Недавно я выступал с докладом об электронных архивах и получил весьма интересные отклики. Один из затронутых вопросов касался практики ретроспективной обработки.
Ретроспективную обработку (или «ретро-обработку») документов часто воспринимают как исключение из правил. Иными словами, если организация соблюдает законодательно-нормативные требования, то наличие обработанных ненадлежащим образом архивных документов рассматривается как аномалия, унаследованная с тех времен, когда организация еще не привела свою деятельность в соответствие с этими нормами.
Реальность, однако, сложнее, а степень соблюдения требований может меняться. Вместо того чтобы быть непрерывным и единообразным процессом, работа по обработке архивных документов часто выполняется в формате отдельных проектов, когда - скажем, раз в 5–10 лет - кто-то «разбирает архив».
Ввиду этого ретроспективную обработку следует рассматривать как обычный вид деятельности, а не как исключение. Это не просто смены точки зрения - я убеждён, что данный вопрос нуждается в повышенном внимании и в методической проработке.
Означает ли это, что всё внимание переключается на сотрудника, непосредственно работающего с архивными документами, а прочие аспекты управления этими документами теряют смысл? Зачем возлагать какие-либо обязанности на тех, кто работает с документами в оперативном режиме, если всю соответствующую работу выполняют сотрудники архива после того, как документы туда поступают?
Я считаю, что эти роли необходимо чётко разграничивать. Архивист (будь то штатный сотрудник или внешний подрядчик) отвечает за принятие на хранение определённых документов. Если, однако, организация стремится надлежащим образом документировать свои рабочие процессы, она не должна перекладывать задачу группировки документов в дела на посторонних лиц; в конце концов, никто лучше не понимает лежащую в основе логику работы, чем тот, кто непосредственно эту работу выполнял. Рационально действующая организация не допустит, чтобы сторонний исполнитель получал доступ к каждому её документу ради их «упорядочивания» без какого-либо надзора и контроля, связанного с конфиденциальностью материалов. Это вопрос ответственности.
Разумеется, на практике такое случается достаточно часто; всё зависит от уровня административной зрелости, будь то в государственном или в частном секторе. Однако это не освобождает организацию от ответственности и от необходимости действовать так, как подобает разумной структуре. С другой стороны, очевидно, что краткой инструкции на полстраницы совершенно недостаточно - особенно в тех случаях, когда инструменты отслеживания и логика рабочих процессов совершенно не согласуются с идеальной схемой работы. Здесь необходимы четкие маршруты, рекомендации, возможные решения и подходы.
Ситуация с электронными архивными документами является ещё более драматичной. Небрежные подготовка и упорядочивание документов на этапе их активного использования - который может длиться гораздо дольше, чем год после их создания, - способны привести к тому, что эти архивные документы полностью утратят свою ценность и качество. Что делать архивисту с 40 тысячами файлов, хаотично сваленных на жёсткий диск, без какой-либо структуры или системы учета?
Еще в 2008 году нам рассказывали, что во Франции такие материалы у создателей даже не принимают - их просто возвращают обратно. Очевидна необходимость во вмешательстве на самых ранних этапах – во внедрении принципа «запроектированного архивирования» (archiving by design), - а также в проведении сложной и дорогостоящей цифровой криминалистической экспертизы. И всё же в отсутствии предварительно проведенного упорядочения все эти меры могут в конечном счете оказаться бесполезными.
Я полагаю, что мы пока ещё очень далеки от нахождения решений - как в методологическом и правовом, так и в техническом плане. Ситуация воистину плачевная :(
Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)
Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2026/09/21/panseu-despre-retroprelucrare/
Комментариев нет:
Отправить комментарий