Стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), внесён Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело, управление документами».
С моей точки зрения, по сравнению с предыдущей редакцией сделан шаг назад – терминология не только не приведена в соответствие с реалиями электронного века и с современной мировой терминологией (между прочим, присутствующей в адаптированных тем же ВНИИДАД международных стандартах!), но и появились новые грубые ошибки принципиального характера – например, вот такая:
103. Оперативное хранение документов: Стадия жизненного цикла документа, на которой осуществляется хранение и использование документа до начала исчисления срока его хранения (?!).
Мой комментарий: Для студента сказать нечто подобное на экзамене – гарантированная пересдача; а вот ВНИИДАД за подобные «новации» вряд ли накажут…
Для сравнения, в ГОСТ Р 7.0.8-2013 было такое определение: «Оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.»
Мой комментарий: Для студента сказать нечто подобное на экзамене – гарантированная пересдача; а вот ВНИИДАД за подобные «новации» вряд ли накажут…
Для сравнения, в ГОСТ Р 7.0.8-2013 было такое определение: «Оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.»
В качестве примера неумения формулировать определения приведу следующее определение:
15. Реестровая запись: Документированная информация, включаемая, обрабатываемая и используемая в государственных информационных системах, порядок работы с которой установлен законодательно.
Мой комментарий: Буквальное толкование этого определения означает, что практически любая информация в государственных информационных системах (в число которых входят, в том числе, системы управления документами и контентом), является «реестровыми записями» - даже если эти системы никакого отношения к государственным реестрам не имеют!
Мой комментарий: Буквальное толкование этого определения означает, что практически любая информация в государственных информационных системах (в число которых входят, в том числе, системы управления документами и контентом), является «реестровыми записями» - даже если эти системы никакого отношения к государственным реестрам не имеют!
Новым словом в архивной теории – особенно примечательным в эпоху дистанционной, распределённой и мобильной работы – стала формулировка, согласно которой для аутентичности документа ключевую роль стало играть место его создания (да и в целом определение «аутентичности» крайне неудачное – в том числе в нём потеряна важнейшая мысль о том, что документ должен быть не просто создан, но и надлежащим образом включен в деловые процессы; всё сведено к оформлению документа):
19. Аутентичность документа: Свойство документа, заключающееся в соответствии его реквизитов и метаданных фактическому авторству, месту и времени его составления.
Мой комментарий: Для сравнения, в определении, данном в ГОСТ Р ИСО 13008-2015, п.3.3, говорится: «Аутентичным является документ, в отношении которого может быть доказано, что он является именно тем, чем претендует быть; что он был создан или послан именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя; и что он был создан или послан именно в то время, которое в нем указано.»
Мой комментарий: Для сравнения, в определении, данном в ГОСТ Р ИСО 13008-2015, п.3.3, говорится: «Аутентичным является документ, в отношении которого может быть доказано, что он является именно тем, чем претендует быть; что он был создан или послан именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя; и что он был создан или послан именно в то время, которое в нем указано.»
Ещё один пример недодуманных «усовершенствований» в терминологии:
20. Достоверность документа: Свойство документа, заключающееся в соответствии содержащейся в нем информации фактическим действиям и событиям.
Мой комментарий: Проблема здесь в том, что информация документа может соответствовать фактам, но быть неполной и недостаточно точной (возможно, умышленно; в результате чего пользователь документа может получить неверное представление о происходящем) – и в ранее введенных определениях это учитывалось – например, в ГОСТ Р ИСО 30300-2015, 2.3.2.2:
«Достоверность (документов): Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов, а также документ, которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы должны создаваться во время или сразу же после операции или случая, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деятельности при проведении данной операции.»
Мой комментарий: Проблема здесь в том, что информация документа может соответствовать фактам, но быть неполной и недостаточно точной (возможно, умышленно; в результате чего пользователь документа может получить неверное представление о происходящем) – и в ранее введенных определениях это учитывалось – например, в ГОСТ Р ИСО 30300-2015, 2.3.2.2:
«Достоверность (документов): Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов, а также документ, которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы должны создаваться во время или сразу же после операции или случая, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деятельности при проведении данной операции.»
И подобные претензии можно предъявить чуть ли не к каждому определению …
«Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области управления документами — сферах делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения в работе с документами, относящимся к различным системам документации. Они могут использоваться в методических документах, документах по стандартизации, научных трудах, публикациях и учебных пособиях.»
Содержание стандарта следующее:
Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
- Общие понятия
- Делопроизводство
- Архивное дело
Алфавитный указатель терминов
Приложение А (справочное): Классификационные схемы ключевых понятий
Приложение Б (справочное): Нестандартизованные и общетехнические термины
Библиография
Источник: сайт Росстандарта
https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=265409
Комментариев нет:
Отправить комментарий