Усилия по перенаправлению документов через границы в отсутствие международных стандартов чем-то смахивают на попытку вести за собой семейство кошек – кошек цифровых, с квантовыми «хвостами» и многоязычным мяуканьем, которые мечутся между юрисдикциями, платформами и сроками хранения, и которых совершенно не интересует Ваша структура папок. В этом хаосе стандарты предлагают нечто бесценное: загон, общее пастбище и, может быть, даже лассо-другое!
При правильном использовании согласованные на международном уровне стандарты облегчают жизнь как специалистам по управлению документами, так и архивистам. Общие схемы метаданных, системы классификации и руководства по обеспечению долговременной сохранности создают интероперабельность между учреждениями и странами. Речь идёт не просто о бюрократической аккуратности, а о том, чтобы документы оставались отыскиваемыми, надёжными и заслуживающими доверия еще долгое время после того, как породившие их системы перешли в разряд устаревших.
Конечно, невозможно говорить о документах, не упомянув архивы. Архивная точка зрения позволяет посмотреть на вещи в длительной перспективе, избежав близорукого стремления к сиюминутной эффективности. Архивы не просто обеспечивают сохранность данных - они сохраняют истории, структуры и контекст. В архивной практике стандарты помогают поддерживать целостность документации, обеспечивая её значимость не только для аудитора сегодня, но и для историка завтра.
Совместно управление документами и архивная наука формируют континуум (непрерывную среду) управления информацией: от хаотичности сиюминутных потребностей оперативной деятельности до тихого достоинства исторической памяти. И как в любом хорошем континууме, выглядит всё это не столько как передача эстафетной палочки друг другу, сколько как бег пар, у участников которых по одной ноге связано вместе - затее неловкой, необходимой и временами забавной.
Здесь, однако, есть один нюанс: природа документов меняется быстрее, чем стандарты, которые используются для управления ими. Мы больше не управляем одними лишь статическими документами; нам также приходится иметь дело с текучей, составной информацией, обитающей в дюжине мест одновременно, которая, возможно отчасти порождена с использованием большой языковой модели, обученной на половине Интернета. Искусственный интеллект начинает принимать решения об упорядочивание документов, системы генеративного ИИ «пишут» отчёты. Некоторые документы не существуют до тех пор, пока их не запросят. Всё это похоже на попытку заархивировать разговор с помощью голограммы.
Такая эволюция бросает вызов самой концепции «документа», и она требует, чтобы наши стандарты тоже эволюционировали. Однако органы и структуры, которые занимаются разработкой международных стандартов (такие, как рабочие группы международной организации по стандартизации (ИСО)), могут непреднамеренно рассматривать в изоляции определённые экспертные знания и опыт. Специалисты по управлению документами ютятся в одном углу, архивисты - в другом, а ИТ-специалисты располагаются где-то совсем в другом месте, строя космические корабли в то самое время, пока остальные из нас всё ещё доводят до ума последнее обновление SharePoint.
Чтобы вырваться из паутины этих изолированных тропинок, нам следует рассматривать вовлечение заинтересованных сторон уже не как задачу формального проставления «галочки» в контрольном списке, а как непрерывные усилия по наведению мостов и нахождению общего языка. Это означает объединение экспертов по политике, технических специалистов, конечных пользователей и, да — даже поставщиков. Нам нужны места и форумы для совместных дискуссий, в ходе которых различные идеи могут сталкиваться, смешиваться и в конечном итоге объединяться во что-то полезное, -желательно в сопровождении хорошего кофе.
В конечном итоге стандарты - это строительные леса, а не святое писание. Они помогают нам строить, но не строят за нас. Если мы хотим, чтобы наши строительные леса были способны выдерживать ураганы инноваций, то нужно, чтобы они были гибкими, инклюзивными, и чтобы они создавались при непосредственном участии людей, которые действительно выполняют соответствующую работу на практике.
Так что да, международная стандартизация может восприниматься как попытка вести за собой цифровых котов и кошек. Однако с правильными инструментами, с правильными людьми и при наличии единого видения того, что мы хотим построить, мы, возможно, сможем заставить их всех двигаться (более или менее) в одном направлении.
Эндрю Поттер (Andrew Potter)
Источник: сайт Substack
https://substack.com/inbox/post/161385340
Комментариев нет:
Отправить комментарий