В аннотации на статью отмечается:
«Условия рабочей среды, в рамках которой создаются и сохраняются документы, меняются в эпоху цифровой трансформации, выходя за рамки новых технологий 4-й промышленной революции.
Стратегия управления электронными документами в архивах должна быть разработана в соответствии с технологиями, политиками и изменениями окружения, связанными с общим характером управления документами в эту эпоху. На основе этой стратегии может быть создана базовая среда, обеспечивающаяся сохранение ценности документов, в рамках которой общественность сможет получить доступ к документам.
В настоящем исследовании были проанализированы направления изменений и стратегии управления документами в цифровой среде, в том числе стратегии управления электронными документами Национальных Архивов США (NARA), Национальных Архивов Австралии (NAA) и Национальных Архивов Южной Кореи (NAK).
На основе этого анализа в работе были предложены политики, материальные ресурсы и кадровые элементы в качестве ключевых элементов национальной стратегии управления электронными документами и направления развития в цифровую эпоху»
В выводах говорится:
«Целью данного исследования являлось определение, на основе сопоставления стратегий управления электронными документами в США, Австралии и Южной Корее, направления цифровой стратегии каждой из стран в отношении электронных документов в условиях эпохи цифровизации, а также разработка требований к созданию жизнеспособных стратегий.
В результате сравнения и изучения среднесрочных и долгосрочных планов этих стран было подтверждено, что стратегии модифицируются и применяются с учётом реальных условий, в которых действует каждая организация. Для электронного управления документами необходимы центр документации, который обеспечивает сохранность и управление физическими документами, а также базовая инфраструктура для оцифровки этих документов и управления ими с использованием систем и новых технологий. Кроме того, была выявлена потребность в политиках и стандартах использования технологий обеспечения долговременной сохранности электронных документов, регламентирующих методы обеспечения сохранности и управления этими документами и поддерживающих их применение.
Главный результат заключался в том, что роль архивистов - исследователей документов, политическая воля высшего руководства при принятии решений, а также интересы общественности играют важную роль в плане непрерывного контроля и управления – даже в случае изменения внешних условий и структуры управления электронными документами.
Чтобы создать в будущем жизнеспособную стратегию управления электронными документами, необходимо тщательно проанализировать три стратегических элемента: политику и стандарты, объекты и окружающую среду, а также организацию и кадровые вопросы, - а уже затем создать и реализовать стратегию управления электронными документами. Речь идёт не просто об отказе от бумажных документов и об их оцифровке; необходимо применять и развёртывать каждый из этих элементов с тем, чтобы минимизировать факторы риска и повысить удобство использования с точки зрения обеспечения сохранности и доступности электронных документов в длительной перспективе. Для достижения этой цели ключевым моментом является цифровизация среды управления документами и управление документами в облачной среде.
Поскольку подобные структурные изменения среды управления документами представляют собой не одноразовый проект, а непрерывно поддерживаемый и эволюционирующий процесс, они должны сопровождаться постоянно проводимой подготовкой и обучением кадров, а также менеджментом изменений. Таким образом, необходима эффективная система обучения и управления кадровыми ресурсами, которая должна найти своё отражение в политиках и процессах.
Названные три стратегических элемента должны быть органично взаимосвязаны друг с другом с тем, чтобы сформировать и запустить благоприятный цикл развития электронного управления документами, одновременно создавая среду, которая позволит естественным образом воспринимать новые цифровые тенденции и технологии.
Для того, чтобы система управления электронными документами стала основой государственной цифровой платформы, Южной Корее необходимо учитывать эти три элемента стратегии управления электронными документами и создать систему их реализации, рассчитанную на долгосрочную перспективу.
Данное исследование было выполнено на основе национальных стратегий управления электронными документами трёх стран.»
Источник: сайт Корейского общества управления документами
https://doi.org/10.14404/JKSARM.2024.24.2.001
https://ras.jams.or.kr/
Комментариев нет:
Отправить комментарий