В целом, я предпочитаю разделять трудные проблемы на два типа: сложные и прямолинейные. Примером первых может служить посадка марсохода на Марс, а примером вторых – соблюдение диеты и выполнение физических упражнений: никто не сомневается в том, что следует делать, просто реально делать это трудно. Существует слишком много информации о правильном питании, правильном режиме сна, эффективных физических упражнениях и самоосознанности. Но как только у Вас составлен план питания, режим тренировок, график сна и подход к медитации, остаётся лишь выполнять его изо дня в день, до конца своей жизни.
Стратегическое управление информацией (Information governance, IG) - отличный пример прямолинейно-трудной проблемы. Хорошо известно, что именно организациям следует сделать, - но без понимания того, как это делать, и без реального выполнения всего этого на практике успеха не добиться. Если же Ваши внутренние заинтересованные стороны, внешние консультанты, оказывающие профессиональные услуги партнеры или поставщики программного обеспечения видят в стратегическом управлении информацией пример сложной проблемы, то пришло время определиться с уровнем сложности. Как и в случае с диетой и физическими упражнениями, стратегическое управления информацией - дело достаточно трудное даже тогда, когда Вы чётко понимаете, как к нему подступиться. Однако если Вы чересчур всё усложняете, то у Вас мало шансов на успех.
В этой серии заметок будут рассмотрены наиболее важные проблемы, с которыми сталкивается стратегическое управление информацией, - и это те проблемы, из-за которых организации считают его реализацию сложной задачей:
- Выход за рамки документов,
- Непрактичные указания по срокам хранения документов и действиям по их истечении,
- Отсутствие поддержки со стороны высшего руководства,
- Фокус на продвижении стратегического управления информацией.
В действительности для этих проблем имеются прямолинейные решения, хотя их, подобно диете и физическим упражнениям, выполнить не просто.
Давайте теперь обратимся к проблеме, связанной с выходом за рамки документов, и к тому, как следует преобразовывать свою политику управления документами и информацией, чтобы добиться этого.
Проблема с документами
Самая острая проблема с политиками управления документами и информацией заключается в том, что они существенно полагаются на различие между «документами» и «не-документами». Это значит, что определенные виды контента в фиксированный момент своего жизненного цикла переходят в статус документов - а до этого они документами не являются (и, следовательно, не охватываются управлением) либо потому, что они не относятся к тем типам контента, которые интересует службу управления документами и информацией, либо потому, что они представляют собой рабочие материалы или же копии для удобства пользования.
У такого подхода к управлению документами и информацией имеется ряд проблем:
- Он полагается на то, что конечные пользователи понимают разницу между «документами» и «не-документами» и могут точно и последовательно проводить это различие в своей повседневной работе,
- Информационные риски организации коррелирует не столько с различием между «документами» и «не-документами», сколько с различием между конфиденциальными и не-конфиденциальными данными,
- Многие системы не способны управлять данными в соответствии с различием между «документами» и «не-документами», поэтому исполнение законодательно-нормативных требований приходится обеспечивать вручную.
Эти проблемы усугубляются, когда политика управления документами и информацией также опирается на различия между категориями документов, такими как «важнейшие документы» (vital records), «деловые документы», «ключевые документы» (essential records) и т. д. С точки зрения конечного пользователя, необходимость понять не только разницу между «документами» и «не-документами», но и то, что делает документ «важнейшим» в отличие от «ключевого», накладывает на них тяжелое бремя - и открывает двери для непоследовательности и проявлений произвола, которые затрудняют отстаивание ваших практик управления документами и информацией при взаимодействии с контролирующими органами или судами. С технологической точки зрения, попытки поддерживать сложные таксономии категорий документов являются в лучшем случае трудными, а в худшем - невозможными, учитывая обычно ограниченные возможности по управлению документами и информацией, имеющиеся в устаревших системах, а также плохую организацию данных во многих организациях.
(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2025/05/1-2.html )
Джо Шепли (Joe Shepley)
Источник: сайт Legalverse Media
https://legalversemedia.com/information-governance-is-diet-and-exercise/
Комментариев нет:
Отправить комментарий