Электронные файлы будут сотни лет храниться в принадлежащем государству центре обработки данных
Управление государственных документов штата Новый Южный Уэльс (NSW State Records) пообещало сделать открытым всё программное обеспечение для обеспечения долговременной сохранности электронных документов и информации, что будет им написано для архива изначально-электронных документов, который должен будет расположиться в новом центре обработки данных в Западном Сиднее.
Проект электронного архива является первой попыткой правительства штата по организации централизованного постоянного хранения той части электронных документов, которая имеет ценность большую, чем просто «для текущей деловой деятельности».
Штат будет постоянно хранить электронные файлы, примерно так же, как сейчас хранятся физические дела, содержащие документы и фотографии. Электронный архив разместится в новом центре обработки данных (ЦОД), который будет специально построен на территории центра хранения документации в Западном Сиднее, являющегося в настоящее время центральным хранилищем физических архивов.
В ЦОДе будет развернута ИТ-платформа, сформированная из серверов и коммутаторов фирмы Cisco, средств виртуализации VMware и системы хранения EMC Isilon. Проектирование и развертывание этой платформы должна компания Logicalis Australia.
Для тестирования новой системы хранения Управление государственных документов примет от различных государственных органов «15-20 отдельных партий, …относительно небольших» изначально-электронных документов. По словам Финдлей, «запланировано провести по ходу проекта определенное число приемов-передач электронных документов с тем, чтобы убедиться, что все работает как надо».
Если все пойдет по плану, то электронный архив начнет принимать на хранение партии электронных архивных документов штата с середины 2013 года, когда проект развёртывания электронного архива будет официально завершён.
«Мы хотим,» - говорит Финдлей, «показать органам государственной власти штата, что им выгодно передать нам их электронные документы и не брать на себя постоянную ответственность за обеспечение своими силами доступности и пригодности к использованию этих документов. Мы же будем обеспечивать их долговременную сохранность и заботиться о них. Государственному органу это ничего не будет стоить, и его информация также станет составной частью большого массива государственной информации».
Программное обеспечение с открытым кодом
На ИТ-платформе будет развернуто программное обеспечение с открытым исходным кодом для обеспечения долговременной сохранности электронной информациями и документов, созданное штатным программистом проекта либо или с использованием открытого ПО, доступного на глобальной «арене электронной сохранности (digital preservation scene)». «Наше собственное программное обеспечение мы разрабатываем на основе стандартов и концепций, используемых другими архивами и библиотеками», поясняет Финдлей.
Разработанный силами отдела Финдлей код будет доступен через веб-хостинг программных проектов GitHub ( https://github.com/ ), где ранее уже выкладывался экспериментальный программный интерфейс (API) для каталога физических объектов. «Кода, относящегося к деятельности по сохранению электронных материалов, мы там [на GitHub] пока что выложили немного», говорит Финдлей.
Загрузка кода на GitHub, в случае, если это ПО найдёт широкое применение, будет способствовать интероперабельности и взаимной выгоде. В результате может также появиться возможность привлечь к проекту более широкую группу разработчиков, чем проект мог бы себе позволить в ином случае.
«Как и у любого другого государственного учреждения, у нас ограничены ресурсы, которые мы могли бы выделять для этой работы на регулярной основе, поэтому мы хотим сделать проект настолько коллективным и совместным, насколько это возможно», подчеркивает Финдлей. «В области электронной сохранности (digital preservation) можно столкнуться с массой проблем, о которых ты сам мог заранее не подумать, или же возникших несколько неожиданно, - так что если где-то есть коллеги, также решающие какие-то из этих проблем и разрабатывающие с этой целью похожее программное обеспечение либо применяющие наши инструменты, то это для нас большая помощь».
Непроприетарная архитектура
Решение пойти по пути открытого ПО частично основано на желании содействовать открытости, что является одной из ключевых проблем для любого подобного проекта.
По словам Финдлей, проект электронного архива штата ставит своей целью обеспечение долговременной сохранности изначально-электронных документов, с тем, «чтобы они оставались читаемыми и через 100 или 200 лет». «Этот электронный архив должен существовать вечно, следовательно, он должен быть максимально непроприетарным». Такая точка зрения влияет на принятие решений относительно выбора систем, в которых должны будут храниться документы, и соответствующих файловых форматов.
«Мы не можем создавать электронную архивную систему, которая бы слишком сильно зависела от поставщиков или от текущей стоимости лицензий на программное обеспечение», - отмечает Финдлей.
«Если у Вас есть информация в проприетарном формате и при этом нет доступа к базовым сведениям, позволяющим понять, как этот формат прочитать и отобразить, то с течением времени, по мере того, как соответствующее программное обеспечение становится менее доступным, у Вас появляются проблемы, - особенно если соответствующая компания выходит из бизнеса и перестает выпускать ПО для работы с этим форматом.»
«Нельзя также допускать ситуации, когда доступность Вашей электронной информации зависит от лицензирования и от выплат корпорациям. Невозможно браться за управление электронным архивом, содержащим терабайты данных во всевозможных форматах, полученные из самых различных систем, зная, что за доступность этих данных придётся каким-то образом платить».
По словам Финдлей, партии документов, переданные по ходу проекта, будут проверяться на соответствие принципу открытости. Если появятся проблемы, то может быть проведена конверсия файлов. «Существуют инструменты обеспечения электронной сохранности, которые помогут нам в этом», подчёркивает она.
«Например, несколько лет назад Национальные Архивы Австралии разработали инструмент под названием «Ксена» (Xena – см. также http://rusrim.blogspot.com/search/label/Xena - Н.Х.), способный конвертировать ряд форматов в более открытые форматы. Классическим примером является преобразование файлов из формата Word в формат ODF.»
Поиск по архиву
Финдлей сообщила, что команда проекта в настоящее время работает над планом управления метаданными электронных архивных документов, который, помимо прочего, повлияет на то, какие возможности будут у отдельных лиц и организаций для проведения поиска и, соответственно, для эффективного использования потенциала этого нового хранилища государственных данных.
«Наряду с более «техническими» метаданными для обеспечения долговременной сохранности, которые нужны для решения возникающих с течением времени проблем с форматами, есть также определенные метаданные, которыми мы хотели бы управлять более организованно и структурно, поскольку это связано с правовыми аспектами управления документами», - отмечает Финдлей.
«Мы также изучаем возможные эффективные способы управления метаданными и контентом документов, их индексирования и извлечения с тем, чтобы пользователи могли анализировать большие наборы данных и извлекать из них – естественно, при наличии соответствующих прав доступа, - информацию по определенной тематике, имеющуюся в распоряжении целого ряда государственных ведомств, - что практически невозможно сделать при работе с массивами бумажных документов в коробах. Иметь такую возможность – просто замечательно!»
Возможность публичного доступа к хранимым в архиве документам по-прежнему будет согласовываться с соответствующими государственными органами. «Некоторые документы будут открыты и станут доступными он-лайн очень рано, однако некоторые другие документы в течение длительного периода времени останутся закрытыми, и для этого предусмотрены соответствующие процессы», - объясняет Финдлей.
Электронный архив и программа оцифровки
Проект создания электронного архива осуществляется отдельно от долговременной программы оцифровки документом, проводимой в Новом Южном Уэльсе.
Если проект электронного архива нацелен на принятие – первоначальное и окончательное - на архивное хранение изначально-электронных документов, то оцифровка предусматривает создание электронных копий «старых и популярных» физических документов из числа хранящихся в Западном Сиднее.
«В ходе существующей программы оцифровки», - поясняет Финдлей, «мы пытаемся сделать больше унаследованных материалов из архивных коллекций штата доступными он-лайн. Идея электронного архива о том, чтобы государственные органы передавали нам подлежащие постоянному архивному хранению изначально-электронные документы, никогда не существовавшие в бумажном виде.»
Проект электронного архива осуществляется в рамках более широкой инициативы правительства штата Новый Южный Уэльс в области управления электронными документами под названием «Выдержать проверку временем» (Future Proof), которая начала выполняться с 2008 года.
Эта инициатива направлена на содействие распространению хорошей практики управления документами в государственных органах штата «как в их собственных интересах, так и, с течением времени, в интересах формирования архивного фонда штата».
Рай Кроуже (Ry Crozier)
Источник: сайт «IT News for Australian Business»
http://www.itnews.com.au/News/294188,nsw-govt-to-open-source-digital-archives-software.aspx
Комментариев нет:
Отправить комментарий