Ответ на вопрос коллеги: Хранение бумажных документов с приложением на электронном носителе

Вопрос коллеги: Как на практике поступать с хранением документа, основная часть которого - бумажный документ, а приложение - на отдельном носителе (флешка)?

Ответ: Если, как это часто бывает, объём информации на флеш-накопителе большой, но не огромный, то я бы рекомендовала подумать о следующих действиях (с учётом того, что флеш-накопители не считаются устройствами, подходящими для длительного хранения):

• Содержимое флеш-накопителя скопировать в подходящую информационную систему (ею может быть как СЭД, так и деловая информационная система), а также на устройство хранения резервных копий (например, на съёмный жёсткий диск). Заверение с помощью усиленных электронных подписей и отметок времени, оформление традиционных актов приёма/передачи и/или вычисление и сохранение хеш-значений – по желанию.
  
  
• Туда же положить электронную копию (при необходимости – заверенную) бумажного документа, чтобы комплект информации был полным.
  
  
• Обеспечить создание надлежащего количества резервных копий всей информации, включая как минимум одну копию, хранящуюся удаленно от основного офиса.
  
  
• Бумажный документ следует разместить в системе хранения бумажных документов, отметив в учётных документах местоположение флеш-накопителя либо копий информации с него; а в СЭД положить электронную копию (при необходимости – заверенную) бумажного документа и указать в карточке местоположение флеш-накопителя либо копий информации с него.
  
  
• Если существует большая вероятность судебных споров или проверок, связанных с данной информацией, и оригинальный флеш-накопитель может оказаться нужен как доказательство того, какая именно информация поступила и от кого, то его может быть желательно упаковать и сохранить в нетронутом виде в подходящих условиях хранения (сухое холодное хранилище).

Кое-где существует практика хранения носителей вместе с бумажными документами. Если организация действует так осознанно, понимая риски, то данный подход тоже имеет право на существование.

Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 № 56

5.5. … В случае использования для фиксирования хода судебного заседания средств аудиозаписи и иных технических средств электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) хранятся вместе с судебным делом. При этом они должны быть вшиты в судебное дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны уполномоченным работником аппарата суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

6.5. … Приобщенные к судебному делу электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) уничтожаются одновременно с делом путем их физического уничтожения или уничтожения программно-техническими средствами.