживались как подотчетность государственных органов, так и публичный доступ. Установленные Национальными Архивами правила ( https://www.archives.gov/guidance ) требуют, чтобы все федеральные документы создавались, управлялись и хранились в электронных форматах. Этот переход на электронные документы и электронное управление ими призван сделать работу органов федерального правительства более эффективной и прозрачной.

Коммерческие организации не обязаны по закону исполнять требования Национальных Архивов, однако они по ряду причин также внедряют аналогичные подходы. Во-первых, ведение документов в электронной форме соответствует современным деловым практикам, которые отдают приоритет безопасности и доступности данных. Во-вторых, компаниям, которые работают с государственными учреждениями, часто приходится соответствовать требованиям Национальных Архивов, чтобы выполнить требования контрактов ( https://www.foxit.com/blog/meeting-nara-records-management-requirements-doesnt-have-to-be-difficult/ ). Наконец, требования и рекомендации Национальных Архивов служат моделью для внедрения надёжных систем управления документами, способных противостоять киберугрозам и успешно проходить проверку в случае судебных споров и расследований.

Переход к технологиям, соответствующим требованиям Национальных Архивов, уже идёт. Федеральные органы исполнительной власти были обязаны обеспечить управление всеми своими электронными документами постоянного срока хранения в электронной форме ещё к концу 2022 года ( https://www.archives.gov/files/records-mgmt/prmd/A31report-9-19-14.pdf - однако многие не справились, в первую очередь из-за того, что данное требование не было подкреплено материальными, кадровыми и финансовыми ресурсами – Н.Х.).  Для коммерческих организаций сроки внедрения таких технологий различаются в зависимости от их потребностей и ресурсов. Тенденция, однако, ясна: будущее за цифровыми технологиями, а соответствие требованиям Национальных Архивов служит путеводной звездой.

Ожидается, что будущие усовершенствования в технологиях, соответствующих требованиям Национальных Архивов, будут использовать возможности искусственного интеллекта и машинного обучения для автоматизации категоризации, поиска и извлечения документов, делая эти процессы более эффективными и менее подверженными ошибкам. Такие технологии не просто видны на горизонте; они уже сейчас интегрируются в системы, сигнализируя о близком будущем, в котором электронно-цифровое управление документами станет нормой.

Соответствие требованиям Национальных Архивов - это нечто больше, чем требование федерального законодательства; это приверженность обеспечению подотчётности и эффективности, которые становятся всё более актуальными для коммерческих организаций. По мере развития технологий совершенствуются и возможности систем управления документами и контентом, обеспечивая как для государственных учреждений, так и для частных компаний способность удовлетворить потребностям преимущественно цифрового мира. Движение на пути к полномасштабной реализации технологий, соответствующих требованиям Национальных Архивов, продолжается, и с каждым технологическим нововведением мы приближаемся к будущему, в котором цифровое управление документами будет бесшовно интегрировано в нашу повседневную оперативную деятельность.

Дик Вейсингер (Dick Weisinger)

Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/ensuring-accountability-the-significance-of-nara-compliance/

Требования к использованию электронных документов и порядок обмена информацией в электронной форме при осуществлении обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств

Банк России указанием от 1 апреля 2024 года №6707-У установил требования к использованию электронных документов и порядок обмена информацией в электронной форме между страхователем, потерпевшим (выгодоприобретателем) и страховщиком при осуществлении обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств.

Требования вступят в силу с 1 октября 2024 года, за исключением отдельных положений, вступающих в силу в иные сроки.

Установлены требования к использованию электронных документов и порядок обмена информацией в электронной форме между страхователем, потерпевшим (выгодоприобретателем) и страховщиком при осуществлении обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств, в частности, признание информации в электронной форме, подписанной простой электронной подписью, электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

При осуществлении обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств (обязательное страхование) обмен информацией в электронной форме осуществляется посредством личного кабинета на сайте страховщика в сети «Интернет».

Установлено, какие сведения должны быть предоставлены страховщику для создания личного кабинета на сайте страхователь, владелец транспортного средства, потерпевший, являющийся физическим или юридическим лицом с использованием сайта страховщика.

Для создания личного кабинета на сайте страховщика юридическим лицом предоставляются в том числе следующие сведения:

• ФИО физического лица, действующего от имени юридического лица без доверенности, или ФИО физического лица, действующего от имени юридического лица на основании доверенности, оформленной в электронной форме, в машиночитаемом виде;
  
  
• Наименование удостоверяющего центра, выдавшего квалифицированный сертификат ключа проверки УКЭП (юридического или физического лица);
  
  
• Ключ проверки УКЭП лиц;
  
  
• Доверенность физического лица, действующего от имени юридического лица на основании доверенности, оформленной в электронной форме в машиночитаемом виде;
  
  
• Адрес электронной почты физического лица, действующего от имени юридического лица без доверенности, или физического лица, действующего от имени юридического лица на основании доверенности, или адрес электронной почты юридического лица.

Мой комментарий: Получается, что физические лица будут подписывать документы простой электронной подписью, а юридические лица для подписания будут использовать УКЭП и машиночитаемую доверенность.

Дополнительно страховщик вправе обеспечить представления ему сведений посредством:

• Информационной системы, которая в соответствии с пунктом 1 части 1 статьи 2 Федерального закона от 20 июля 2020 года №211-ФЗ «О совершении финансовых сделок с использованием финансовой платформы» обеспечивает взаимодействие финансовых организаций или эмитентов с потребителями финансовых услуг посредством сети «Интернет» в целях обеспечения возможности совершения финансовых сделок и доступ к которой предоставляется оператором такой системы (далее - финансовая платформа);
  
  
• Официального сайта в сети «Интернет» или мобильного приложения страхового брокера или страхового агента (при наличии);
  
  
• Личного обращения к страховщику;
  
  
• Мобильного приложения страховщика.

При получении сведений страховщик направляет на представленный ему физическим лицом абонентский номер и адрес электронной почты сообщение, содержащее ключ простой электронной подписи, и указание использующему его лицу о необходимости соблюдать его конфиденциальность (п.4).

Физическое лицо для совершения действий может осуществлять доступ к сайту страховщика с использованием простой электронной подписи, ключ, которой получен от страховщика или ключа электронной подписи, выданного для осуществления доступа в рамках федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации …» .

Предоставленные физическими лицами, страховщику СНИЛС, абонентский номер и адрес электронной почты не могут быть использованы для создания более чем одного личного кабинета на сайте страховщика (п.6).

Указание содержит перечень действий, которые страховщик должен обеспечить возможность совершать физическими или юридическими лицами с использованием личного кабинета на сайте страховщика, сайта или мобильного приложения страхового агента или страхового брокера, а также финансовой платформы (п.7).

Электронные копии документов, направляемые страховщику должны:

• Оформляться в виде файлов с расширением (*.pdf, *.jpg, *.jpeg, *.bmp, *.png, *.tif);
  
  
• Иметь размер не более чем 2 Мегабайта для каждой электронной копии документа;
  
  
• Содержать графическое изображение всех реквизитов оригинального документа;
  
  
• Быть доступны к просмотру и копированию неограниченным количеством лиц.

Направленная физическим лицом информация, подписанная простой электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (п.8).

При направлении электронных документов страхователю, владельцу транспортного средства, потерпевшему (выгодоприобретателю) страховщик подписывает их электронной подписью и формирует программными средствами таким образом, чтобы при распечатке в них содержались сведения о сертификате электронной подписи, которой подписаны такие документы, позволяющие провести его проверку лицом, получившим указанный документ (п. 26).

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=484132