Ответ на вопрос коллеги: Требования к системе долговременного хранения электронных документов с гарантией юридической значимости на неограниченный срок

Вопрос: На данном этапе работы возникла необходимость ввести 1С:Архив, ранее электронный архив не разрабатывался. Первая задача, поставленная руководством - подготовить «Требования к системе долговременного хранения электронных документов с гарантией юридической значимости на неограниченный срок на базе «1С:Архив»».

Правильно ли я понимаю эту задачу как подготовку технического задания, в которое необходимо включить перечень нормативных документов и общие понятия электронного документа (ссылаясь на приказ Росархива от 31.07.2023 №77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»)?

Ответ: Ваше руководство поставило перед Вами неслабую задачу - разработать «Требования к системе долговременного хранения электронных документов с гарантией юридической значимости на неограниченный срок»!

В связи с этим есть хорошая и плохая новости. Плохая заключается в том, что готовой, отработанной технологии архивного хранения и нормативной базы для неё пока что не сложилось. Организации в любом случае придётся экспериментировать и идти на определённые риски, а также создавать собственную нормативную базу. Хорошая же новость – это то, что сейчас созданием электронных архивов начали заниматься многие, и немало организаций делает это именно на базе приобретенной Вами системы. На форумах можно найти таких коллег и обменяться с ними опытом.

С моей точки зрения, в первую очередь нужно понять, каким функционалом, с точки зрения управления документами, уже обладает закупленная Вами система; и насколько этот функционал отвечает потребностям Вашей организации и соответствует тем комплексам документов, которые Вы планируете хранить в этой системе.

Описание функционала тех или иных систем можно найти на сайте разработчика, а также получить при личный контактах при внедрении системы.

При этом сразу нужно понимать, что при приобретении «коробочного» программного продукта Вы получаете тот функционал системы, который у неё на данный момент есть, - и если по тем или иным причинам он Вас не устроит, то придётся либо искать способы компенсации недостаточности функциональных возможностей (обычно за счёт дополнительных ручных операций), либо ставить вопрос о доработке системы за деньги (стоимость доработок обычно немаленькая).

На что можно опираться при оценке любой информационной системы с точки зрения управления документами:

• Стоит посмотреть, в какой степени в системе реализованы функциональные требования, содержащиеся в «Типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» (утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 № 69). Сразу предупрежу – в России нет систем, полностью удовлетворяющих этим требованиям; так что отсутствие каких-то возможностей может быть и некритичным.
  
  
• Значительные объемы функциональных требований включены в «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 № 77.

Международный стандарт ISO 14721:2012 «Открытая архивная информационная система. Эталонная модель» выделяет в работе электронного архива несколько функциональных областей:

• Приём на хранение (включая захват метаданных);
  
  
• Управление данными;
  
  
• Хранение (физическое хранение, резервирование, миграция);
  
  
• Доступ (поиск документов и предоставление их пользователям, права доступа);
  
  
• Планирование деятельности по обеспечению долговременной сохранности;
  
  
• Администрирование системы

Я бы в первую очередь постаралась определиться с тем, в какой степени этот функционал реализован в купленной Вами системе, и оценить, насколько это соответствует Вашим деловым потребностям.

Что касается разработки локальной нормативной базы в Вашей организации, то я бы в первую очередь проработала концепцию организации хранения электронных документов, в том числе оценив, какие комплексы документов в первую очередь стоит перевести на архивное хранение в систему, и каким образом это будет организовано.

В «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» 2023 года в п.131 сказано, что в локальных актах организаций могут быть установлены следующие требования к хранению электронных документов:

• К обеспечению сохранности электронных архивных документов
  
  
• К поддержанию юридической значимости в течение установленных сроков хранения
  
  
• К разграничению прав доступа к электронным архивным документам
  
  
• К порядку приема-передачи электронных архивных документов
  
  
• К использованию электронных архивных документов
  
  
• К использованию электронной подписи при архивном хранении

Я бы в первую очередь изучила потребности к хранению в электронном виде следующих комплексов документов:    

• Корпоративная документация
  
  
• Организационно-распорядительная документация
  
  
• Отчетность (корпоративная, налоговая и др.)
  
  
• Первичные документы бухгалтерского учета
  
  
• Кадровая документация
  
  
• Договорная документация
  
  
• Научно-техническая документация

Некоторые вопросы, о которых стоит сразу подумать:

• Является ли Ваша организация источником комплектования? Если да, планируете ли Вы помещать в свою систему электронные документы длительного и постоянного срока хранения, которые могут подлежать передаче на архивное хранение? Если такие документы есть, имеет смысл поговорить с представителями архива – это, если повезёт, позволит избежать конфликтов в будущем.
  
  
• Какие электронные документы наиболее важны для юристов, и какие меры юристы считают необходимыми для того, чтобы эти документы трудно было оспорить?
  
  
• Будут ли в системе документы, подписанные усиленными электронными подписями?
  
  Если да, то как предполагается доказывать, в случае необходимости, подлинность этих документов спустя длительное время, когда штатными средствами перепроверить усиленные подписи будет уже невозможно. Что планируется делать с машиночитаемыми доверенностями? Будут ли формироваться архивные контейнеры, и что в них будет включено (подлинник в его оригинальном формате и файл подписи должны быть включены обязательно, что бы там ни рекомендовал Росархив; также может быть включён файл визуализации, файл метаданных, версии документа в альтернативных форматах – например, в PDF)?
  
  
• Будут ли в системе документы, подписанные простыми электронными подписями, в т.ч. импортированные из других информационных систем? Как будет доказываться, в случае необходимости, подлинность этих документов?
  
  
• Будут ли в системе конфиденциальные документы или документы, требующие особого внимания в плане защиты персональных данных?
  
  
• Что планируете делать с электронным архивом, когда ныне используемая система через несколько лет будет выведена из эксплуатации и заменена? Есть ли средства быстрой миграции документов из существующей системы в новую?
  
  
• Каким образом можно будет доказать неизменность хранимых документов, и как будет обеспечена защита от несанкционированного изменения или уничтожения? Будет ли реализовано резервное копирование, которое и поныне остаётся по сути дела единственным способом надёжно защититься от кибератак?