Две точки зрения на будущее практики управления документами

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 14 января 2025 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Каждая точка зрения, на основе которой мы смотрим на ситуацию, раскрывает что-то новое. Польза от использования новой точки зрения двоякая.

• Во-первых, мы учимся по-иному видеть ситуацию - понимать её суть; а то, как мы понимаем суть ситуации, определяет, каким образом мы в этой ситуации действуем.
  
  
• Во-вторых, мы приходим к пониманию особенностей нашей привычной точки зрения - того, как мы видим мир, когда об этом не задумываемся, - и это понимание может быть столь же открывающим глаза.

В большинстве случаев мы совершенно не осознаём того, что видим мир практики управления документами с точки зрения архивного дела.

Нам трудно этого избежать, поскольку наши практики происходят из архивной науки и практики, и мы принимаем эту точку зрения, потому что она «встроена» в наши практики. Это трудно заметить, если только не отступить на шаг назад и не взглянуть на большие дебаты, через которые прошла архивная теория в течение последних ста лет: дебаты о том, какое упорядочение документов лучше - по функциональному или тематическому признаку, или о том, что предпочтительнее – курирование коллекций или естественное накопление материалов (curation vs. accumulation).

Для меня сейчас, когда речь идёт об управлении государственными документами, двумя самыми важными точками зрения являются полезность и эффективность.

Какую пользу мы приносим, какую обеспечиваем отдачу и кому?

Насколько эффективно мы обеспечивает эту отдачу?

У нас [специалистов по управлению документами – Н.Х.] нет монополии на информацию, используемую в качестве свидетельства / доказательства.

Наша способность добиваться финансирования, продолжать свою практическую деятельность, и в конечном итоге наше выживание как профессии зависит от двух вещей:

• Люди, способные нас профинансировать, считают полезным то, что мы делаем,
  
  
• Наша способность приносить пользу и давать отдачу при затратах, которые не превышают эту отдачу.

Полезность и эффективность - это то, что определяет будущее управления документами.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-two-lenses-for-the-future-of