Стандарты ISO 9001, ISO 30301 и ISO 15489 - союзники во Вселенной, движимой документацией, часть 1

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперт ИСО от США и сотрудника компании MetaArchivist Consulting Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 29 апреля 2025 года в социальной сети Substack.

В сфере стандартов и сертификации стандарты ISO 9001 и ISO 15489 часто ходят рядом, подобно двум планетам на одной орбите - близкие, взаимосвязанные, но разные. Для организаций, серьезно относящихся к менеджменту качества и к целостности своих информационных активов, крайне важно понимать, как эти стандарты взаимодействуют друг с другом.

Стандарт ISO 9001:2015 - основа менеджмента качества

Мой комментарий: Речь идёт о стандарте ISO 9001:2015 «Системы менеджмента качества – Требования» (Quality management systems – Requirements), см. https://www.iso.org/standard/62085.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:62085:en . Стандарт был адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015) «Системы менеджмента качества. Требования», см. https://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=193694

Стандарт ISO 9001:2015 представляет собой глобальный образец для систем менеджмента качеством (СМК). Он требует, чтобы организации документировали свои процессы, сохраняли доказательства соответствия и постоянно совершенствовались. Ключевые требования к «документированной информации» (documented information) в пункте 7.5 включают (в русской версии стандарта номера пунктов те же – Н.Х.):

• Пункт 7.5.1 «Общие положения»: Организации должны определить, какая документированная информация требуется, и обеспечить ее адекватное ведение и хранение.
  
  
• Пункт 7.5.2 «Создание и актуализация»: Документированная информация должна быть надлежащим образом выявлена, проанализирована и одобрена для обеспечения её пригодности и адекватности.
  
  
• Пункт 7.5.3 «Управление документированной информацией»: Информация должна быть защищена от потери целостности и конфиденциальности; она должна быть доступной там и тогда, где и когда это необходимо.

Эти положения подталкивают организации к систематическому управлению созданием, утверждением, распространением и хранением в течение установленных сроков критически важных документов. Однако стандарт ISO 9001 сознательно не предписывает, как именно следует управлять документами, ограничиваясь лишь этими высокоуровневыми требованиями.

Мой комментарий: Строго говоря, данный стандарт регламентирует управление лишь теми документами, которые непосредственно относятся к созданию, сертификации и поддержанию самой системы менеджмента качества. Он напрямую не регламентирует управление какими-либо иными документами, - хотя службы СМК и органы по сертификации нередко проявляют самодеятельность и вмешиваются в вопросы управления иными деловыми документами.

Стандарт ISO 15489:2016 – основа управления документами

Мой комментарий: Речь идёт об основном международном стандарте по вопросам управления документами ISO 15489-1:2016 «Информация и документация - Управление документами - Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles), см. https://www.iso.org/standard/62542.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:62542:en . Стандарт адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (ISO 15489-1:2016) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», см.  https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=232615 .

Именно здесь на сцену выходит стандарт ISO 15489. Данный стандарт, в котором внимание сфокусировано исключительно на управлении документами, включает подробно описанные принципы и процессы для создания, захвата, хранения и уничтожения/передачи документов. Это «внутреннее руководство» [в том смысле, что оно адресовано специалистам по управлению документами и архивистам – Н.Х.], направленное на то, чтобы сделать документированную информацию надежной, аутентичной, пригодной для использования и заслуживающей доверия - во времени.

Поразительно, но ISO 9001:2015 нигде не ссылается на ISO 15489 - ни в основном тексте, ни в библиографии, ни в поддерживающих его вспомогательных руководствах [Ларчик на самом деле открывается просто - ISO 9001 был создан раньше, чем появился ISO 15489; а при выпуске новых редакций ISO 9001 библиография и ссылки редко обновляются – Н.Х.]. Эти два стандарта функционируют независимо друг от друга. ISO 9001 просто ожидает, что документированная информация будет существовать и контролироваться, предоставляя организациям свободу определять методы, которые лучше всего соответствуют условиям их деятельности.

Как эти стандарты работают совместно на практике

Если организация использует ISO 15489 в качестве основы для выполнения требований к документации, установленных в ISO 9001, преимущества от использования стандартов умножаются. Обеспечивается не только сохранение документов, но и их структурированность, наличие богатых метаданных и контекстуальных связей между документами, а также готовность к аудиту. По сути:

• ISO 9001 говорит: Вы должны управлять своими документами и контентом,
  
  
• ISO 15489 показывает: Вот как это следует делать наилучшим образом.

Стандарт ISO 15489 повышает степень соответствия требованиям пункта 7.5 стандарта ISO 9001, помогая реализовать на практике хорошее стратегическое управление информацией. Он привносит строгость в процессы создания, хранения и уничтожения/передачи документов, тем самым снижая риски и укрепляя доверие к документированной информации организации.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2025/06/iso-9001-iso-30301-iso-15489-2.html )

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://substack.com/inbox/post/162423413