Сводится ли управление документами к хранению документов, или же в нём есть что-то более глубокое, что-то стратегическое? В данном посте я буду говорить о том, как международные стандарты, такие как ISO 15489, переосмысливают управление документами как дисциплину, в центре внимания которой находится достижение поставленных целей организации, а не инвентаризация документов. Пришло время отказаться от стереотипа «кладовщика» и признать специалистов по управлению документами архитекторами подотчётности, доверия и институциональной памяти. Документы не нейтральны, они являются свидетельствами и доказательствами — спроектированными, структурированными и сохранёнными с определённой целью.
«Управление документами ведётся не только ради удобства, исполнения законодательно-нормативных требований или «приборки» за ИТ. Оно направлено на достижение поставленных организацией целей».
Есть старая шутка о том, что специалисты по управлению документами - это просто распиаренные кладовщики. Смысл её понятен: наша работа заключается в том, чтобы укладывать на полки короба с документами, обслуживать систему хранения дел и не допускать, чтобы остальные сотрудники утонули в завалах неупорядоченных документов. В цифровую эпоху на смену коробам пришли сервера и облачные платформы, а роль хранилищ стали выполнять информационные системы. Однако снисходительное отношение к представителям нашей профессии сохраняется. Нас часто считают техническими работниками или хранителями, которые порой могут быть полезны в трудную минуту, но редко играют центральную роль в реализации стратегий или же берут на себя роль лидеров.
Такое восприятие специалистов по управлению документами никогда не было более неточным или более опасным.
По правде говоря, в управлении документами главной задачей является не организация их хранения, а структуризация. Управление документами – это вид деятельности, который отражает цели, задачи и намерения организации. Эта фраза заслуживает того, чтобы её повторить и объяснить её смысл: вся деятельность по управлению документами вытекает из решений о том, что представляет ценность для организации, чего она боится, что ей нужно доказывать и что она предпочитает помнить. Когда мы управляем документами, мы не просто организуем и упорядочиваем информацию, - мы управляем свидетельствами целей и намерений, и мы проектируем инфраструктуру подотчетности.
Сведение этой деятельности лишь к складской работе - это не просто ошибка. Это неспособность осознать глубину и срочность того, что стоит за документами.
Стандарт ISO 15489 и аргументы в пользу взгляда на управление документами как на дисциплину, направленную на достижение целей организации
Международный стандарт ISO 15489-1:2016 «Информация и документация - Управление документами - Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles, см. https://www.iso.org/standard/62542.html , - стандарт адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», см. https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=232615 – Н.Х.), определяет термин «документ» следующим образом:
«Документы (records) - информация, созданная либо полученная организацией или отдельным лицом, и в дальнейшем сохраняемая в качестве доказательства и актива, во исполнение нормативно-правовых обязательств или же в интересах ведения деловой деятельности.»
Такая трактовка влечёт за собой серьёзные последствия. Документы позиционируются как намеренно создаваемые и сохраняемые в определенных целях, а не как появившиеся случайным образом. Документы – это доказательства чего-то сделанного по определённой причине, которые сохраняются в определенных целях и структурируются для последующего использования.
Нигде в стандарте ISO 15489 не сказано ни о том, чтобы «хранить все документы вечно», ни о «создании документов на всякий случай». В стандарте говорится, что документы должны быть целостными, аутентичными, надёжными и пригодными для использования. Это не те качества, которые достигаются одним лишь хранением. Тут требуются предвидение, понимание контекста (условий деятельности) и проектирование.
Если Вы - следующий этому стандарту специалист по управлению документами, то Ваша деятельность не сводится к одной лишь инвентаризации. В Ваши задачи входит трансляция целей и намерений организации в надёжные системы управления доказательствами. Вы понимаете логику принятых ранее решений и согласовываете с ней практики работы на последующих этапах, обеспечивая тем самым, что эти решения будут оставаться видимыми, понятными и защитимыми.
Выходя за рамки складского хранения: Образы, которые может использовать специалист по управлению документами 21-го века
Чтобы изменить отношение к управления документами, нам нужны иные, лучшие образы и представления. Давайте возьмем этот образ кладовщика и рассмотрим его со всех сторон - не для того, чтобы отвергнуть, а чтобы переосмыслить. Возможно, проблема не в самом образе, а в том, как мы думаем о «складе».
Если управление документами - это складская деятельность, то этот склад отнюдь не пассивное, пыльное хранилище. Это объект, на котором ведётся курирование доказательств, построенный на принципах, управляемый логикой жизненного цикла и предназначенный для поддержания цепочки доверия от решения до результата. Специалист по управлению документами, таким образом, является архитектором этого хранилища, планирующим его форму и функции с целью обслуживания обязательств и стремлений организации.
Ряд других образов/метафор, отражающих выполняемых специалистами по управлению документами роли, помогает ярко показать эту расширенную роль:
- Картографы целей, задач и намерений организации — Специалисты по управлению документами составляют картографируют ландшафт деловой деятельности, отслеживая, кто, что, когда и почему сделал. Без таких карт организации теряются в своей собственной сложности.
- Инженеры инфраструктуры доверия — Документные системы (в терминологии ИСО, это не только специализированные системы для управления документами, но и вообще любые информационные системы, в т.ч. деловые, в которые осуществляется создание, сбор и управление деловыми документами организации – Н.Х.) поддерживают прозрачность, исполнение законодательно-нормативных требований и непрерывную доступность документов и информации. В случае их провала, доверие подрывается; а когда они добиваются успеха, обеспечивается надлежащее стратегическое управление организацией.
- Специалисты по генетике институциональной памяти — Документы являются своего рода ДНК поведения организации. Специалисты по управлению документами сохраняют этот генетический код и обеспечивают его читаемость и наследуемость на протяжении поколений руководства.
- Драматурги доказательств — Подобно театральным консультантам, специалисты по управлению документами обеспечивают, чтобы официальная документация деятельности соответствовала намеченному сценарию, и чтобы в случае появления сомнений передаваемая документами история не разваливалась.
- Архивисты потенциальных возможностей — Документы свидетельствуют не только о прошлом. Они содержат скрытую ценность в качестве доказательств, которые завтра могут помочь сформировать политику, защитить право или вдохновить на реформы.
Эти образы не являются поэтическими забавами. Они позволяют переосмыслить управление документами как дисциплину проектирования, основанную на принципах цели, структуры и подотчётности.
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2025/05/2_089949637.html )
Эндрю Поттер (Andrew Potter)
Источник: сайт Substack
https://substack.com/inbox/post/161239687
https://www.linkedin.com/posts/apotter_recordsmanagement-informationgovernance-iso15489-activity-7317218703660511232-kLKB
Комментариев нет:
Отправить комментарий