Я часто слышу критические высказывания, в которых звучит мысль о том, что ИТ-директор (Chief Information Officer) на самом деле является уполномоченным по технологиям (Chief Technology Officer), - исходя из того, что не заметно, чтобы типичный ИТ-директор уделял много времени информации или же действительно понимал, что это такое. Лично я считаю, что мы сами создали эту проблему, и, глядя на наши профессиональные группы, я наблюдаю аналогичную ограниченность:
- Специалисты по управлению документами – управляют документами, но только если те не содержатся в базе данных;
- Специалисты по управлению информацией – управляют информацией, но только если информация не находится в базе данных;
- Специалисты по управлению данными – управляют данными, но только если информация не хранится в виде документов
Позиция специалистов по управлению документами: «Организация, доказательства - это наша специализация, мы можем говорить о доказательствах целый день – но только если они не хранятся в базе данных. Для регулирующих органов, судов и широкой общественности формат может быть неважен, а вот нам – важен, поэтому, если информация находится в базе данных, Вам следует поговорить с группой управления данными. Они, однако, не развираются в доказательствах, поэтому осмысленного разговора с ними у Вас не получится».
Позиция специалистов по управлению информацией: «Информация - это данные вместе с контекстом, который может быть предоставлен только лишь документами. Да, мы знаем, что деловые приложения и даже структура таблиц в базе данных обеспечивают контекст для данных, но единственный контекст, о котором мы будем с Вами говорить, - это контекст, обеспечиваемый документами, файловой структурой и другими метаданными».
Позиция специалистов по управлению данными: «Мы будем управлять данными для любых ваших целей, но только если они не находятся в документах».
Может показаться, что такое разграничение имеет смысл, однако на самом деле оно вынуждает не очень опытных людей выполнять сложную работу. Оно означает, что руководитель делового подразделения должен подойти к нам [специалистам по управлению документами – Н.Х.] с вопросом о том, как достичь определённого результата, - и мы расскажем ему, как это сделать с помощью документов. После этого ему придётся обратиться к специалисту по управлению данными и спросить, как бы тот решил эту задачу. Наконец, ему придётся сделать самое сложное - провести анализ обоих способов достижения результата и принять решение о том, какой из них использовать.
Как часто директора по информации принимают такие решения? Они – представители высшего эшелона руководства, поэтому действуют, используя грубый инструмент распределения финансирования.
Когда специалисты по управлению документами, информацией и данными не в состоянии объединить усилия и разработать хорошо интегрированное решение, директор по информации просто выделяет средства на хранение информации и данных - и в результате мы получаем деловые системы, которые не учитывают, каким образом будут управляться документо-ориентированные части процесса, а также информационные системы, которые не имеют ни формы, ни структуры, - и, как правило, в целом получаем гораздо более скромное финансирование. Справедливости ради, мы не помогаем директорам по информации принимать решения - у каждой деловой системы есть экономическое обоснование, так что известно, что она делает, зачем она нужна и какими процессами управляет. Просто хранилище файлов занимает много места, его объёмы постоянно увеличиваются, и нет реального понимания того, какую ценность оно представляет и какие затраты с ним связаны.
Эта проблема сама по себе никуда не уйдёт. Она не изменится, пока мы сами не изменим ситуацию.
Ситуация улучшится, когда произойдет одно из двух:
- либо кто-то из специалистов по управлению информацией и по управлению данными решит взять на себя ответственность за оба направления;
- либо специалисты по управлению информацией и данными придут к согласию, что оба направления являются ценными, и будут всегда действовать совместно.
Конечным результатом любого из этих подходов должно стать либо хорошо интегрированное решение, либо чёткая рекомендация о том, что наилучшим вариантом является использование только документов или только данных.
В обоих случаях наши организации смогут обращаться к нам [специалистам по управлению документами – Н.Х.] за помощью в улучшении результатов их деятельности с помощью управления информацией, и это единственное будущее, которое я вижу. Единственный реальный вопрос заключается в том, сколько времени нам потребуется, чтобы этого достичь.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/documents-vs-data-a-distinction-that
Комментариев нет:
Отправить комментарий