Отсутствие теории создания документов - странное слепое пятно.
Специалисты нашей профессии [т.е. архивисты и специалисты по управлению документами – Н.Х.], похоже, придерживаются одной из двух позиций – они либо считают, что документы нужны для обеспечения подотчётности; либо говорят «мы выступаем в роли архивистов, и документы накапливаются». Она подхода ориентированы на то, что будет потом. Ни одна из этих точек зрения не объясняет, зачем и почему информация была задокументирована.
В эту ловушку, в частности, попадает управление документами. Данная ловушка является концептуальной по своей природе: мы не различаем наше представление о поддерживаемой документами подотчётности - и деятельность, создавшую документ (а также причины его создания). Эти два понятия кажутся очень близкими друг к другу, однако подотчётность, как правило, является целью, которую мы приписываем впоследствии. Если смотреть на документы как на ключи к определённым замкам, то документ почти всегда создаётся как другой ключ к другому замку.
Мой комментарий: Зачин поста в этот раз показался мне несколько странным. Сам Карл постоянно подчёркивает в своих публикациях, что главными причинами создания документов являются поддержка деловой деятельности, исполнение законодательно-нормативных требований и сохранение памяти. Далеко не все документы впоследствии сохраняются именно для целей подотчётности – да и вообще упор на подотчётность, наверное, более характерен для государственных органов и учреждений, и играет меньшую роль в коммерческих организациях.
На самом деле Карл Мелроуз хочет обратить внимание на то, что для эффективного управления деловыми документами и информацией необходимо понимание их роли (ролей) в деловой деятельности и многогранной ценности для организации; и что не следует слепо полагаться на традиционные методы управления документами и архивного дела, которые часто ориентированы на нужды самих архивистов и/или на исполнение требований государственных архивных служб, а не на удовлетворение потребностей организации.
Это пробел, который создаёт проблемы
Главная проблема заключается в том, что данный пробел в теории оставляет нас в неведении относительно того, что мы можем испортить, когда пытаемся упорядочить документированную информацию в соответствии с нашими потребностями [имеются в виду специфические потребности специалистов по управлению документами, которые противопоставляются здесь потребностям других заинтересованных сторон – Н.Х.]. Мы не понимаем, как и почему были созданы документы, поэтому мы не понимаем их организующую логику и их значения для выполняемой работы. Поскольку мы не видим этого значения, нас и не беспокоит нарушение способов, которыми другие группы сотрудников организуют свои документы, - мы уверены, что «наш» способ упорядочивания будет лучше, потому что, по крайней мере, мы сами его понимаем.
Симптомы этой проблемы можно заметить и в историях, которые мы рассказываем в своей среде о документах и архивах. Мы говорим о славной истории, о замечательности хорошо сохранившихся старых артефактов и о том, как мы знаем фрагменты того, что произошло тысячи лет назад. Мы говорим о том, как мы сможем узнать, если кто-то из должностных лиц переступит черту — независимо от того, хочет ли кто-либо ещё знать об этом.
Всё это, конечно, замечательно, этого нельзя отрицать - но это вторичное «чудо». Первичное чудо уже произошло: чудо смысла, распространенного в пространстве и времени, переданного с сохранением верности от прошлого себя к будущему себе либо другому лицу, и доступного тогда, когда в нём возникнет необходимость.
Когда мы сопоставляет это первичное чудо с нашим собственным, то следует признать, что наше чудо – вторичное, и действительно придерживаться этого. Когда мы забываем об этом, то не учитываем, что наше вмешательство в первичное чудо может приводить к двум возможным результатам – или мы разрушаем передачу смысла, или нас обходят другие сотрудники, понимающие, что выполняемая ими задача является главной и что они ближе к документам, так что, говоря простым языком, они могут отрезать нас от документов. Когда реализуется один из этих вариантов, то либо наши документы оказываются бесполезными, потому что соответствующий смысл никогда не был передан людям, которым нужно было выполнить работу (так что единственное, что мы можем доказать, это провал выполнения задачи), либо наши хранилища оказываются пусты.
С моей точки зрения, интересно то, что современный мир не остановился, и я вижу два типа хранилищ - те, в которых нам не разрешено вмешиваться, и те, которые почти пусты. Пробел заключается в том, что у нас на самом деле нет теории создания документов. Без такой теории мы не сможем справиться с ключевой проблемой современного управления документами, которая заключается в реальном уходе о кастодиальной практики ответственного хранения (когда интеллектуальный и физический контроль над документами находятся в руках служб управления документами – Н.Х.) к практикам управления документами, которые могут хорошо интегрироваться с практиками управления деловой информацией и деловой деятельностью.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/records-management-is-undermined
Комментариев нет:
Отправить комментарий