В течение многих лет сотни тендерных документов и матриц с требованиями, - как в Колумбии, так и других странах региона, - основывались на одной и той же предпосылке: если архивный стандарт описывает планирование, создание, управление и обработку, упорядочение, распространение, окончательное уничтожение / передачу на архивное хранение и обеспечение долговременной сохранности, то и система управления электронными документами (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, SGDEA) должна выполнять каждый из этих процессов.
Эта предпосылка ошибочна с архитектурной точки зрения, и следование ей в течение двадцати лет влечет за собой затраты, которые никто не закладывает в бюджет, пока не становится уже слишком поздно.
В Колумбии также изначально исходили из этой же предпосылки.
Что же происходит на самом деле?
Жизненный цикл документа - это модель стратегического управления доказательствами, а не диаграмма функциональных возможностей, которые должно поддерживать программное обеспечение. Когда организация буквально переносит эту модель в архитектуру своей системы управления документами, то система перестаёт выполнять архивную функцию и начинает абсорбировать бизнес-логику: правила выполнения процессов и процедур, статусы, функциональные проверки и полные процессы из сферы управления деловыми процессами (Business Process Management, BPM). Документ перестаёт быть независимым институциональным активом и становится зависимым от программного обеспечения, которое, по определению, однажды будет заменено.
Мой комментарий: Читатели моего блога, наверное, заметили, что в настоящее время, наоборот, многие специалисты выдвигают аргументы в пользу большей интеграции документных систем с деловыми процессами – вместо выполнения ими роли исключительно хранилищ «отработанных» в ходе деловой деятельности документов. Те же наши российские СЭД (даже самые что ни на есть «традиционные») всегда поддерживали как минимум процессы управления организацией, контроль исполнения, переписку с внешними сторонами и т.п. – т.е. их роль никогда не сводилась исключительно к роли защищённого хранилища. Причина проста – никто не станет платить деньги за одно лишь хранение отработанных материалов – и никакие ссылки на «идейную чистоту» тут не помогут …
В то же время я соглашусь с тем, что некритично переносить требования архивно-документационных нормативных документов в спецификации систем неправильно – особенно тогда, когда эти системы как раз предполагается использовать для поддержки деловой деятельности организации!
Это именно то, что я в своей книге о зависимых и независимых архитектурах определяю как «зависимую (сопряжённую) архитектуру» (arquitectura acoplada) – это экосистема, в раках которой специалист по управлению документами не управляет делом, а является его владельцем (или, как говорится в другом месте, «это модель, в которой технологические решения обусловливают работу архивного инструмента» - Н.Х.).
Мой комментарий: В апреле 2026 года была опубликована новая книга Джона Александра Гонсалеса Флореса (Jhon Alexander González Flórez) «Зависимые и независимые архитектуры систем управления документами: Как проектировать системы, способные пережить институциональные изменения» (Arquitecturas Acopladas y Desacopladas en Gestión Documental: Cómo diseñar sistemas que sobrevivan al cambio institucional), на испанском языке, см. http://amazon.com/dp/B0GY4MP848
Почему данная проблема становится очевидной только через двадцать лет?
Данная проблема становится очевидной обычно только лет через двадцать, потому что большинство организаций оценивают успешность своей системы управления документами по её способности поддерживать деловую деятельность сегодня и сейчас (что, с моей точки зрения, логично – Н.Х.). Почти никто не оценивает её по её способности пережить замену самой системы - но именно это, а не нечто иное, должно быть истинным показателем зрелости.
Симптомы проблемы всегда появляется в одно и то же время – когда происходит миграция технологий. Именно в этот момент поднимаются вопросы, которые никогда не задавались на этапе проектирования. Где именно находится сам документ? Какая часть документов относится к деловой деятельности, а какая - к архиву? Возможно ли реконструировать контекст доказательств без переустановки исходного программного обеспечения?
Если ответ на эти вопросы нельзя получить, то проблема не в миграции - она носит архитектурный характер.
Последствия распространяются и на деятельность по обеспечению долговременной сохранности электронных материалов (электронной сохранности). Эталонная модель OAIS открытой архивной информационной системы четко говорит: необходимо обеспечить сохранность не просто двоичного файла, но и информации, необходимую для понимания этого объекта целевым сообществом спустя десятилетия. Когда смысл документа зависит от проприетарных систем управления деловыми процессами (BPM), обеспечение сохранности перестаёт быть технически осуществимым, независимо от того, сколько PDF/A-файлов было создано.
Мой комментарий: Утверждение о «невозможности обеспечения сохранности» как-то не вяжется с уже накопившимся за более чем 60 лет реальным опытом архивирования электронных материалов. Ничего невозможного тут нет – просто нужно своевременно позаботиться о сохранении достаточной вспомогательной информации и документов, которые необходимы для обеспечения доступности и пригодности к использованию архивных материалов.
(Окончание следует)
Джон Гонсалес (Jhon Alexander González Flórez)
Источник: LinkedIn
https://es.linkedin.com/comm/pulse/el-ciclo-de-vida-documental-es-una-especificaci%C3%B3n-y-te-gonzalez-f--qmrge
Комментариев нет:
Отправить комментарий